ij kunnen constateren, dat de series in de financiële administratie van boekings-
bescheiden naar jaarstukken steeds minder ruimte in beslag nemen. Tegenover deze
ruimtewinst staat echter het zoëven geconstateerde verlies aan informatie-waarde.
Het lijkt onnodig de gehele financiële administratie voor altijd te bewaren Welk
gedeelte kan nu vernietigd worden? Ik ga er vanuit dat de jaarstukken in ieder
geval worden bewaard. Immers, zij geven ons het beste overzicht en nemen boven
dien weinig ruimte in beslag. Vervolgens bekijken wij de voorafgaande series dus
van eind- naar beginstadium, van jaarstukken naar boekingsbescheiden, ieder
afzonderlijk onder tweeërlei gezichtshoek: a) welke informatieve waarde wordt
aan de voor bewaring in aanmerking komende bescheiden toegevoegd en b) hoe
groot is de ruimte die in beslag genomen wordt. Deze twee gezichtspunten kunnen
samengevat worden in de term toegevoegde-waardedichtheid, een verhouding dus
tussen enerzijds de waarde, die een bepaalde serie aan de voor bewaring in aan
merking komende bescheiden toevoegt en anderzijds de ruimte, die deze serie in
beslag neemt. Het laatste is objectief vast te stellen, het eerste bevat een grote
dosis subjectivisme. Is bv. de toegevoegde waarde groot en de ruimte die inge
nomen wordt gering, dan is de toegevoegde-waardedichtheid groot en komt de serie
voor bewaring in aanmerking. Als de toegevoegde-waardedichtheid niet groot en
met klein is, maar ergens daar tussenin ligt, dient men stukken uit de betreffende
serie te selecteren die bewaard moeten blijven, hetzij uit ieder jaar een aantal be
scheiden, hetzij telkens uit een bepaalde periode van zeg 10 jaar alle stukken uit
een jaar. Het ligt voor de hand dat het werktuig van de toegevoegde-waardedicht
heid alleen dan zinvol toe te passen is, wanneer de financiële administratie omvang
rijk is. B
Voordat tot selectie wordt overgegaan, moet eerst vastgesteld worden of en in hoe
verre een archief en zijn onderdelen volledig zijn. Vaak komt het voor dat een ge
deelte van een overgebracht archief, bv. een aantal jaren uit een bepaalde serie
ontbreekt. Indien juist een gedeelte uit een belangrijke serie verloren is gegaan dan
wint het bewaard gebleven gedeelte uit dezelfde jaren aan waarde. Dan moet een
gedeelte uit diezelfde jaren van een serie, die voor het overige niet voor bewaring
in aanmerking komt, wel bewaard worden.
Niet alleen in de mate van volledigheid kunnen de bedrijfsarchieven aanmerkelijke
verschillen vertonen, maar evenzeer in de wijze van ordening. De manier waarop
e njfsarchieven ingericht worden kan ook daarom zo'n grote variatie vertonen,
omdat wettelijke voorschriften ter zake ontbreken en dus niet als uniformerende
factor kunnen fungeren. Ieder archief heeft een eigen individualiteit, heeft de rijks
archivaris in de provincie Zuid-Holland, de heer Fox, terecht gesteld." Op deze
regel vormen de bedrijfsarchieven zeker geen uitzondering! Men dient daar bij het
toepassen van vernietigingsregels van een algemeen karakter terdege rekening
mee te houden. Éénzelfde serie kan bv. in het ene archief van veel groter waarde
zijn dan in een ander, omdat in het eerste archief series van een grotere waarde-
dichtheid ontbreken die in het laatste archief wel aanwezig zijn.
J'. F°x> 'Fouten bij het inventariseren van archieven, bittere ervaringen door een
examinator opgedaan in Nederlands Archievenblad (1973) extra afl., p 328
De grote diversiteit in de bedrijfsarchieven maakt het de overheidsarchivarissen
niet gemakkelijker om deze archieven op een verantwoorde manier te beheren.
Wegens onbekendheid met dergelijke archieven zitten zij toch al in een moeilijk
parket. De archivaris Muller, één van de samenstellers van de ook in Uw kring be
kende 'Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven', voerde in een
discussie in het Nederlandsch Archievenblad in het tweede decennium van onze
eeuw met de al eerder genoemde Rotterdamse gemeentearchivaris Wiersum over
het voor en tegen van de oprichting van het NEHA, ter verdediging van zijn pro
o.a. aan: 'omdat de leden onzer vereeniging niet voorbereid zijn, om dit materiaal
behoorlijk te behandelen en er een goed gebruik van te maken. Dit is niet de
minst belangrijke reden; ik beweer, dat het voor een normaal archivaris, opgeleid
naar de in onze vereeniging gekoesterde denkbeelden, niet wel mogelijk is, om
moderne koopmans-archieven van eenigen omvang behoorlijk te beheeren, te
ordenen en te beschrijven, veelmin om ze te bestudeeren en aan het publiek te ver
klaren. Reeds de geheimen van de Italiaansche boekhouding leveren voor zulk
eene onderneming ernstige bezwaren; de geheele inrichting der moderne koopmans
boeken maakt het voor een persoon, die door zijne carrière geheel buiten den han
del staat en staan moet, geheel onmogelijk om deze taak goed te volbrengen; ook
het uitzoeken van het waardevolle uit deze paperassen en de beslissing over de ge
wichtige vraag, wat daarvan zonder schade vernietigd kan worden, zou aan onze
leerlingen onmogelijk zijn; de opleiding, die wij en de onzen aan onze kandidaten
geven, schijnt mij dan ook voor de beheerders van de aangeduide stukken vrij wel
nutteloos'.18
Deze bezwaren van Muller kan men niet zonder meer onder de tafel werken. Er
liggen hier problemen, grote problemen, nog steeds. Dit wordt ook bij de Rijks
archiefschool beseft, getuige het feit dat men van plan is om bij voldoende belang
stelling een cursus 'Bedrijfsarchieven in het recente verleden' te organiseren. Dit
kan als een stap in de goede richting worden gezien. Als doel moet worden gesteld,
dat het beheer van de ondernemingsarchieven ook een deskundig beheer wordt.
Ontbreekt kennis van een bepaald archief, dan is een verantwoorde selectie zonder
meer onmogelijk. Deze kennis kan zeker verkregen worden door zich in het ar
chief en de administratie te verdiepen. Een deskundige echter, die met het archief
gewerkt heeft, kan adviezen geven die onnodige studie en fouten voorkomen. Daar
om moet naar een situatie gestreefd worden, waarbij het bedrijfsarchief op zijn
oorspronkelijke plaats geschoond wordt en de bedrijfshistoricus en/of de over-
heidsarchivaris invloed op de selectie kunnen/kan uitoefenen. Invloed op de
selectie door iemand die het historisch belang dient is gewenst, omdat het bedrijfs
belang en het belang van de geschiedwetenschap ten aanzien van het bedrijfsarchief
lang niet altijd samenvallen. De lotgevallen van vele bedrijfsarchieven hebben dat
bewezen.
Er moet wegens de grote variatie in de bedrijfsarchieven steeds opnieuw bij ieder
archief overleg plaatsvinden ter zake van de selectie. In dit verband zou ik het
18 S. Muller Fzn, 'Het Economisch-historisch archief' in Nederlandsch Archievenblad
(1914/15) p. 96—97.
[219]
[218]
