werd h Ult6en december 1970 met de werkzaamheden
werd begonnen. Ingesteld werden een werkgroep en een beoordelingscommissie
Aanvankelijk bestond de werkgroep uit de heren S. A. Goedbloed, dr. Th. E. Jensma
en H. J. van Meerendonk. Door omstandigheden maakten de heren Goedbloed en
ensma na enige tijd geen deel meer uit van deze commissie, zodat daarna de heer
an Meerendonk het werk alleen moest verrichten. Deze heeft hieraan, ondanks
een zeer drukke werkkring, veel tijd gespendeerd. Door zijn werkgever werd hij
enige tijd vrijgesteld om een deel van het werk af te ronden. Gereed is thans het
belangrijkste onderdeel nl. 'criteria die kunnen leiden tot vernietiging van archief
stukken de verwachting is dat het gehele werkstuk dit jaar gereed zal zijn. De ge
reed gekomen onderdelen zullen worden bezien door de beoordelingscommissie Zij
zu en worden gepubliceerd in bijvoorbeeld de vakbladen, waarna eventuele reacties
zullen worden verwerkt. Mr. De Vey Mestdagh prijst de heer Van Meerendonk
voor zijn inzet en kennis van zaken.
drinei drs VOorzitter in zii" ^rede over de Rijksarchiefschool
dring drs. H. Bordew.jk er op aan dat t.a.v. de door de S.O.D. te verzorgen cursus
mventarisatie voor registraturen geen afwachtende houding wordt aangenomen
maar dat door het bestuur initiatieven worden ontwikkeld om iets te ondernemen
m de gemeentelijke en provinciale sfeer. Dr. Pirenne antwoord, dat hij slechts ge
sproken heeft over het inschakelen van een docent van de Rijks archiefschool bij
deze cursus en dat de Rijks archiefschool hier verder buiten staat. Hij is voorts van
mening dat het bestuur ter zake in deze fase niets kan doen
Drs. R. A. D Renting stelt dat de hele zaak van de opleiding bekeken zou moeten
worden zowel binnen de S.O.D. als binnen de Rijks archiefschool. Drs. Bordewijk
is het hiermee eens; misschien kan door de commissie gewestvorming enige aan
dacht aan deze materie worden besteed.
De voorzitter dankt de leden voor hun inzet bij de discussie en schorst de verga
dering voor de lunch, in het gebouw Film en Wetenschap.
s-Middags worden lezingen beluisterd over automatiseringsvraagstukken. De heer
R. F. van Breemen, system-engineer van de J.B.M. Nederland NV te 's-Gra
venhage, houdt een voordracht over de taak van een archivaris in een organisatie
ie gebruik maakt van een computer. Spreker zet uiteen welke plaats een computer
m een organisatie kan innemen. Naar zijn opvatting kan de taak van de archivaris
binnen een dergelijke organisatie veelomvattend zijn: bedrijfsinformator organi
satiedeskundige. technicus, diplomaat-tacticus-onderhandelaar en programmatuur-
teskundige. Zijn conclusie is: de archivaris moet zijn een katalysator in een commu-
nicatie-proces. Hij zal zijn toekomst niet 'op papier' moeten bouwen maar ver
trouwd moeten raken met gecodeerde informatiedragers (ponskaart, ponsband
magnetische band en magnetische schijf).
^MVPmr dl' ir' V' T' St'biC' stafmedewerker aan de I.S.A. researchafdeling van
de NV Philips, in op de mogelijkheden van toepassing van retrieval systemen Spre
ker zet uiteen hoe een computer kan helpen bij het terugvinden van informatie De
[90]
eerste fase in dit proces is duur en vervelend; documenten moeten voor de invoer
in een computer geschikt worden gemaakt, geformaliseerd en gestructureerd. De
gegevens worden door de computer op een automatische schijf of band gezet. De
mogelijkheden zijn vele; uit een index kan de computer selecteren op gewenst ge
zichtspunt, ook kan hij de gewenste trefwoorden automatisch uit de tekst halen.
Belangrijk is dat de computer ook in staat is antwoord te geven op vragen die in
normaal leesbaar schrift worden gesteld, terwijl een nieuwe mogelijkheid is het auto
matisch indiceren door de computer, waarbij de trefwoorden niet door de archivaris
maar door de computer worden gekozen. Zelfs kan men, via een terminal, met de
computer worden verbonden, waardoor men een in natuurlijke taal gestelde vraag
rechtstreeks tot de computer kan richten. Het antwoord verschijnt op een scherm.
Tenslotte is het mogelijk dat de computer niet alleen een uittreksel van een docu
ment levert maar ook hele teksten op microfilm.
De voorzitter dankt beide sprekers voor hun boeiende uiteenzettingen. Na een ge
animeerde discussie wordt de vergadering gesloten.
De presentielijst werd getekend door 80 personen.
Jaarrede van de voorzitter van de Vereniging van Archivarissen in Neder
land, dr. L. P. L. Pirenne, uitgesproken op de vergadering in Utrecht op
7 februari 1974.
In het afgelopen verenigingsjaar, geachte dames en heren, is het bestuur van de Ver-
eniging van Archivarissen in Nederland negenmaal in interne vergadering bijeen ge
weest, heeft het vergaderd met de algemene rijksarchivaris, met het bestuur van
de Studiekring Overheidsdocumentatie, met de eigen verenigingscommissies, heeft
het leiding gegeven aan drie ledenvergaderingen en samen met de algemene rijks
archivaris aan de studiedagen, terwijl daarnaast voorzitter, secretaris en enige be
stuursleden aanwezig waren op de studiedagen van de S.O.D.de jaarvergadering
van deze studiekring, de statutaire dag van de sectie archieven van de Belgische ver
eniging van Archivarissen en Bibliothecarissen, de opening van het herstelde en her
ingerichte hoofdgebouw van de Archiefdienst der gemeente Amsterdam, en andere
bijeenkomsten rond zaken of personen, die met het archiefwezen van doen hebben.
Deze opsomming geef ik niet pour épater l'archiviste maar om U er van te over
tuigen, dat zo er van Uw zijde kanttekeningen geplaatst zullen worden bij het beleid
van het bestuur, zo er sprake kan zijn van kritiek, het bestuur in ieder geval niet van
luiheid beschuldigd mag worden.
Misschien zullen er onder U zijn, die vinden dat we het ons te moeilijk maken, dat
we te zeer ook een beroep doen op de bereidheid van leden zich in te zetten voor
taakbehartiging op deelgebieden van onze verantwoordelijkheden. Toch is het juist
voor een gezond verenigingsleven noodzakelijk, dat we het druk hebben, U én ik.
[91]
