Met deze doelstellingen wordt tevens het centrale vraagstuk in dit betoog bereikt:
de vraag naar aard, doel en functie van de betreffende gegevens.
b vergelijking van deze doelstellingen met die van de registratie en archivering bij
het openbaar bestuur
Aan een goed gevoerde overheidsadministratie moeten de volgende eisen gesteld
kunnen worden:
1 de aanwezige feiten, gegevens en bescheiden moeten ordelijk en overzichtelijk
bewaard worden om bij navraag in korte tijd geproduceerd te kunnen worden;
2 de van overheidswege gestelde eisen en voorschriften ten aanzien van rechten,
verplichtingen, bewijsvoering en kennis betreffende het openbaar bestuur moe
ten in acht genomen worden;
3 de veiligheid van de gegevens inzake ieder der in de administratie voorkomende
individuele personen moet gewaarborgd zijn.
Dit alles in het kader gevormd door de wettelijke en morele normen hiervoor ge
schetst.
c verschilpunten en konsekwenties daarvan
Het wezenlijke verschil tussen beide doelstellingen ligt vast in het doel dat men na
streeft: enerzijds het leveren, ordenen en toegankelijk beschikbaar houden van ge
gevens, anderzijds de zelfde aktie met gegevens vastliggende in bescheiden. De com
missie Biesheuvel omschrijft deze bescheiden uitgebreider dan de archiefwet:14
artikel 1: 'documenten: schriftelijke stukken en op grafische, fotografische, fil
mische, electronische, electro-magnetische of op andere wijze vastgelegde stukken
door organen van de centrale overheid opgesteld of ontvangen en onder deze berus
tende.'
De gegevens liggen in de documenten vast, de bescheiden zijn daarbij aan verschil
lende regels gebonden, die voortvloeien uit het bijzondere karakter daarvan. Daar
om is het ook noodzakelijk bij de nieuwe mogelijkheden voor het vastleggen en toe
gankelijk maken van gegevens aparte aandacht te schenken aan de juridische aspek-
ten van de omzetting van systemen. Ter zake van fotografische reprodukties werd
reeds eerder in een rapport van TNO gesteld, dat de houdbaarheid en de zekerheid
van het in de copie vastliggende feitenmateriaal geen vaststaande en veilige zaken
zijn.15
Het belangrijkste bezwaar tegen alle automatiseringsbeschouwingen ligt in het feit,
dat slechts bedrijfsmatige aspekten van de automatisering worden aangegeven. On
aangeroerd blijven de onderwerpen van bestuursrecht en verantwoordingsplicht.
Juist echter als een overheidsorgaan een goedlopende, open administratie wil orga
niseren en handhaven, dient de uitvoering van de overheidstaak, zoals die in al zijn
onderdelen in de bescheiden van de overheidsorganen wordt vastgelegd, verzekerd
14 Ontwerp van wet op de openbaarheid van bestuur etc, artikel 1 in Openbaarheid-
Openheid, rapport van de commissie Biesheuvel.
15 Rapport van het Centraal Laboratorium TNO te Delft aan het Algemeen Rijksarchief
te Den Haag dd. 7 april 1959 no. CL59/638 Sta/FT.
[148]
te worden op het terrein van rechtsbescherming, rechtszekerheid en betrouwbaar
heid en op het gebied van het handhaven van objektieve criteria daartoe.
De onzekerheid hierover en de noodzaak maatregelen te nemen blijken uit de onder
werpen van de internationale konfenrenties in 1974. In augustus zal in Engeland een
Unesco-seminary over deze materie worden gehouden, op de 49. Deutsche Archiv-
tag in Braunschweig zullen o.a. de mogelijkheden van vervalsing, misplaatste pro
paganda en echtheidsgaranties onder meer van elektro-magnetische informatiedra
gers aan de orde komen, terwijl ook op de Internationale Table Ronde des Archives
in Ottawa en op das Zweite Europaische Mikrofilm-Kongress te Keulen de moge
lijkheden en moeilijkheden van deze materie zullen worden besproken.
Het normatieve karakter van de overheidsadministratie, dat qualitate qua in strijd
is met geheel doorgevoerde principia van efficiency, veroorzaakt, dat bijzondere
waarborgen moeten worden geschapen voor het eventuele gebruik van automatische
informatieverwerkende apparatuur door overheidsorganen. Het feit, dat tot nu toe
vrijwel alleen feitelijke cijfermatige informatie is vastgelegd (loon- en verbruiks-
administraties, bevolkingsgegevens etc.) doet niet af aan de vaststelling, dat ook bij
een dergelijk gebruik het feitelijke bestuurlijke ('bewijs'-)materiaal aanwezig behoort
te zijn. Ter illustratie gelde een gedeelte van de uitspraak van de Centrale Raad van
Beroep dd. 31 mei 197210 in de procedures van het Algemeen Burgerlijk Pensioen
fonds tegen een aantal pensioengerechtigden, dat gedurende 2.5 jaar te veel uitkering
had ontvangen:
'De raad overwoog echter, dat hoewel enerzijds gezegd moet worden, dat van de
zijde van betrokkene wel sprake is van enige onzorgvuldigheid, anderzijds het fonds
de pensioenvaststellingen nimmer heeft gecontroleerd, hoewel de kans op niet direkt
opvallende vergissingen bij het gebruik van een computer blijkbaar niet te verwaar
lozen is. De risico's welke partijen elk voor zich hebben genomen tegen elkaar af
wegende, acht de raad het fonds in de gegeven omstandigheden niet bevoegd aan
haar beslissing tot herstel van de gemaakte fout terugwerkende kracht te verlenen.'
In het geheel is het ontbreken van normen voor de bestaanszekerheid voor heden en
toekomst en voor de rechtszekerheid van op fotografische of elektro-magnetische
wijze vastliggende informatie het centrale probleem. Dit heeft de commissie van de
Vereniging van Archivarissen in Nederland voor de bestudering van de automati
sering dan ook aanleiding gegeven vast te stellen, dat dergelijke gegevens in leesbaar
schrift bewaard dienen te blijven. Dit in afwachting van een nadere studie over be
wijskracht en rechtszekerheid.17
Het 'wilde' gebruik van de nieuwe mogelijkheden heeft internationaal reeds tot
rechtschepping aanleiding gegeven. In de Amerikaanse wetgeving wordt gepoogd
de bescherming van privacy en rechtszekerheid te garanderen door de computer-
output slechts bij gebrek aan tegenspraak te aanvaarden. In Nederland meent mr.
J. de Graaf18 mede uit bedrijfs-economische redenen, dat men zich over de bewijs-
16 No. ABP 1971/37, Algemene burgerlijke Pensioenwet, art. S3 en S4, Nederlandse
Jurisprudentie, Administratiefrechtelijke beslissingen 1973, afl. 12, nrs. 138, 139.
17 Nederlands Archievenblad, jaargang 1973, afl. 4, pgs. 241-243.
18 Zie noot 9.
149]
