In de opleidingen voor de diverse diploma's voor administratief werkzame ambte
naren worden veelal de wetsartikelen opgesomd die voor beambten van het open
baar bestuur en daarmede tevens voor het openbaar bestuur zelf de verantwoorde
lijkheid regelen voor de onder hen berustende bescheiden. De artikelen 200 en 359-
361 van het Wetboek van Strafrecht spreken in deze voor zichzelf.
art. 200: misdrijven tegen het openbaar gezag.
'Hij die opzettelijk zaken, bestemd om voor de bevoegde macht tot overtuiging of
bewijs te dienen, akten, bescheiden of registers, die voortdurend of tijdelijk op
openbaar gezag bewaard worden, of hetzij aan een ambtenaar hetzij aan een
ander in het belang van de openbare dienst zijn ter hand gesteld, vernielt, be
schadigt of onbruikbaar maakt, wordt gestraft
Titel 28: ambtsmisdrijven
'art. 359: De ambtenaar of een ander met enige openbare dienst voortdurend of
tijdelijk belast persoon, die opzettelijk geld of geldswaardig papier, dat hij in zijne
bediening onder zich heeft, verduistert
art. 360: die opzettelijk boeken of registers, uitsluitend bestemd tot controle
van de administratie, valselijk opmaakt of vervalst
art. 361: die opzettelijk zaken bestemd om voor de bevoegde macht tot over
tuiging of bewijs te dienen, akten, bescheiden of registers, welke hij in zijne be
diening onder zich heeft, verduistert, vernielt, beschadigt of onbruikbaar maakt
of toelaat, dat zij
Afgezien van de strafmaat, die naar ik meen nooit volgens het wetboek is opgelegd,
wordt in ieder geval duidelijk gesteld, dat geknoei met overheidsadministratie een
misdrijf is. Voorkoming van de totstandkoming van een dergelijk misdrijf wordt in
de zorg voor de archiefbescheiden ingevolge de archiefwet geregeld zonder dat ove
rigens in de juiste mogelijkheden wordt voorzien om realisering van de wetsartikelen
te bewerkstelligen.
Het bijzondere karakter van de overheidsadministratie is ook de reden, dat vernieti
ging en schoning van archieven een ambtelijke aangelegenheid is, die evenals bij de
andere facetten van zorg voor en beheer van archiefbescheiden bij gebrek aan vol
doende vakkennis en ervaring bij de betrokken bestuurders en ambtenaren onder
worpen is aan het toezicht van een hoger gezag.
Samenvattend moge gesteld worden, dat tweeërlei factoren aan het openbaar be
stuur nadere wettelijk omschreven verplichtingen opleggen ter zake van het bewaren
van en zorgen voor de archiefbescheiden.
1 elke overheidshandeling zal haar grondslag moeten vinden in een wettelijke be
voegdheid tot handelen, die het fair-play, de zorgvuldigheid, de zuiverheid van
oogmerk, de evenwichtigheid en de rechtszekerheid veilig stellen en garanderen;
daarbij is in tegenstelling tot het bedrijfsleven de efficiency niet altijd doorslag
gevend.
2 de mogelijkheid van het rekenschap geven van de verrichte handelingen dient
voor het heden en de toekomst aanwezig te zijn.
146]
IV. Al het hiervoor gestelde blijft ook van gelding in een geautomatiseerde over
heidsadministratie, tenzij wetgeving en moraal worden gewijzigd. Uitzonderingen
kunnen niet worden gemaakt zonder hoge principia van recht en openbaar bestuur
te schenden. Bij een bespreking van Vooruitziende bestuurswetenschap stelde prof.
mr. J. in 't Veld11 naast de problematiek van de onzekerheid van de bewijskracht
van computerbescheiden: 'Alleen een strenge demokratische kontrole en nauwkeu
rig omschreven rechtsbepalingen kunnen verhinderen, dat de computer het instru
ment wordt van een nieuw soort dictatuur.'
Ter vaststelling van de mogelijkheden en de moeilijkheden van de administratieve
automatisering in het kader van het hiervoor gestelde, worden de volgende punten
besproken:
a doelstellingen van de automatisering van gegevensbestanden en registraties;
b vergelijking van deze doelstellingen met die van de registratie en archivering bij
het openbaar bestuur;
c verschilpunten en konsekwenties daarvan.
a doelstellingen van de automatisering van gegevensbestanden en registraties
Op de studiedagen van de Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen werd
door D. R. F. van Breemen een definitie gegeven van een Data Base Systeem 'een
data base systeem is een hulpmiddel om meerdere gebruikers voor meerdere toepas
singen toegang te verschaffen tot een centraal depot.' De pogingen om een dergelijk
systeem bij openbare besturen te realiseren worden in Nederland voor een actief
deel geconcentreerd in de SOAG, die zich in de automatisering van de gemeenten
vier objekten van samenwerking stelt: verwerking van informatie, ontwerp en in
voering van systemen, voorlichting en opleiding en het overleg met instanties. In het
kader van het hier behandelde is voornamelijk de eerste doelstelling van belang; de
verwerking van informatie onderscheidt men dan in de verwerking van mutaties en
de verstrekking van informatie. Als voordelen worden gezien, dat de informatie
verstrekking beter kan worden geïntegreerd met de beleidsvoering en het geven van
leiding, alsmede met de informatieverstrekking van de andere overheden. Voorts
dat nieuwe, betere kwaliteit en meer gedetailleerde informatie kan worden verstrekt.
Dit onder andere omdat door deze samenwerking betere systemen kunnen worden
ontwikkeld en toegepast.1? In een folder over de gemeentelijke automatisering wordt
verder gesteld: 'Automatisering maakt het mogelijk om op het juiste tijdstip over
de juiste informaties te beschikken. Het registreren van alle gegevens die voor het
gemeentebestuur of voor het gemeentelijk apparaat van belang zijn, gebeurt al sinds
mensengeheugenis. Maar door de komst van de computer is het mogelijk geworden
om op elk gewenst moment die gegevens of een gedeelte van die gegevens te ver
werken en te reproduceren.' Ook dr. B. Scheepmaker beantwoordt de vraag waar
om het zinvol is een gegevensbank op te zetten met het wijzen op de toepassings
mogelijkheden: het leveren van gegevens.13
11 Prof. mr. J. in 't Veld, Vooruitziende Bestuurswetenschap, 1970, pg. 131.
12 Ontleend aan Organisatie en Samenwerking, uitgave van de SOAG, 1972.
13 Data Base of Data Beest, 1973, pg. 169.
147]
