O verheidsbescheiden, bewijskracht en automatisering
'L'idée des droits n'est autre chose que l'idée de la vertu introduite dans la
monde politique II n est pas de grands hommes sans vertu; sans respect
des droits il n'y a pas de grand peuple: on peut presque dire qu'il n'y a pas
de société (Alexis de Tocqueville: de la démocratie en Amerique, 1835.)
I. in het rapport Openbaarheid-Openheid van de commissie Biesheuvel1 staat een
zinsnede onder het hoofd Overheidsdocumentatie, die ik als grondslag wil gebruiken
voor de hierna volgende beschouwingen: 'Is het besturen de eerste taak van de over
heid, het schriftelijk vastleggen van gegevens is haar tot een tweede natuur gewor
den. Formulieren en dossiers typeren voor velen het ambtelijk apparaat. Deze zijn
echter geen doel in zich zelf. De gegevens die de overheid verzamelt moeten vooral
de mogelijkheden scheppen dat aan de hand van objectieve criteria een gelijke rechts
bedeling voor ieder wordt gewaarborgd -
Voor een groot deel van deze vastgelegde gegevens gelden voorts de bepalingen van
de archiefwet en het archiefbesluit, waar in artikel lb wordt omschreven wat de
wet onder archiefbescheiden verstaat.
Op het gebied van de administratieve verwerking van gegevens zijn velerlei nieuwe
ontwikkelingen gaande. Hierna volgt een uiteenzetting van de achtergronden en
regels, die een juridische garantie voor de inhoud van de overheidsdocumentatie
hebben bewerkstelligd; regels voor een deel vastgelegd in de huidige Nederlandse
wetgeving terzake van de levering van bewijs, voor een ander deel voortkomend uit
de eisen te stellen aan een behoorlijk bestuur voor het 'waarborgen van objectieve
criteria voor een gelijke rechtsbedeling voor een ieder'. Daarbij zal de volgende in
deling worden gevolgd:
II. Schets van de ontwikkeling van de voorschriften en normen ter zake van het
schriftelijk bewijs;
III. Inhoud van de huidige wetgeving ter zake van de garanties voor een juridisch
bewijs;
IV. Problemen die zich voordoen bij de garandering van rechtszekerheid bij de in
ontwikkeling zijnde nieuwe wijzen van administrering;
V. Konklusies.
1 Rapport van de commissie heroriëntatie overheidsvoorlichting, Openbaarheid-Open
heid, pg. 67, 68.
142]
II. Afhankelijk van de ontwikkeling van het maatschappelijk leven en daarmede
afhankelijk van de mate van ontwikkeling van het recht heeft zich vanuit de middel
eeuwen de schriftelijke bewijsvoering ontwikkeld. Deze ontwikkeling is het gevolg
van pogingen rechtsfeiten onwedersprekelijk vast te leggen. De rechtsveiligheid (en
-zekerheid) is altijd de basis geweest van een behoorlijk geregelde maatschappij. Van
oudsher vonden de niet scheidbare aktiviteiten van rechtsvinding en bestuur plaats
op de samenkomst van de 'wijzen', 'stemhebbenden', van hen uit de gemeenschap,
die geacht werden wijs, rijp en volwassen genoeg te zijn om verantwoord aan be
stuur en rechtsvinding deel te hebben. In die zelfde periode volgt de romeinse kerk
een meer schriftelijk georienteerd rechts- en bestuurssysteem2. Bekrachtiging van en
rechtsverlening aan een stuk vond plaats door waarmerking daarvan. Het ontstaan
van een meer stedelijk georienteerde maatschappij en van internationale handels
relaties en daarmede het ingewikkelder worden van de rechtsverhoudingen en van
de vergrijpen daartegen maken navolging van het voorbeeld van de kerk noodza
kelijk (perceptie romeins recht). Erkende gezagsdragers (geestelijken, wereldlijke he
ren, later notarissen) verlenen door hun waarmerk en kentekenen rechtskracht aan
een stuk zelf. Met de toename van het gebruik van papier begint de papieren pe
riode, die nog steeds voortduurt.
Het geldende recht in de Nederlanden bij de Grote Raad van Mechelen werd in 1504
door Philips Wielant beschreven3. Zijn definiëring en omschrijving van de bewijs
middelen vertoont een treffende gelijkenis met de betreffende passages in het huidige
Burgerlijk Wetboek, boek 4. Recht noch rechtsprincipia zijn gewijzigd, wel de taal.
Uit overgeleverde bescheiden uit de 16e en 17e eeuw blijkt de waarde die men hecht
te aan archiefbescheiden. In 1572 wordt op de eerste Statenvergadering te Dor
drecht reeds besloten bijzondere aandacht te schenken aan de 'stucken en de pam-
pieren, daer den Lande groetelijcx aen gelegen is - -', terwijl de zorg voor de archie
ven in diverse instructies voor Gedeputeerden der provinciën is terug te vinden,
waarbij bescherming van recht en privileges de grondslagen zijn voor de vraag naar
een goede zorg4.
Het verband tussen plichtsbetrachting en handhaving van het recht is een bestaande
gedachte gebleven. De scheiding van de bestuurlijke machten onder invloed van de
ideeën over de 'trias politica' maakte echter meer dan voorheen noodzakelijk, dat
een ieder (rechtspersoon) bepaalde welke positie werd ingenomen, welke rechten
en verplichtingen daaraan waren verbonden. Dit soort beschouwingen hebben onder
andere geleid tot een omschrijving van ambtsovertredingen en ambtsmisdrijven in
het Wetboek van Strafrecht.
III. De wetgeving voorziet niet in een duidelijke normatieve opsomming van de
eisen te stellen aan de overheidsadministratie. Wel kan men deze normen of dit nor-
2 Zie o.a. Potthast, Regesta pontificum Romam. no. 1283, waar uit 1198 Innocentius III
zijn 'Bulla filium, carta, stylus dictaminis, scriptura, forma' staat afgedrukt.
3 Philips Wielant, Praktijke Civile, uitgave Antwerpen 1573, pg. 208.
4 Zie bv. P. Winsemius, Chronique ofte Historische geschiedenisse van Vrieslant, Fra-
neker 1622, pgs. 695, 851.
143]
