slavië, het Bundesarchiv te Koblenz. Maleisië en de National Archives and Records
Service. Washington U.S.A. Het tweede hoofdstuk behandelt en vergelijkt de uit
gaven voor salarissen, gebouwen, bureaumateriaal, dienstreizen, aanwinsten, lite
ratuur, publicaties, restauratie en foto-ateliers, verpakkingsmateriaal en archief
transporten. Het derde deel behandelt per strekkende kilometer de kosten van
nieuwbouw, administratie en overname en beziet deze kosten ook bij hulpdepots.
Het rapport vermeldt de bedragen in Zwitserse francs, honderd Zwitserse francs
kunnen worden gerekend voor 90 gulden.
Los van allerlei nevenuitkeringen bedroegen de officiële begrotingscijfers in 1970
voor de diverse diensten in Zwitserse francs:
Oostenrijk 2.162.460 Israel 1.037.450
Denemarken 5.451.577 Joegoslavië 534.922
Engeland 8.636.858 Koblenz 8.217.075
Frankrijk 12.142.457 Maleisië 813.915
Hessen 2.158.770 Washington 128.244.415
Hongarije 1.133.400
Voor de nederlandse cijfers en de percentuele verhoudingen zie de bijlagen 1 en II.
De nieuwbouwkosten tonen grote verschillen. In 1970 was dat per strekkende kilo
meter voor Maleisië 40.000 francs, voor Washington nagenoeg 1 miljoen, n.l.
958.157 francs. Nederland kwam met ruim 200.000 Zwitserse francs per kilometer
wanneer grondkosten niet worden meegerekend, ongeveer gelijk met Hessen, Israel
en Koblenz.
Voor de administratieve kosten per kilometer kon Nederland gebruik maken van
de Mees en Hope-cijfers (Ned. Archievenblad 1972, 135-138).
Washington vertoont met 13.000 francs per strekkende kilometer tussendepots en
bijna 130.000 francs per kilometer gewoon depot een parallel met de Mees en Hope-
cijfers, welke 12 Zwitserse francs (11 gulden) per strekkende meter bedragen voor
limbo's en 259 Zwitserse francs (233 gulden) voor een strekkende meter bij de regis
tratuur. Opgemerkt moet worden dat the National Archives and Records Service,
Washington D.C. veel werk verzet, dat in Nederland gerekend wordt te behoren tot
het terrein van de registratuur. De zweedse algemene rijksarchivaris Kromnov
noemde een cijfer van 20 tot 25 dollar als kosten 1970/71 per strekkende meter.
In de levendige discussies, die de rest van de dinsdag en het grootste deel van de
woensdag in beslag namen, zocht de vergadering naar relaties tussen bestand en
formatie. De canadese archivaris Smith noemde een amerikaanse regel voor tussen
depots: een archivist per drie kilometer. Vergelijkingen werden door anderen be
zwaarlijk geacht. Middeleeuwse archieven zouden meer academici eisen dan jon
gere fondsen. Anderen stelden, dat bij zeer grote hoeveelheden globale regels wel
gelden kunnen. Met enige hilariteit werd vastgesteld, dat de relatie één hoger ar
chiefambtenaar op drie kilometer archief nogal eens voorkomt. Hiermede verbon
den was de vraag welke relatie gewenst is tussen de groepen hoger en middelbaar.
De directeur-generaal van het franse archiefwezen Dubosq verklaarde in eerste in-
[170]
stantie te streven naar een verhouding 1 op 2. Ede van het Public Record Office
stelde, dat het middelbare bestand in Engeland na de tweede wereldoorlog verdrie
dubbeld was bij een gelijkblijvende academische staf. De oud-directeur van het
Bundesarchiv Mommsen was voor een relatie van 1 op 3. Vroeger domineerden in
Pruisen, zo zeide hij, gelijk,elders de academici. Nu vermeldde hij 11 academici
op 32 middelbaar. Ook de noorse algemene rijksarchivaris Mannsacker pleitte
voor 1 op 3. Dahm, de chef van de Archivverwaltung Rijnland/Westfalen verklaar
de zich voor een verhouding van 1 op 4 of 1 op 5. Het hoofd van het beierse ar
chiefwezen dr. Bernhard Zittel pleitte voor twee groepen middelbare archiefamb
tenaren. Naast de huidige middelbare sector, waarin nogal wat oud-leraren, onder
wijzers en niet afgestudeerde studenten belanden, streeft hij naar een wat minder
bestudeerde middelbare groep.
De vraag in hoeverre vergelijkingen mogelijk zijn, bleef spelen. De enorme staf van
Washington telde in 1970 2562 personen, waaronder 290 met een academische op
leiding en 1421 'archival technicians', waaronder heel wat zo niet hoofdzakelijk
figuren uit Zittels tweede middelbare groep. Zij verzetten, zoals gezegd, veel werk,
dat elders onder de registratuur valt. De U.S.A.-methode om via dagrapporten en
maandstatistieken de kosten van iedere activiteit te berekenen, deed de vertegen
woordigers van minder massale diensten vragen naar de verhouding tussen de kos
ten en de baten van uitgebreide werkrapportage. Men was het algemeen wel eens
met de canadees Smith, die om meerjarenprogramma's vroeg en naar een cijfer
matige bepaling van de relaties tussen apparaat en productie streeft. Exner van de
DDR stelde, dat Potsdam door rapportage en uitleen jaarlijks 45 tot 55 miljoen
mark bespaarde. Anderen plaatsten vraagtekens bij deze wijze van rekenen. Wel
meende men dat de baten berekenbaar zijn van een versnelde overname en vernieti
ging. Daarbij worden de administratieve documentatie en de te verlenen universi
taire assistentie gecentraliseerd. Het overlaten van het geven van inlichtingen
uit recent archiefmateriaal voor studies, scripties en dissertaties aan de diverse
administraties kan erg onefficiënt zijn. Het verwaarlozen van deze openbaarheids-
taak werkt verschralend.
Er zou ook een overzicht moeten komen van de door het archief te verrichten taken,
waarbij per taak de kosten en de baten berekend moeten worden. Hierbij zijn de
baten dan veelal besparingen op kosten, kosten, die vaak verborgen zijn in het to
taal van de administraties.
Laat op de woensdagmiddag werd er een einde gemaakt aan de levendige discus
sies over de kosten. De wapenkunde kwam aan de orde. Dit duurde tot 19.30 uur.
De franse zegelspecialist, de fijnzinnige Metman verklaarde zich de volgende dag
in een particulier gesprek zeer gesticht door deze betogen, die weliswaar van papier
werden voorgelezen, doch waarin de sprekers stelden, dat het marxisme-leninisme
een ideale basis biedt voor een bloei van de heraldiek en de sigillografie. Het rap
port tenslotte van de in augustus 1972 te Moskou ingestelde hervormingscommissie,
dat op vrijdag werd behandeld, pleitte o.m. voor beperking van de delegaties. Dit
zal vooral de vele west-duitse deputaties treffen en daarmede een groot verlies be-
[171
