Archiefrecht IX
Vernietiging van archiefbescheiden
In deze rubriek (hiervoor blz. 207212) werd aandacht geschonken aan het Be
sluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden. Op
gemerkt werd dat een mentale injectie' tot vernietiging van de papiermassa's in
het besluit ontbreekt. Vooral de Archiefraad heeft uit bezorgdheid over een
minder krachtige aanpak van de vernietiging er sterk op aangedrongen de
algemene richtlijnen vergezeld te doen gaan van zo'n 'mentale injectie'.
Gelukkig heeft de staatssecretaris van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk
zich thans met een nadere toelichting op de algemene richtlijnen, bij brief van 31
oktober 1972, gewend tot de ministers. In deze brief wordt, mede in overleg met
de minister van binnenlandse zaken, regelmatige vernietiging van overbodig ge
worden archiefbescheiden krachtig bepleit. Voor de departementen bestaat zelfs
sedert 1950 de verplichting tot regelmatige vernietiging, zo herinnert de staats
secretaris. De brief eindigt met het voorstel er bij toezending van een exemplaar
van de algemene richtlijnen aan de tot het ambtsgebied van de betrokken minister
behorende overheidsorganen met klem op aan te dringen dat op korte termijn
met het ontwerpen c.q. aanvullen van vernietigingslijsten een aanvang wordt ge
maakt.
Het ligt, zo vernam ik, in de bedoeling dat het ministerie van C.R.M. een uitgave
van de tekst van de algemene richtlijnen en van deze circulaire verspreidt. Het be
lang van de brief van de staatssecretaris (die nog door een dergelijk schrijven aan
de hoge colleges van staat zal worden gevolgd) rechtvaardigt bovendien publikatie
in het Nederlands Archievenblad (zie hierna). Hierbij is het goed te verwijzen naar
de brief over het vernietigingsvraagstuk, die het bestuur van de Vereniging van
archivarissen in Nederland aan de minister zond na de studiedagen 1970 (N A B
74 (1970) 413-414).
De brief van de staatssecretaris is nog om een tweede reden van belang. Zoals
hiervoor op blz. 207 is vermeld, schrijven de algemene richtlijnen niet (anders
dan de schets van de algemene rijksarchivaris) voor dat het ontwerpen van een
lijst die betrekking heeft op twee of meer organen met gelijksoortige taken moet
(298
geschieden door een commissie, in te stellen door de betrokken ministers. In de
brief van de staatssecretaris wordt nu op gelukkige wijze benadrukt dat de lijsten
het resultaat behoren te zijn van 'driehoeksoverleg', dat dit overleg in een zo vroeg
mogelijk stadium moet worden geopend en dat over de aanwijzing van de deel
nemers aan het ontwerpen van een lijst departementaal vooroverleg plaats vindt.
In voorkomende gevallen, aldus de circulaire, zal het wellicht wenselijk zijn het
vooroverleg in commissoriaal verband te doen plaatsvinden.
Het is verheugend dat deze toelichtende circulaire niet alleen aan de bezwaren die
de Archiefraad en de Permanente commissie post- en archiefzaken rijksadmini
stratie tegen het ontwerp hadden (n.l. het ontbreken van de verplichting tot com
missoriaal overleg) tegemoet komt, maar ook een belangrijke bijdrage levert tot een
oplossing van het vernietigingsvraagstuk.
Kosten van het doen maken van afbeeldingen, afschriften en uittreksels
Artikel 7, tweede lid, van de Archiefwet 1962 bepaalt o.m. dat een ieder bevoegd
is de in de archiefbewaarplaatsen berustende archiefbescheiden kosteloos te raad
plegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften of uittreksels te maken of
op zijn kosten te doen maken. De vaststelling van tarieven voor de berekening
van deze kosten moet geacht worden tot de taak te behoren van het orgaan dat
met de zorg voor de archiefbescheiden is belast: ten aanzien van de rijksarchief
bewaarplaatsen de minister van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk, ten aan
zien van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen het college van burgemeester en
wethouders. Voor de rijksarchiefbewaarplaatsen waren de tarieven opgenomen in
een beschikking van 29 maart 1968, die thans is vervangen door de hierna afge
drukte beschikking van de staatssecretaris van cultuur, recreatie en maatschappelijk
werk van 20 september 1972, MMA/Ar 166.172 (Stcrt. 186).
De beschikking geeft echter méér dan alleen de tarieven voor de in artikel 7, tweede
lid, van de wet bedoelde kosten ten aanzien van de in de rijksarchiefbewaar
plaatsen berustende archiefbescheiden.
In de eerste plaats houdt de beschikking tevens in het tarief voor onderzoekingen
ten behoeve van derden door of vanwege beheerders van rijksarchiefbewaarplaat
sen verricht. In de tweede plaats blijkt, zo volgt uit de toelichting, de beschikking
ook in te houden het tarief bedoeld in artikel 14, tweede lid, van het Archiefbe-
sluit (luidende: ten aanzien van de inbewaringgegeven archiefbescheiden worden
de in artikel 7, tweede lid, van de wet bedoelde kosten berekend naar een door
onze minister vast te stellen tarief). Hierom is deze beschikking ook voor de be
heerders van de archiefbewaarplaatsen waaraan door het rijk archiefbescheiden in
bewaring zijn gegeven (en voor de gebruikers van die archiefbescheiden) van
belang.
Duparc heeft in zijn commentaar (11.2.b.-3 e.v.) gewezen op de weinig fraaie ter-
299
