Beheer van kaartencollecties
In de derde aflevering van het Ned. Archievenblad van dit jaar is het rapport, met
de daaraan gewijde besprekingen betreffende het beheer der kaartencollecties in
de rijksarchieven verschenen. Aan het feit dat de voorzitter van de commissie tij
dens de besprekingen het wenselijk achtte dat de gemeenten van dit rapport even
eens kennis zouden nemen, hetgeen door publicatie inderdaad is geschied, ont
leen ik het recht enige opmerkingen te maken.
De taakstelling van de commissie was te rapporteren omtrent de meest efficiente
wijze van beschrijven enz. van kaarten, die zich bevinden in de rijksarchiefbewaar
plaatsen.
Het valt te betreuren, dat hierbij twee beperkingen zijn gesteld. Immers, het be
grip kaart heeft volgens Van Dale's woordenboek der nederlandse taal alleen be
trekking op een verkleinde voorstelling van de aarde of een deel ervan. Buiten
beschouwing zijn daardoor gebleven een categorie archiefstukken, die ons voor
gelijke problemen stelt als de kaart. Ik denk daarbij met name aan de grote hoe
veelheid civiel-technische tekeningen, bijvoorbeeld betreffende bouwkundige wer
ken en grondwerken, om nog maar te zwijgen van de sectoren waterstaat en
scheepsbouw. De tweede beperking is gelegen in de omschrijving 'van kaarten, die
zich bevinden in de rijksarchiefbewaarplaatsen'. Het zou, dunkt mij, van meer zin
voor de realiteit getuigen, als ook de aandacht gericht zou zijn geweest op de toe
komst, waarin juist een cataract van civieltechnische tekeningen ons te wachten
staat. Wat bezielt ons toch, om hardnekkig de toekomende tijd te negeren, net zo
lang, totdat de door ons zo gevreesde crisis zich inderdaad heeft gemanifesteerd,
waarna als een Beatle 'Help' wordt geroepen en de problemen vervolgens weer
naar onze bureaulade worden gedirigeerd, om er na een aantal jaren weer een aan
tal studiedagen aan te wijden. Niet anticiperen op de toekomst is zeer ten detri
mente van de archieven en van ons imago. Het is te betreuren dat van de gelegen
heid geen gebruik is gemaakt op de berging van kaarten en tekeningen mede gelet
op de aanwinsten in de toekomst, aan een beschouwing te onderwerpen.
Het rapport van de commissie zelve bevredigt mij evenmin, in het bijzonder con
clusie 5, die het presteert een aantal open deuren in te trappen, zoals het treffen
van effectieve maatregelen tegen beschadiging en bescherming tegen slijtage. Maar
[290]
het nieuwsgierige lezertje wordt daar niet veel wijzer van, omdat hem niet gezegd
wordt welke maatregelen nu effectief zijn, en dat was toch een taak van de com
missie, dunkt mij.
De begrippen beschadiging en slijtage liggen in eikaars verlengde, maar worden
gescheiden door een aanbeveling die in de museumwereld al sinds vele jaren
gemeen goed is.
De commissie spreekt zich in dit gewraakte punt 5 niet uit voor een specifieke
wijze van berging, maar de laatste zinsnede doet vermoeden dat een horizontale
berging toch wel als de gebruikelijke wordt gezien.
De mogelijkheden van berging zijn slechts heel vluchtig besproken. Aan de verti
cale berging worden nauwelijks enige woorden gewijd en dan nog in overwegend
negatieve zin. De, waarschijnlijk, voortreffelijke 'Melinex-methode' wordt met
een half woord afgedaan, schande!
De opvattingen omtrent de ideale horizontale berging komen mij wat naief voor.
Ik zou niet graag deze aanbevelingen van de commissie volgen als ik een archief
van een technische dienst overneem, waarin zich duizenden, ja tienduizenden teke
ningen bevinden. De daardoor in beslag te nemen ruimte zou alle perken te buiten
gaan, immers, een ladensysteem kan niet hoger gebouwd worden dan 1.50 m, wil
men er efficient mee kunnen werken. Het rapporteren omtrent een efficiente ber
ging was ook een taak van de commissie. Maar er is meer met die laden aan de
hand. Zelfs indien een beperkt aantal kaarten of tekeningen in een lade liggen, is
beschadiging bij raadpleging niet uitgesloten. Want hoe werkt men in de praktijk?
Het stapeltje kaarten wordt aan de rand opgetild, men gluurt eronder of daar wel
het gezochte exemplaar is, waarna, bij succes, de hand onder de bovenliggende
kaarten wordt gestoken en het bundeltje in de meeste gevallen op de kast, boven
ooghoogte dus, ergens op goed geluk wordt neergelegd. In die gevallen waarin
kaarten en tekeningen zich niet in een stevig passepartout bevinden, is het ontstaan
van ezelsoren en valse vouwen gegarandeerd, om maar te zwijgen van erger. Maar
er is nog een joker in the pack: behalve de ruimte die elke kast an sich inneemt, be
draagt het totale benodigde vloeroppervlak minstens het dubbele van die van de
kast. Raadpleging kan nl. slechts geschieden bij uitgetrokken lade.
En, laten wij ons niet verbeelden dat een gezamenlijke inkoop de kantoormeu
belenfabrikant er toe zal bewegen nog voordeliger prijzen te offreren. Ieder die
ook maar enigszins op de hoogte is van de gang van zaken in deze industrie,
weet, dat de prijzen al scherp gecalculeerd zijn.
De zolang bezongen lade zal, vrees ik, moeten wijken voor de verticale berging.
Heeft de commissie zich ooit wel eens afgevraagd hoe de tienduizenden röntgen
foto's, aanwezig in elk ziekenhuis, worden bewaard? Verticaal, mijne heren, ter be
sparing van ruimte en terwille van een snelle raadpleging! Verticale berging be-
[291]
