Namen worden alfabetisch geordend, onderwerpen alfabetisch of systematisch,
of beide. Alfabetische orde is bezwaarlijk als de begrippen talrijk zijn. Hoewel in
socialistische landen één uniform systeem voor alle archieven nagestreefd wordt,
willen de meesten een systeem, dat aangepast is aan elke afzonderlijke doelstel
ling. Ingangen op buitenlandse archieven, die voor het eigen land van belang zijn,
zijn niet goed uitvoerbaar, omdat de methoden van indiceren teveel verschillen.
Regestenlij sten zijn nuttig voor middeleeuwse charters. Het begrip 'gids' is te wei
nig gedefiniëerd en wordt heel verschillend geinterpreteerd. Meestal verstaat men
hieronder een overzicht van de archieven, niet van hun inhoud, naar onderwerpen.
Als conclusie van Biljans rapport blijken de mogelijkheden om te komen tot een
algemene directe indicering beperkt. De gewone gang van zaken is nog altijd, dat
de onderzoeker zelf moet zoeken, waarbij de structuur van de archieven hem de
weg moet wijzen. De omvang van de archieven is te groot en de onderwerpen zijn
te gevarieerd, om daar voorlopig verandering in te brengen. De computer geeft
ook geen algemene oplossing.
Als eerste panelist sprak M. Baudot, inspecteur général des archives de France. Hij
vond het moeilijk nog iets toe te voegen aan het voortreffelijke rapport van collega
Biljan. Niet alleen een gedetailleerde numerieke beschrijving van de archieven
is nodig, maar ook een algemeen overzicht, want de onderzoeker moet zo nauw
keurig mogelijk geinformeerd worden. Daarom moet de typografie duidelijk zijn
en de inhoudsopgave zo uitgebreid mogelijk. Reproducties die ter zake en attrac
tief zijn verhogen de waarde van een dergelijk overzicht. Het repertoire van mid
deleeuwse bronnen, uitgegeven door de universiteit van Poitiers, werd door Bau
dot als een goed voorbeeld genoemd. De directeur generaal der Hongaarse staats
archieven, G. Ember, onderscheidde een heel scala van archiefingangen van een
algemeen overzicht tot een stuksgewijze beschrijving. De ideale oplossing zal altijd
bij de mogelijkheden aangepast moeten worden. In Hongarije zijn de archieven
van vóór 1867 alleen door inventarissen toegankelijk, van de latere bestaan ook
repertoria. De directeur van het staatsarchief in Darmstadt, E. Franz, vertelde
van het in Dusseldorf gebruiken van een computer voor de ontsluiting der reper
toria. Standaardisering van titels is daarvoor een vereiste. Door de computer wordt
de toegankelijkheid van de repertoria verbeterd, niet hun gehalte. Het doorlezen
wordt overbodig. In de Verenigde Staten, Canada, Engeland en België en in Duits
land in Coblenz en Marburg wordt gewerkt aan de samenstelling van nieuwe indi
ces op correspondentie en protocollen met behulp van een computer. Moeilijkheden
deden zich daarbij voor door een teveel aan trefwoorden en de verschillende spel
ling van plaats- en persoonsnamen. De voorbereiding van het materiaal voor de
computer is het grote probleem. Niet archivalisch geschoolde krachten kunnen
veel doen, maar voor de unificatie van namen is een vakkracht nodig. Daarom is
dit werk alleen voor veel geraadpleegde archieven lonend. O. Gauye, adjunct
archivaris van de Zwitserse confederatie, vertelde dat in zijn land gestreefd wordt
naar evenwicht tussen de belangen van alle groepen onderzoekers. Er bestaan door
de administratie gemaakte inventarissen, waarnaast van archiefzijde indices ge
maakt worden. De borderellen van overdracht worden door de archivarissen ge-
[262]
controleerd, de daaruit afgeleide fiches weerspiegelen de opbouw van de admini
stratie en maken alle archieven toegankelijk.
Voor Nederland zat in het panel de rijksarchivaris in Zeeland dr. P. Scherft. Hij
begon met erop te wijzen, dat inventarissen onontbeerlijk zijn, want zij geven de
structuur van de archieven weer. De opvattingen omtrent indices zijn aan veran
dering onderhevig, omdat de vragen der onderzoekers zich wijzigen met de ont
wikkeling van de historische wetenschap. In de oudere delen van de door Rijks
commissie voor de Vaderlandse Geschiedenis uitgegeven resoluties van de Staten-
Generaal is een index naar onderwerpen opgenomen, in de latere een chronolo
gische lijst. Een index op onderwerp was voor rechtshistorici praktisch, maar be
vredigde anderen niet. De algemene rijksarchivaris van België, dr. C. Wijffels,
maakte bezwaar tegen de opvatting van rapporteur Biljan, dat de onderzoeker
iets te zeggen heeft over de inrichting der archieven. Indices op persoonsnamen
achtte hij vooral voor genealogen van belang, die 45 van de bezoekers uitmaken.
Amateur-historici vragen naar analytisch-thematische inventarissen. C. Pavone,
directeur van het studie- en publicatiebureau van het Italiaanse staatsarchief, vond
het rapport van Biljan uniek. Het groeiende aantal bezoekers vraagt om grotere
toegankelijkheid van de archieven. De archivaris heeft daarbij een bemiddelende
culturele taak. De onderzoeker is nu eenmaal meer in een bepaald onderwerp dan
in de structuur van een archief geinteresseerd. Daarom zijn thematische indices
nodig, die echter een uniforme wijze van beschrijving vereisen. De terminologie
is dus de grote kwestie.
Er volgde een uitgebreide discussie, waarbij niet iedereen die zich aanmeldde aan
het woord kon komen. Voorzitter Chajn achtte dit grote aantal sprekers over een
zo belangrijk onderwerp als de betekenis voor de wetenschap van de ingangen tot
de archieven een bewijs voor het slagen van het congres. Alle bijdragen zullen in
Archivum XXII gepubliceerd worden, ook degene, die ter vergadering niet werden
uitgesproken. Wij volstaan er hier mee slechts enkele te noemen. Van Russische
zijde werd naar voren gebracht, dat de betekenis van Lenin voor de archieven en
hun rol bij de oplossing van de problemen van deze tijd te weinig aandacht had
gekregen. Daar men in Polen geen middelen heeft voor een dure ontsluiting van
archieven hoopt men op internationale samenwerking. In Tsjechoslowakije zijn
zeventig procent van de archieven in repertoria verwerkt, die aan de behoefte
der historici voldoen. Rusland geeft een serie documenten uit over de buitenlandse
politiek in de 19de en het begin van de 20ste eeuw. De stukken worden in de
oorspronkelijke taal, meestal Frans, afgedrukt en worden van een vertaling voor
zien in het Russisch. In Spanje maken thematische indices het de onderzoekers
mogelijk op rationele wijze hun materiaal te vinden. In Oost-Duitsland bestaat
tussen archieven van hetzelfde type samenwerking bij het maken van structurele
en thematische repertoria. In Frankrijk heeft men bij de departementale archieven
goede ervaringen opgedaan met inventaires sommaires, die men per depot in een
thesaurus zou willen brengen. In Canada maakt de administratie de ingangen tot
de archieven. Voor gedetailleerde indices is de computer ingeschakeld. Een generale
onderwerpen index op alle archieven wordt nagestreefd.
[263
