vanov vertelde, dat de Russische archivarissen goed op de hoogte zijn van de nieu
we technieken. De Internationale Archiefraad zou een informatiecentrum voor
deze zaken moeten oprichten. De tekst van Kathpalia werd door K. P. Srivestava
gelezen.
India heeft bijzondere moeilijkheden bij de conservering van archivalia door de
hoge temperatuur en vochtigheid. Calafells paper werd door mevrouw Guzman
voorgelezen. Daar Spanje geen antwoord had ingestuurd op dr. Rhoads question
naire, bevatte het een uitvoerig verslag van hetgeen in dat land op deze gebieden
gebeurt, o.a. regeling van de vernietiging, bescherming tegen brand en diefstal, res
tauratie van perkament, microfilmen, bijv. van stukken over de kolonisatie in
Amerika. Mabbs was van mening, dat het rapport van Rhoads getuigt van de
vooruitgang van de archivalische professie, met name door de bereidheid verwor
venheden van anderen in ons werk op te nemen. De geweldige groei van de ar
chieven en de toename van het aantal vragen kunnen niet alleen door grotere ge
bouwen en meer mensen worden opgevangen. Computers en processing informa
tion moeten hier verlichting brengen, maar de bewaring van met computer ge
vormde archieven is een nieuw probleem. Specialisatie in de opleiding van archi
varissen achtte spreker nodig, maar we moeten niet louter technici kweken. Nieuwe
methoden combineren met historisch geijkte inzichten.
Aan het debat werd deelgenomen door mevrouw D. Gavrilovic uit Joegoslavië en
de heren J. Drimal, Tsjechoslowakije; A. G. Mityukov, Oekraine; J. E. A. L.
Struick, Nederland; A. Salmela, Finland; V. F. Privalov, USSR; R. J. Coukoubo,
Kenia; P. A. Alsberg, Israël; nog een Oekrainer; F. Strahan, Australië; N. D.
Vinogradov, USSR, en S. Tomas-Fernandez, Vaticaanstad. Gewezen werd op de
noodzaak uitvoerige indicering aan het computergebruik te laten voorafgaan (Ga
vrilovic); het belang van fotografie voor het vormen van schaduwarchieven en om
de originele stukken te sparen, maar ook om bepaalde gebeurtenissen in reportage-
vorm vast te leggen en om te beschikken over afbeeldingen van gebouwen, die
afgebroken zullen worden (Drimal); goede programma's van eisen voor archief
gebouwen (Mityukov); de wenselijkheid iedereen een persoonsnummer te geven
(Salmela); noodzaak van invloed van archiefzijde op de archiefvorming bij de
administratie, ook wat betreft kwaliteit van papier en inkt (Privalov); behoefte aan
geschoold personeel voor microfilm en computer (Coukoubo); de ontwikke
ling in het denken der archivarissen over deze dingen, immers acht jaar geleden in
Brussel werd er nog geen zinnig woord over gezegd en nu is het allerwege on
derwerp van studie, die misschien door een ronde tafelconferentie nog meer ge
stimuleerd zou kunnen worden (Alsberg); belang van de archieven voor de eco
nomische geschiedenis (Strahan); analytische inventarissen (Vinogradov); de wen
selijkheid een catalogus van nieuwe technieken samen te stellen (Tomas-Fernandez)
Dr. Struick wees er op, dat de computer in Nederland bij sommige administraties
reeds voor archiefvorming gebruikt wordt: financiën, testamentenregisters; dat
veel gedaan wordt aan de selectie voor archiefvernietiging en dat de in het rap
port van dr. Rhoads genoemde Melinex hoezen voor charters ook in de gemeen
tearchieven van Leiden en Utrecht worden toegepast. Sociale geschiedenis en demo-
[260]
grafie krijgen in Nederland steeds meer belangstelling, schaduwarchieven worden
gevormd, op vele studiezalen beschikt men over lees- en copieerapparatuur, nieuwe
archiefgebouwen worden uitgerust met air-conditioning. De mogelijkheden van
de computer voor indicering worden bestudeerd, in het bijzonder het samen
brengen van alle gegevens uit één archiefbewaarplaats in het brein van één com
puter. Na al deze interventies was er nauwelijks tijd voor conclusies en kon de heer
Polvinen slechts in het kort rapporteur, panelisten en discussianten bedanken.
Derde plenaire zitting: De betekenis voor de wetenschap van de ingangen
tot de archieven.
De derde plenaire zitting, gehouden donderdagmorgen 24 augustus, was gewijd aan
het rapport van F. Biljan, directeur der Joegoslavische archieven, over de betekenis
voor de wetenschap van de ingangen tot de archieven. Zij stond onder voorzitter
schap van de directeur generaal van het Poolse staatsarchief, L. Chajn. Uit het
belangrijke rapport van dr. Biljan komt als hoofdprobleem naar voren, dat de
archieven wel worden beschreven in inventarissen, maar dat er daarnaast behoefte
is aan ingangen op onderwerpen. De onderzoeker wil of kan niet zelf zoeken, maar
wil meteen antwoord op zijn vraag. Vroeger heeft dit geleid tot archiefordening
naar onderwerpen en er zijn nog altijd onderzoekers die dat wensen. De archivistiek
heeft dat standpunt verlaten op grond van het respect des fonds. In feite schieten
de onderzoekers met hun zeer uiteenlopende vraagstellingen er niets mee op; de
oplossing moet gezocht worden in ingangen. De lopende administratie maakt die
echter meestal niet zo, dat de historicus er genoeg aan heeft. In de meeste landen
bestaan geen wettelijke voorschriften voor het maken van ingangen. In socialis
tische staten gaat men daarin het verst. Standaardisering van ingangen gebeurt
meestal door toedoen van archivarissen, niet van de administratie. Bij uitzondering
komt de wetenschappelijke wereld er aan te pas. De meeste antwoorden op Bil-
jans questionnaire zeggen, dat de structurele ingangen, d.w.z. die gebaseerd zijn op
de structuur van een archief, m.a.w. een inventaris, voor de onderzoekers, beter
zijn dan de ingangen op onderwerp. Het lijkt of men meer gelet heeft op de ac
tuele situatie dan op de ideale oplossing. Die is toch wel ingangen op onderwerpen.
Onderscheid kan gemaakt worden tussen archieven, die min of meer onderwerps-
gewijze zijn geordend, en die waarbij dat niet het geval is.
In het laatste geval kunnen toch dikwijls de onderwerpen worden verwerkt in de in
ventaris. Maar delen zijn niet te classificeren naar onderwerpen. Een analytische
index met trefwoorden in alfabetische of systematische volgorde kan toch nooit
zo gemaakt worden, dat zij op alle vragen antwoord geeft. Ook de computer is
volgens de rapporteur geen oplossing, daar zij duur is en er veel personeel bij nodig
is. Analytische indices op bepaalde series en indices op persoonsnamen komen veel
voor, maar omvatten slechts kleine en veel geraadpleegde archiefgedeelten. Bij de
ordening van de trefwoorden wordt nergens de U.D.C. zonder meer toegepast.
[261
