b. alle in het kader van deze nazorg naar de archiefbewaarplaatsen over te bren
gen archiefbescheiden op hun juiste ordening worden gecontroleerd.
Het bestuur van de Vereniging van
Archivarissen in Nederland,
De Voorzitter,
drs. R. A. D. Renting
De Secretaris,
mr. E. D. Eijken
VERENIGING VAN NEDERLANDSE GEMEENTEN
Aan de Vereniging van Archivarissen
in Nederland
p/a de heer drs. R. A. D. Renting
Gemeentearchivaris
te Rotterdam
No. 5191
Uw brief van 10 juni 1971
Onderwerp: Nazorg gemeente-archieven Paleisstraat 5, Tel. (070) 62 45 51
gjjj 2. 's-Gravenhage, 8 oktober 1971
Met genoegen lazen wij in Uw bovenaangehaalde brief, dat U ons streven om tot
verbetering van de archiefverzorging in de kleine(re) gemeenten te komen, waar
deert. In het plan om deze verbetering te realiseren en de toelichting op dit plan treft
U enkele punten aan, die U verontrusten. U zou het bijzonder waarderen, indien wij
zouden willen bevorderen, dat
a. de in de O.D.R.P.-informatie wellicht bij velen gewekte misvatting, dat de bij
de nazorgdienst aangesloten gemeenten zelf geen vakbekwaam archiefpersoneel in
dienst behoeven te hebben, wordt weggenomen;
b. alle in het kader van de 'nazorg' naar de archiefbewaarplaatsen over te brengen
archiefbescheiden op hun juiste ordening worden gecontroleerd.
Ten vervolge op onze brief van 10 augustus jl., nr. 6759, willen wij op Uw opmer
kingen ingaan. Vooraf menen wij nog eens te moeten uiteen zetten hoe wij tot het
ter hand nemen van de dienstverlening nazorg archieven zijn gekomen.
De ervaring heeft ons geleerd, dat onvoldoende verzorging van de archieven in de
kleine(re) gemeenten voortvloeit uit een structureel probleem, te weten de onmoge
lijkheid duurzaam de beschikking te hebben over een zowel kwalitatief als kwanti
tatief gezien optimale personeelsformatie.
In de praktijk is gebleken, dat verhoging van de kwaliteit van het archief en van het
archiefbeheer in deze gemeenten niet bereikbaar is door de bijstand in de vorm van
[246]
advies en controle. Zij hebben behoefte aan daadwerkelijke hulp, in een vorm als
thans geboden wordt door ons Centraal Adviesbureau voor O.D.R.P.
Op initiatief van de kring van gemeentesecretarissen in Noord- en Midden-Limburg
hebben wij enige jaren geleden in dit gebied de nazorg van de archieven (thans voor
22 gemeenten) op ons genomen op de wijze welke globaal werd omschreven in
0.D.R.P.-informatie nr. 6. Een Registratuurcommissie verzorgt namens de kring
de coördinatie, onderhoudt het contact met ons bureau en bevordert de doelmatige
functionering van de nazorgdienst. De voorzitter van deze commissie, de heer
J. J. H. Hannen, burgemeester van de gemeenten Baexem en Grathem, heeft zich
bereid verklaard omtrent opbouw en functionering van deze nazorgdienst de infor
maties te verschaffen. Desgewenst zoudt U zich met de heer Hannen in verbinding
kunnen stellen.
De gunstige resultaten van de Limburgse nazorg gaven ons mede aanleiding deze
vorm van dienstverlening uit te breiden. Daarbij hebben wij ons laten leiden ener
zijds door de overweging, dat verbetering van de archiefverzorging vooral in de
kleinere gemeenten dringend geboden was, anderzijds door het ervaringsfeit, dat
vele gemeentebesturen bezwaren hebben tegen het creëren, op basis van de Wet ge
meenschappelijke regelingen, van een eigen (intergemeentelijke) registratuurdienst.
Die bezwaren zijn voornamelijk terug te voeren op de overweging, dat dergelijke
diensten met één registrator onvoldoende zekerheid kunnen bieden ten aan
zien van de continuïteit van de dienstverlening. Wij hebben bepaald wel enige aar
zeling gehad voor wij tot een positieve beantwoording kwamen van de vraag, of wij
in die situatie zelf bepaalde uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de ge
meenten ter hand zouden moeten nemen. Het belang, dat wij aan een goede orde
ning van het archief als primaire informatiebron hechten, heeft tenslotte de door
slag gegeven.
De door U aangehaalde publikatie in O.D.R.P.-informatie nr. 6 bedoelde niet een
gedetailleerde beschrijving van de nazorg te geven. Zij was bestemd voor de bestu
ren van de kleinere gemeenten, teneinde deze in staat te stellen te beoordelen, of zij
daarover nadere inlichtingen wensten. In offertes en besprekingen ter plaatse wordt
de inhoud van de nazorg nader bepaald.
Na het vorenstaande willen wij op Uw kritiek ingaan.
Wij hebben ervaren, dat de passage dat 'aan het plaatselijk archiefpersoneel geen bij
zondere eisen voor vakbekwaamheid (meer) behoeven te worden gesteld' ook bij
anderen tot misverstand aanleiding heeft gegeven; vanwege het bureau O.D.R.P. is
die passage verduidelijkt in informatie nr. 7 (blz. 61). Wij vertrouwen, dat daar
mede dit misverstand is opgeheven.
Voor wat betreft Uw andere vragen menen wij, dat het volgende kan dienen:
1. Als algemene norm wordt bewerking van 1 /3 deel van het archief per jaar vol
doende geoordeeld voor het verzekeren van de blijvende functionering van het ar
chief. De ervaring te Limburg bevestigt de juistheid van deze norm.
Niettemin is er plaats voor 'bijstelling' van de norm. Dit geschiedt bijv. als de kwa
liteit van de normale dagelijks voorkomende ordeningswerkzaamheden onder de
[247]
