Nazorg gemeente-archieven
In O.D.R.P.-informatie nr. 6 van februari 1971 kondigde het Centraal Adviesbu
reau voor Organisatie, Documentatie, Registratuur en Personeelbeheer van de Ver
eniging van Nederlandse Gemeenten onder bovenstaand opschrift een nieuwe vorm
van dienstverlening aan in het vlak van de archiefverzorging.
Bedoelde diensten worden op kostprijsbasis aangeboden aan gemeenten tot
circa 10.000 inwoners en treden in de plaats van de begeleiding zoals we die tot nu
toe hebben gekend. Het nieuwe van de nazorgregeling is dat niet alleen wordt ge
adviseerd en gecontroleerd, maar dat ook daadwerkelijke hulp wordt verleend door
het verrichten van archiefwerkzaamheden. 'De nazorg beoogt', aldus een hierop be
trekking hebbende brief aan de gemeentesecretarissen, 'de voortdurende funktio-
nering van het archief te verzekeren door het verrichten van periodiek onderhoud
(aanpassing dossiervorming, afvoering en vernietiging), dat in vele gemeenten thans
achterwege blijft.'
Daar het bestuur van de Vereniging van Archivarissen in Nederland tegen de rege
ling, zoals deze werd aangekondigd en toegelicht, enige bedenkingen had, heeft het
zich per brief van 10 juni 1971 tot de directie van de V.N.G. gewend. Na een voor
lopige ontvangstbevestiging in augustus, ontving het bestuur van de V.A.N. bij brief
van 8 oktober d.a.v. uitvoerig antwoord van de V.N.G.
Het bestuur van de V.A.N. is voor de ontvangen mededelingen erkentelijk en heeft
de V.N.G. bericht de briefwisseling over deze zaak thans als gesloten te willen be
schouwen.
Omdat de nadere toelichting van de V.N.G. enkele belangrijke verduidelijkingen en
aanvullingen bevat ten opzichte van de O.D.R.P.-informatie nr. 6, zal daarvoor zo
wel in archivarissenkring als bij registratoren belangstelling bestaan. In verband
daarmee worden beide genoemde brieven hierna afgedrukt.
VERENIGING VAN
ARCHIVARISSEN
IN NEDERLAND Zwolle, 10 juni 1971
Aan de Directie van de Vereniging
van Nederlandse Gemeenten,
Paleisstraat 5,
's-GRAVENHAGE
Door enkele leden van onze vereniging werd ons bestuur geattendeerd op de door
Uw Vereniging ontworpen regeling met betrekking tot de 'nazorg' voor de archie
ven van gemeenten tot circa 10.000 inwoners. Nu wij met veel belangstelling hebben
kennis genomen van de zgn. O.D.R.P.-informatie nr. 6, waarin bedoelde regeling
[244]
wordt geïntroduceerd en toegelicht, willen wij het navolgende onder Uw aandacht
brengen.
Zoals ons reeds langer bekend is, laat de verzorging van de archieven bij veel kleine
gemeenten inderdaad zoals in genoemde publicatie gesteld wordt te wensen
over. Wij achten het gunstig dat Uw Vereniging blijk geeft met dit feit bekend te
zijn en zich wil inzetten voor en wil medewerken aan verbetering van deze situatie.
Het plan om deze verbetering te realiseren en de toelichting op dat plan bevatten
echter enige punten die ons zeer verontrusten.
In de eerste plaats vervult ons met zorg de aan het plan ten grondslag liggende ge
dachte dat voortaan de archieven in weerwil van wat artikel 2 van de Archiefwet
1962 zegt niet meer blijvend goed geordend behoeven te zijn. Immers, het wordt
voldoende geacht dat elk dossier slechts één maal in de drie jaren door een deskun
dige wordt bekeken, welke deskundige dan een medewerker van het bureau
O.D.R.P. zou kunnen zijn. Gezegd wordt namelijk dat 'aan het plaatselijk archief-
personeel geen bijzondere eisen van vakbekwaamheid (meer) behoeven te worden
gesteld.'
Afgezien van het wettelijk bezwaar tegen dit uitgangspunt, alsmede van de vraag
in hoever de administratie met een dergelijke ordening-achteraf gebaat is, vragen
wij ons af of op de voorgestelde wijze en binnen de geplande werktijden van vol
doende herstel sprake kan zijn. Naar ons gevoelen liggen hier dan ook tevens ge
varen voor wat betreft de staat van ordening, waarin de bescheiden naar de bewaar
plaatsen zullen worden overgebracht. In tegenstelling tot hetgeen gesuggereerd
wordt is het o.i. dringend noodzakelijk dat de administratie ook in de toekomst
méér dan in het verleden, waarin de huidige situatie ontstond zelf over vakbe
kwaam personeel beschikt. In deze gewenste omstandigheden zal begeleiding van de
zijde van Uw Vereniging echter niet overbodig, maar zelfs meer effectief zijn.
Ernstige bedenking hebben wij voorts tegen een bepaald facet van de wijze waarop
de archieven voor deze nazorgdienst geschikt zullen worden gemaakt. Wij doelen
hier op het zonder meer afsluiten en overbrengen naar de archiefbewaarplaatsen
van die archiefbescheiden (dossiers) die bij de aanvang van de nazorgdienst vermoe
delijk niet meer veelvuldig zullen worden geraadpleegd. Deze bescheiden, die
gezien het verzoek om nazorg niet best geordend zijn, zullen dus ook niet meer
op orde gebracht worden. Anders gezegd: wat in de afgelppen jaren in de bij het
bureau O.D.R.P. aangesloten gemeenten aan wanorde is ontstaan zal nu, wat de
oudere stukken betreft, door of op advies van datzelfde bureau zonder meer naar
de archiefbewaarplaatsen worden overgeheveld.
Als bestuur van de vereniging van ambtenaren, die met het beheer van oudere ar
chieven zijn belast en aan welke tevens het toezicht op de zorg, resp. op het beheer
van de jongere archiefbescheiden is opgedragen, gevoelen wij ons verplicht U van
de hiervoor genoemde bezwaren in kennis te stellen. Wij zouden het dan ook bij
zonder waarderen indien U zou willen bevorderen dat:
a. de door de O.D.R.P.-publicatie wellicht bij velen gewekte misvatting, dat de bij
de nazorgdienst aangesloten gemeenten zelf geen vakbekwaam archiefpersoneel in
dienst behoeven te hebben, wordt weggenomen;
[245]
