De wijze van verschaffen van gegevens via een automatisch geheugen information
retrieval') kan in drie mogelijkheden onderscheiden worden:
1. het verschaffen van gegevens omtrent de plaats waar men het gevraagde
kan vinden (reference retrieval);
2. het verschaffen van het gevraagde (object retrieval);
3. het verschaffen van gegevens uit het gevraagde (data retrieval).
1. reference retrieval: het vragen naar vindplaatsen kan alleen beantwoord wor
den, als in het systeem de vindplaats ingevoerd is; als derhalve het archief geïnven
tariseerd is en de vindplaatsgegevens in de computer zijn ingevoerd. Het vinden zal
moeten gebeuren via trefwoorden, die elkaar weer zoveel mogelijk uitsluiten om niet
op een vraag vermelding van honderden stukken te verkrijgen.
In zijn inleiding tot de archivistiek gebruikt dr. J. L. van der Gouw het voorbeeld:
'schepenen van Hoorn verklaren, dat de armvoogden van Swaagh hebben overge
dragen aan mr. Joan de Monchy een stuk grasland, genaamd de Hoogeweydt, aan
de Swaagdijk.' In een index die alle wegen tot het vinden van dit stuk open wil hou
den, dienen dan de volgende trefwoorden voor te komen, overdracht (van grond),
schepenen van Hoorn, armvoogden van Swaagh, Hoorn, Swaagh, Joan de Monchy,
grasland, Hoogeweydt, Swaaghdijk en het jaar. Om immers temidden van honder
den andere stukken uitsluitend dit stuk te kunnen pakken dienen trefwoorden ge
bruikt te worden, die dermate selectief werken, dat op wens alleen dit stuk wordt
geproduceerd (cross-indexing). Deze wijze van automatische verstrekking van ge
gevens vereist dus een grondige inventarisatie en een even grondige en nauwkeurige
indicering, alvorens tot de verwerking in een geheugen kan worden overgegaan.
2. object retrieval: wil men zich via een automatisch systeem de inhoud van het
gevraagde stuk verschaffen, dan is naast de hiervoor genoemde bewerking voor de
selectie ook nog het afschrijven van alle stukken nodig. Hoewel er mogelijkheden
bestaan voor het door de 'computer' zelf lezen van de stukken, waarbij alle aanwe
zige woorden als trefwoord gelden, gaat dit alleen op voor bepaalde machineschrift
stukken, niet voor handgeschreven archiefstukken. Deze bewerking moet dus door
de archivaris geschieden.
3. data retrieval: indien gegevens uit stukken via een automatisch geheugen ge
leverd moeten worden, is nog een verdere bewerking van het archiefstuk nodig. Im
mers de in het geheugen in te voeren gegevens moeten eerst door de archivaris uit
het stuk gedistilleerd worden door een kritische en alzijdige analyse van het stuk.
De onder 1. genoemde bewerkingen moeten ook weer plaats vinden om de gegevens
selectief op te kunnen vragen.
Om een nuttige verwerking van archiefstukken in een informatie verschaffend sys
teem tot stand te brengen is derhalve nodig een grondige inventarisatie van alle
archiefstukken met een scherpe, veelzijdige indicering op de inventarisatie. Immers
bij een normale inventarisatie, die via de gebruikte systematiek een toegang levert
die voor een deel de uitputtende indicering ondervangt, werpt een duur automatisch
systeem met de daarbijbehorende dure bewerkingen niet zijn volledig nut af en is
er derhalve sprake van weggegooid geld. Voor de bestaande archieven zou een
automatiseringsbewerking zoals onder b. genoemd derhalve een zeer grote uitbrei-
[276]
ding van werk en kosten met zich meebrengen. Een volledig en uitgebreid geïnven
tariseerd archiefbestand is nodig voor het benutten van een automatisch verwer
kingssysteem. Het onder a. genoemde systeem kan na afweging van de kosten voor
elk geïnventariseerd archief worden toegepast. Voor de bestaande archieven dient
gesteld te worden, dat automatisering van de informatieverschaffing geen oplossing
biedt maar een vergroting van de problemen.
Anders ligt het voor de nog te vormen archieven. In het kader van een steeds verder
gaande mechanisering van administraties ontkomt men er niet aan, dat deze ook in
het archiefwezen een functie gaat vervullen. Om in de toekomst aan de taak van de
archivaris te voldoen is het dus nodig zich voor te bereiden op deze mechanisering
en de wijze van bewaring van de resultaten daarvan. Voor de archivaris houdt dit in
het zich voorbereiden op een geheel ander archiefbeheer: het bekend zijn met pro
grammeringstechnieken en het gebruik maken en controleren van ponskaarten,
magneetbanden en alle andere voortbrengselen van een moderne administratie.
Voor de toekomst is dat de enige oplossing omdat anders problemen ontstaan. Ar
chivistiek zal van een literair een meer technisch karakter moeten krijgen.
Inleidende literatuur:
P. A. Kallenbach, Inleiding tot information retrieval ten behoeve van biblio
theek- en documentatiesystemen, NI DER nr. 418, 1970.
B. C. Vickery, On retrieval system theory, 2e druk, London 1968. Zie ook de
tijdschriften Open en Journal of Documentation.
J. D. Winsemius
SUMMARY
Archives and automatization, problem or solution?
Automatization of the stock-rooms of archives with elevators or conveyance belts
involves certain costs but such an investment would also be labour-saving.
Automatization of information-procurement by way of a computer does not seem
to supply a solution to existing problems. The intensive preparatory work that is to
be done, viz. the making of extensive inventories and indices is too labour-consu
ming and too expensive.
In the future the archivist will receive in his care modern automatized administra
tions and he will have to be prepared to become acquainted with technical matters
such as programming, punch-cards and magnetic tapes.
[277]
