Archief en automatisering, probleem of oplossing?
The archives do not yet dispose of their own computers; the Bundesarchiv in Ko
blenz is connected with a computer elsewhere by way of a terminal and has started
feeding it with a general index. In Liege the notarial protocols are being prepared
for the computer in co-operation with the University. In the framework of the
Spindexprogram (selecting permutation indexing) the indexing of some inventories
has been automated in the United States since 1968.
Lack of money, personnel and apparatus force the archives to depend on co-opera
tion with universities almost everywhere.
A resolution was adopted in which the Executive Committee of the International
Archive Council was requested to install an International Committee that is to study
the problems connected with data processing and automation.
The second theme of the Table Ronde, 'The archives of the international institu
tions', resulted in a recommendation to the International Archive Council to insti
tute a working group that is to study the possibilities in order to arrive at a guide
and to advise the international archive-organisations.
[274]
De toegankelijkheid van archieven wordt bepaald door het aanwezig zijn van de
toegangen. De eis, die men aan een toegang moet stellen, is dat een stuk of serie
stukken uit een archief zonder moeilijkheden of uitstel kan worden geproduceerd.
Dit doel kan worden gerealiseerd met behulp van archiefinventarissen en de daarop
gemaakte hulpingangen: indices, klappers en systematische indelingen van de inven
taris.
Aan minstens de zelfde eisen inzake de toegankelijkheid moet voldaan worden als
men deze wil verwezenlijken via automatische wegen. Daaroverheen komt dan nog
de vraag of een automatisering voldoende besparingen in geld en werk oplevert om
een omwerking aantrekkelijk te maken. Voorts dient in aanmerking te komen of
men op snelle en efficiënte wijze de bestaande achterstanden in de bewerking van
archieven in kan lopen.
Twee wegen van automatisering zijn te bewandelen, een systeem waarbij de opber
ging van het archiefmateriaal en de verschaffing daarvan op automatische wijze
verloopt en een systeem voor de automatische verwerking van gegevens, door mid
del van 'computers'.
a. automatisch opbergsysteem.
Op grond van bij de inventarisatie toegekende coderingen bestaan er mogelijkheden
tot het automatiseren van het verschaffings- en opbergingsprocédé via liften- of
glijbanden-systemen, die via een op de codering afgestemd toetsenbord worden be
diend. Bediening kan door één man geschieden, niemand behalve een onderhouds
monteur bevindt zich in het magazijn. Tegenover een grote besparing aan personeel
en een simpele wijze van opbouw van een magazijn (als het ware een enkel blok over
de apparatuur) staan de grote kosten van de apparatuur en het onderhoud daarvan.
Gegevens betreffende bedrijfsarchieven in Amerika stellen een minimale archief
grootte van 2 strekkende km. om dit systeem nuttig te kunnen gebruiken.
b. automatische verwerking van gegevens: 'computers'
De verheerlijking van de techniek heeft in het algemeen een onbegrensd en derhalve
ongefundeerd vertrouwen in de techniek geschapen. Vele dingen zijn wel mogelijk,
maar lang niet alle dingen zijn nuttig. Afweging van reële factoren als kosten en
arbeidsintensiviteit van de bewerking moeten afgewogen worden tegen de werkelijke
voordelen van een nieuw systeem.
[275]
