matisering en vóór het internationaal Archiefcongres te Moskou (1972), waarop de
zelfde zaken behandeld zullen worden, bijeenkomen zal.
De archieven van de internationale instellingen.
Over het tweede thema van de Table Ronde was gerapporteerd door de heer Ch.
Gut (directeur des Archives de la ville de Paris).
Het onderwerp is ook reeds behandeld in Archivum II (1952) en op de Table Ronde
van Warschau (1961). Op de vragenlijsten is geantwoord door 12 instellingen; 7
waren vertegenwoordigd te Bad Godesberg.
De internationale archieven bevatten veel 'gedrukte archieven' (Zie verslag Table
Ronde 1970 in N.A.B. 1970 blz. 302 e.v.), voorts films, foto's, microfiches, magne
tische banden.
In het algemeen ressorteren de sectoren 'archief onder de administratieve diensten.
Steeds is er met de registratuur een nauwe band, die zich manifesteert in een samen
gaan binnen één sector: 'section des archives et du courrier
Het aantal bij de archieven werkzame personen varieert van ca. 3 tot 8 (Unesco),
23 (Uno), 39 (Europese Gemeenschappen). Ook t.a.v. de archiefordening zijn er
veel variaties: de Unesco gaat uit van het herkomstbeginsel, de Europese Gemeen
schappen werken met de U.D.C.
Voor de overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen gelden in de meeste gevallen
geen vaste regels. Bij de Unesco gebeurt het na 2-5 jaar; bij de F.A.O. (Food and
Agriculture Organization) blijven de bescheiden 3-7 jaar in een tussendepot. De
Europese Gemeenschappen hebben ook tussendepots in Brussel en Luxemburg, van
waar uit de bescheiden na 5 jaar overgebracht worden naar de historische archieven.
Voor vernietiging moet steeds toestemming gevraagd worden aan hogere bestuurs-
instanties. Door de administratieve diensten worden veelal termijnen voorgesteld;
o.a. bij de Uno en Unesco worden vernietigingslijsten opgemaakt door de archief
diensten in samenwerking met de administratieve diensten, van welke de stukken
afkomstig zijn.
Vooral om veiligheidsredenen worden microfilms vervaardigd. Bij de Unesco wor
den de door experts uitgebrachte rapporten in microfiche-vorm bewaard. De moge
lijkheden van computer-verwerking, b.v. met betrekking tot personeelsgegevens,
zijn in studie. Bij de Unesco zullen de gepubliceerde documenten geindiceerd wor
den met behulp van de computer.
Elke internationale organisatie is vrij de toegankelijkheid tot de archieven naar be
lieven te regelen. De archieven van jonge instellingen kunnen vaak moeilijk geraad
pleegd worden door buitenstaanders; voor oudere instellingen zijn er betere accom
modaties (studiezaal enz.) en vaste regelingen. Bij de Unesco zijn de bescheiden, die
ouder zijn dan 30 of (in bepaalde gevallen) 50 jaar, openbaar. Voor de archieven
van de Volkenbondsorganen geldt 40 jaar. Omdat het internationale organisaties be
treft, wil men bijzonder voorzichtig zijn met de openbaarheid.
Op de vraag of de archieven der opgeheven internationale organisaties/commissies
en de afgesloten archieven van speciale instellingen beter op hun plaats zijn gedecen
traliseerd in de staatsarchieven der diverse landen of gecentraliseerd in een eigen
[272]
archiefbewaarplaats, toonde Frankrijk zich een pleitbezorger van de eerste opvat
ting. In de Franse Archives Nationales zijn ingevolge internationale overeenkomsten
uit de jaren twintig de archieven van vrij wat internationale commissies terecht ge
komen. Tegen concentratie zou pleiten dat de nodige gelden moeilijk bijeen te bren
gen zouden zijn. M. Rieger (Verenigde Staten) noemde physieke samenbrenging
een wensdroom. Hij achtte het van belang dat in verschillende delen van de wereld
inlichtingen over de afzonderlijke bestanden gegeven zouden kunnen worden. In het
algemeen ging evenwel de voorkeur uit naar werkelijke, eventueel gedecentraliseerde
concentratie: de Poolse afgevaardigde dr. L. Chajn dacht daarbij aan 4 archiefbe
waarplaatsen. Over de vestigingsplaatsen waren de meningen verdeeld.
Ofschoon het aan inventarissen en gidsen niet ontbreekt, is wel komen vast te staan
dat meer coördinatie op dit gebied in een grote behoefte zou voorzien. Op voorstel
van de Zweedse afgevaardigde dr. O. Jagerskipld (in het voetspoor van de Ameri
kaanse afgevaardigde M. Rieger), werd het voorstel aangenomen aan de Internatio
nale Archiefraad aan te bevelen een werkgroep in te stellen met als opdracht de
practische mogelijkheden te bestuderen om te komen tot het samenstellen van een
gids en in het algemeen de internationale archieforganen van advies te dienen. Die
gids zou volgens de heer Sv. Weiander (Uno) niet alleen een adresboek mogen zijn
maar systematische informatie moeten bevatten. Het bestaan ervan zou een aan
sporing kunnen zijn om de zaak bij de diverse organisaties open te gooien. Als uit
eindelijk doel zag hij de vorming van een internationaal archiefcentrum.
Hiermee is wel het belangrijkste van wat besproken is, gezegd. Voor het Nederlands
archiefwezen zijn de in het tweede thema aan de orde gestelde problemen vanzelf
minder urgent dan die van het eerste thema.
Omdat in 1972 een Internationaal Archiefcongres te Moskou gehouden zal worden,
wordt in dat jaar geen Table Ronde georganiseerd.
R. A. D. Renting
SUMMARY
XlIIe Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives; The ar
chives and data processing and The archives of the international institutions.
The Table Ronde des Archives that was held from 13-16 September 1971 in Bad
Godesberg devoted a great deal of attention to the subject 'The archives and data
processing'. In his report Prof. dr. R. H. Bautier referred to the rapid evolution of
the use of electronics in administration. The archivists must be prepared for the
fact that after some time this new material (magnetic tapes etc.) will be placed and
preserved in the archive-depositories. In the United States and Sweden committees
have been instituted that will study the problems involved in this new way of kee
ping archives; elsewhere study-groups have been formed.
It is assumed that in the future the contents of perishable magnetic tapes will not
only be transferred to microfilm but that it will also be possible that they can be
transferred back to tape for later use.
[273
