In dit verband zij ook gewezen op de grootscheepse indicering van kerk- en parochie
registers enz. door de Mormonen te Salt Lake City.
Archieven als bewaarplaatsen van computerbescheiden
Omdat men doorgaans afhankelijk is van anderen (administratie, rekencentrum,
universitaire instelling enz.), verschilt het materiaal, waarmee gewerkt wordt. In de
Verenigde Staten en Duitsland is de magnetische band, in België (Luik) en Israël de
80-koloms ponskaart voor de input ingeburgerd. In Canada en elders wordt de in
voering van microfilmage bepleit. Voor de output heeft het Bundesarchiv gekozen
voor een optische leesapparatuur. Microfilm en microfiche zullen ook bij de output
van belang worden. In de Verenigde Staten en Zweden vindt men het juist de in
houd van de magnetische band over te brengen op microfilm omdat die veel beter
houdbaar is dan de magnetische band. Dr. H. Dahm (Rheinland-Westfalen) is ook
sterk geporteerd voor de microfilm. Hier is reeds vermeld dat een Zweeds comité
zich heeft bezig gehouden met de bewaring van magnetische banden. Het beklem
toonde dat ze buiten magnetische velden en buiten de invloed van electriciteit ge
houden moeten worden en dat ten gevolge van de kortstondige houdbaarheid ge
regelde omspoeling nodig is.
Wat de bewaring betreft moet vooropgesteld worden dat alleen de essentiële be
standdelen daarvoor in aanmerking komen. Alle documenten, die inlichtingen ver
strekken over het beheer (salarissen, boekhoudkundige gegevens) zijn vernietigbaar.
Bewaard moet worden met name het materiaal dat statistische gegevens bevat, en
natuurlijk ook al het materiaal dat ten behoeve van de indicering of inhoudsanaly-
sering geproduceerd is. De administratie moet erin worden opgevoed dat computer
gegevens ook archivalia zijn en derhalve voor bewaring in de archiefbewaarplaatsen
in aanmerking komenaldus het Amerikaanse rapport.
De basisinformatie, die in de computer gebracht wordt (het oorspronkelijk mate
riaal, de ponskaarten) is vanzelfsprekend omvattender dan de output. Het pons
kaartenbestand is zo omvangrijk dat bewaring ervan bezwaarlijk kan zijn. Het Bun
desarchiv bepleit ook vernietiging van de omvangrijke originele bescheiden, behalve
wanneer de inhoud ervan niet uitputtend verwerkt is. In het laatste geval zal men ze
bewaren, eventueel gemicrofilmd, mits ze van voldoende belang zijn. Overigens wil
len de Duitsers van het Bundesarchiv evenals Bautier de magnetische banden in elk
geval bewaren, in tegenstelling tot de Zweden (dr. O. Jagerskiold), die van mening
zijn dat men zich telkens opnieuw afvragen moet of uitwissing der gegevens op de
dure banden en een herhaald gebruik ervan niet zinvoller is dan bewaring. Het
Israëlische Staatsarchief (dr. P. A. Alsberg) bewaart principieel de oorspronkelijke
documenten, maar ter wille van latere onderzoekingsmogelijkheden daarnaast de
magnetische banden. De Amerikanen (M. Rieger) vinden bewaring van het oor
spronkelijke materiaal in microfilm-vorm de beste oplossing. Het wachten is op toe
passing van de mogelijkheid de gegevens niet alleen van de band op de microfilm
maar ook van de microfilm terug op de band over te brengen, ter wille van een later
gebruik thans nog een enorm kostbaar procédé. Een voordeel is dat de magne
tische band, die ook duur is, dan niet meer onuitgewist bewaard en na ca. 12 jaar
[270]
omgespoeld behoeft te worden. Door de gegevens telkens op de microfilm over te
brengen en ze daarna uit te wissen, kan van de band een maximaal gebruik gemaakt
worden; de goedkopere microfilm of microfiche fungeert op deze wijze als bewaar-
medium bij uitstek.
Het traditionele classificatiesysteem zal aan waarde inboeten naarmate de computer
meer informatie gaat bevatten. De informatica brengt een objectief ordeningssys
teem met zich mee, waarbij het herkomstbeginsel, dat de archivistiek beheerste,
heeft afgedaan. De documentatie wordt veel meer totaal en de 'archieffondsen' krij
gen een heel andere dimensie. In de structuur der archieven valt een grote omme
keer te verwachten. Vele data van diverse herkomst zullen, volgens het Amerikaanse
rapport, met elkaar opgenomen worden in de nieuwe centrale data-banks. De mate
riële bewaring zal niet meer in overeenstemming zijn met de volgorde van de inven
taris, omdat het materiaal zo ongelijksoortig is. Daarom zal veel met verwijzingen
gewerkt moeten worden.
Het is van belang dat de tegenwoordige apparatuur ook voor de oudere systemen
bruikbaar is. De oude machines behoeven dan ook niet meer te worden bewaard.
Conclusie
De archivaris heeft als opdracht bewaring en gebruik van archiefbescheiden. Voor
de bewaring zijn teams nodig van archivarissen en technici. Het gebruik kan alleen
doeltreffend zijn in teamverband.
Overal moeten generale indices gemaakt worden en door formalisering bepaalde
archieffondsen geschikt gemaakt worden voor computerbehandeling.
In de toekomst zullen wellicht geen ponskaarten en magnetische banden meer ge
bruikt worden: er wordt gestreefd naar directe aflezing der gegevens.
Indien wij niet bij blijven zal naar Bautiers waarschuwende overtuiging onze
plaats worden ingenomen door:
a. rekencentra van de administratie, die het essentiële van de contemporaine docu
menten zullen bewaren.
b. universitaire instituten, die zich zullen belasten met het onderzoek. Het bestaan
van het instituut: archief staat op het spel.
Aangenomen werd een resolutie waarin
1. ervan uitgegaan wordt dat documenten in de vorm van ponskaarten, magne
tische banden enz. evengoed archivalia zijn als documenten in de vorm van papier
en dat de bestaande voorschriften dus ook voor de nieuwe media van kracht zijn.
2. de noodzaak erkend wordt in alle landen een commissie of werkgroep in te
zetten met als taak de ontwikkeling van de mechanische automatisering bij te hou
den, een onderzoek in te stellen naar de mogelijkheden van formalisering en het ma
ken van een thesaurus en nieuwe methoden van inventarisatie enz. uit te proberen.
3. het Uitvoerend Comité van de Internationale Archiefraad verzocht wordt de
instelling van een Internationale Commissie in overweging te willen nemen, die
zich bezig te houden zal hebben met de problematiek rond de informatica en auto-
[271
