XIIIe Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives;
De Archieven en de informatica en De Archieven van de
internationale instellingen.
Van 13-16 september 1971 werd te Bonn (Bad Godesberg) in de ridderzaal van de
Godesburg de dertiende Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives
gehouden met als onderwerpen van bespreking: a. De archieven en de informatica
en b. De archieven van de internationale instellingen.
De Table Ronde 1971 heeft dank zij de uitstekende organisatie van gastheer dr. W.
Mommsen, president van het Bundesarchiv, volledig kunnen beantwoorden aan de
opzet een internationaal gesprekscentrum te zijn van leidende archivarissen uit vele
landen. Tijdens de ontvangsten en excursies, die in ruime mate aan dergelijke bijeen
komsten verbonden zijn, was er volop gelegenheid in ongedwongen sfeer ervaringen
uit te wisselen over allerlei vakproblemen.
Zij vermeld dat op bijzonder royale wijze diners, déjeuners en recepties aangeboden
werden door de minister van Binnenlandse Zaken, de voorzitter van de Verein deut-
scher Archivare dr. H. Dahm, de Ambassadeur van Beieren te Bonn (in de 'Bayeri-
sche Botschaft'), de Oberbürgermeisters van Bonn, Koblenz en Aken en de presi
dent van het Bundesarchiv, dr. W. Mommsen; dat onder deskundige leiding Bonn,
de Keulse Dom en de monumenten van Aken bezichtigd werden, dat onder prach
tige weersomstandigheden de Rijn bevaren werd van Koblenz tot de Loreley en dat
tijdens de werkbijeenkomsten voor de dames een speciaal programma gearrangeerd
was met als hoogtepunt een excursie door het Ahrtal naar Maria-Laach.
Er rekening mee houdend dat er ook nog tijd uitgetrokken werd voor bezichtiging
van het Bundesarchiv te Koblenz en voor het bijwonen van twee demonstraties van
de wijze waarop deze instelling in de praktijk gebruik maakt van electronische hulp
middelen, dan kan de conclusie niet anders zijn dan dat er gedurende de vier con
gresdagen van de vroege morgen tot de late avond gewoekerd is met de tijd.
Het aantal deelnemers was groot: ca. 70, vertegenwoordigend 23 Europese (waar
onder 8 Oost-Europese) landen, 6 niet-Europese landen en 7 internationale organi
saties. Uit Nederland waren aanwezig de Algemene Rijksarchivaris, mr. A. E. M.
Ribberink, en de voorzitter van de Vereniging van Archivarissen in Nederland, drs.
R. A. D. Renting.
Ontwikkeling van de informatica.
Prof. dr. R. H. Bautier (Ecole des Chartes) had, zoals hij reeds zo vele malen ge
daan heeft, aan de hand van de antwoorden, die hij ontvangen had op de toegezon-
[266]
den vragenlijst, een goed gedocumenteerd rapport samengesteld, dat tijdens het con
gres nog aangevuld werd met een uitvoerig verslag van dr. M. Rieger over de
situatie in de Verenigde Staten en mondelinge mededelingen van andere congressis
ten. De snelle evolutie van het gebruik van electronische hulpmiddelen door de ad
ministratie en door de wetenschappelijke instellingen zal in de naaste toekomst ge
volgen hebben die wij terdege onder ogen moeten zien, omdat het karakter van de
archieven er sterk door veranderen zal. Er moet mee gerekend worden, dat de
nieuwe documenten (magnetische banden enz.) kostbaar zijn en een geheel eigen
bewaartechniek noodzakelijk zullen maken.
Indien de archivarissen zich er niet van bewust zijn of bewust willen zijn dat zij mee
moeten gaan met hun tijd, dan zullen de administratieve diensten het nieuwe mate
riaal niet meer aan hen afdragen en wellicht overgaan tot ondoordachte vernietiging
(magnetische banden zijn duur en kunnen na uitwissing opnieuw gebruikt wor
den!). In de naaste toekomst zullen de nieuwe documenten in de archieven ontbre
ken en zullen de archivarissen gedegradeerd zijn tot beheerders van fossiele berg
plaatsen van oud papier. Willen we een rampzalige ontwikkeling voorkomen, dan is
haast geboden.
Bij de administratieve diensten in vele landen zijn de computers sedert 1960 volop
in opmars. Op de terreinen van statistiek, volkstelling, burgerlijke stand, salariëring,
pensioenuitkering, volksgezondheid, vreemdelingenregistratie, defensie, telecommu
nicatie, belastinginning, prijsontwikkeling enz. zijn ze niet meer weg te denken. Met
name waar het gegevens van blijvend belang betreft, dienen wij op onze hoede te
zijn!
In verscheidene landen zijn interdepartementale commissies of bureaux belast met
de coördinatie, rationalisatie en normalisatie van de codering. Zo hebben de Belgen
in 1968 een nationaal plan opgesteld, volgens hetwelk er 10 centrale en een aantal
departementale computereenheden ingezet zullen worden. In Engeland functioneert
een National Computing Center, in de Verenigde Staten van Amerika een National
Bureau of Standards, dat zich ook bezig houdt met de standaardisatie van de ma
chines. Zowel in de Verenigde Staten als elders treft men veel IBM-machines aan.
Toch gaat men hier en daar deze standaardisatie tegen omdat de technische ontwik
keling lijden zou onder het verdwijnen van de concurrentie. Een probleem is dat
alle machines snel verouderen en dan vervangen moeten worden door nieuwe; het
spreekt vanzelf dat dit gepaard gaat met moeilijkheden omdat de bestaande verwer
king der gegevens niet afgestemd is op de nieuwe apparatuur noch de nieuwe ver
werking der gegevens op de oude apparatuur.
De archivaris en de informatica.
Door de archivist of the United States is in 1967 een comité ingesteld ter bestude
ring van de problematiek rond vorming en bewaring van 'machine readable records';
na uitbrenging van een rapport (1968) volgde in 1969 de oprichting van een uitvoe
rend orgaan, de 'Data Archives Branch'. De National Archives and Records Service
en de Data Archives Branch zijn nu volledig betrokken bij de computer-problema-
267
