Rondkijkend naar richtlijnen voor algemene richtlijnen leverden Namen en Florence
niet veel meer dan doodlopende paden. Gelukkig boden de duitse kollega's soulaas.
Hun 35e duitse archiefdag, gehouden in Koblenz in september 1957, leverde waar
devolle suggesties. U vindt de résumés van de betogen in Der Archivar, 10, 1957.
Benaderingen waarvoor nu in Nederland in het kader van de algemene richtlijnen
suggesties zijn gedaan, vindt men daar gesuggereerd.
Rohr, plaatsvervangend direkteur van het Bundesarchiv Koblenz en prof Santé,
Staatsarchivdirektor van Wiesbaden (hun uitgestrekte betogen staan in het Archi
valische Zeitschrift 1958) stelden een benaderwijze voor die ook voor ons bruikbaar
is. Duitsland kende bovendien al lang algemene richtlijnen. 'Leitsatze' voor de ver
nietiging werden rond 1900 bij het geheim Staatsarchiv te Berlijn opgesteld en zijn
nadien door Meisner uitgewerkt. Deze richtlijnen zijn niet oninteresant. Terecht
wordt er in gesteld dat de beslissing om stukken voorlopig te bewaren, vaak leidt tot
het ten onrechte blijvend bewaren van het materiaal. Men moet zijn beslissing defi
nitief maken. Zo nodig besluit men tot het vernietigen na 10, 20, 30 of 40 jaar. Als
men echter gaat zeggen 'we bekijken het later nog wel eens' dan bouwt men aan een
verstopt pakhuis. De berlijnse regel: geen materiaal vernietigen van vóór 1600 leek
overigens niet erg praktisch, evenmin als het bewaren van stukken betreffende aan
spraken op onroerend goed. Het waren suggesties die overwogen moesten worden,
maar die toch niet konden worden verwerkt. Een heel praktische pplossing geven de
algemene richtlijnen, die in Hongarije in gebruik waren. Daar was één regel: Niets
van vóór 1867 mag worden vernietigd; met als aanvulling: de vernietigingsploeg
krijgt 40 van de opbrengst van het vernietigde papier. De rigoreuze aanpak van
de vernietiging in Hongarije zal niets te wensen overgelaten hebben.
Rohr en Santé kwamen tot de konklusie dat men bij de selektie van wat al dan niet
vernietigd moet worden, primair het probleem moet leggen bij de archief-produ
cerende instanties en dat men per administratie moet bekijken: komt deze admini
stratie geheel of ten dele, al dan niet voor overname in aanmerking. U vindt deze
gedachten in het concept algemene richtlijnen. Als uitgangspunt werd genomen de
taak van het overheidsorgaan, de relatie van de overheidsorganen tot elkaar en het
blijvend belang van de stukken. Deze laatste term is door onze vereniging in een bij
eenkomst te Amsterdam onder voorzitterchap van dr. Van Hoboken geamendeerd
tot: het blijvende belang voor 1) de administratie, 2) de recht- of bewijszoekenden en
3) de wetenschap; onze drie kategorieën klanten. Dit amendement is door de kom
missie van de Archiefraad, die de algemene richtlijnen ontwierp, overgenomen.
De algemene richtlijnen bevatten nog een andere gedachte, ontleend aan de onver
getelijke Sir Hilary Jenkinson: vernietiging is primair een taak van de administratie
zelf. De funktionarissen, die het materiaal geproduceerd hebben, beschikken als
geen ander over het inzicht in de konkrete waarde van het materiaal. U vindt dit
terug als stelling 12 van de twintig 'prikkelpunten', die u zijn toegestuurd.
De registrator die het archief beheert, ziet de waarde van het onderdeel in het geheel
van de administratie. De archivaris, bemiddelaar tussen heden en verleden, staat
buiten de tijd en buiten de administratie. Hij kan de materie in perspektief stellen,
Er is een driehoeksverhouding van administratie, registratuur en archivariaat. U be
grijpt waarom hiervoor de term driehoeksverhouding gekozen is. Het is om de fan
tasie te prikkelen en daarmee het probleem vast te hechten in het geheugen. Deze
driehoeksverhouding is gekozen door de heer Van Meerendonk als onderwerp voor
zijn lezing 'De driehoeksverhouding als basis voor de legitimiteit'; de legitimiteit
namelijk van'ieder vernietigingsvoorstel.
Men zou kunnen stellen dat het concept algemene richtlijnen een kombinatie is van
de visies van Santé, Rohr en van de brilliante Jenkinson. Jenkinson, die van de
archivaris/registrator eist: 'He must preserve as little as possible'. Rohr formuleerde
dit als: 'Der Kreis des Materials das einer wirklich dauernden Archivierung würdig
ist, kann und muss so eng wie möglich gezogen werden'.
De Archiefwet 1962, ik heb het al gezegd, verlangt het samengaan van archivariaat
en registratuur.
Santé wees er op, dat de 19e eeuwse archivaris-historikus het vernietigingsprobleem
in feite onoplosbaar maakte. Deze archivarissen-historici waren verdiept in charters
en oorkonden, terwijl bij de administratie zich papiermassa op papiermassa stapel
de met de dreiging het gehele archief te verstoppen.
Tot de franse revolutie waren de duitse archivarius en registrator nauw verbonden.
Ditzelfde gold voor de fendist van het franse acien régime. Deze stond volledig in de
rechtswerkelijkhe'd, in de administratieve werkelijkheid. De franse revolutie en de
befaamde wet van 1794, brachten een coupure tussen administratie en archivariaat,
al is de oprichter en organisator van de Archives Nationales, Camus, als 'avocat du
clergé' van oorsprong duidelijk een admin'stratieve figuur. Dit geldt ook voor de
nederlandse en belgische ambtsvoorvader, Louis Prosper Gachard.
De jurist Gachard. die uit de administratie voortkwam, heeft zich ontwikkeld tot de
belangrijkste archivaris-historikus van het midden van de 19e eeuw. Zijn naam is in
de geschiedenis van het nederlandse archivariaat blijvend omdat de openbaarheid
en de toegankelijkheid van de archieven door hem in 1829 is geïnitieerd. Tn Neder
land zijn we sinds de Archiefwet 1962 meer gebonden aan het voorrevalutionaire
patroon dan aan het klassieke 19e eeuwse dat desalniettemin een blijvende ver
rijking bracht.
Uw taak als archivaris, ik heb het al gezegd, bestaat in het uitvoeren van de Archief
wet 1962 in samenspel met de registratuur. Houdt dan wel in de gaten dat de regi
stratuur, mijnheer Dinkgreve, niet doet wat hij doen moet. Artikel 21 van het
Koninklijk Besluit K 425 van 1950 verplicht de registratuur en we vieren nu het
twintigjarige bestaan van dat besluit tot het opstellen van lijsten van voor ver
nietiging vatbare stukken. Het verplicht de administratie ook tot een regelmatige
vernietiging en derhalve tot het kreëeren van een orgaan dat regelmatig vernietigt.
Ik weet niet, hoe de situatie is bij de gemeenteadministraties. Misschien horen we
ook hoe het bij de provinciale administraties is. Het is in ieder geval beroerd bij
menige rijksadministratie. De departementen die twintig jaar na het dwingende KB.
K425 in het bezit zijn van een sektie oud-archief voor regelmatige vernietiging en
inventarisatie zijn op de vingers van één hand te tellen.
Wanneer we nu, in 1970, de studiedagen wijden aan de vernietiging dan mogen we
[340]
[341]
