Wij meenden U het bovenstaande ter kennis te moeten biengen om aan te
tonen, dat onzerzijds alles zal worden gedaan ter oplossing van een probleem,
waarmee de diverse overheidsinstanties binnenkort zullen worden of reeds zijn
geconfronteerd.
II Door ons bestuur wordt vernietiging van archiefbescheiden zonder blijvend be
lang hoogst noodzakelijk geoordeeld, omdat zonder vernietiging van deze bal
last de essentiële kernen der archieven steeds ontoegankelijker dreigen te wor
den. Deze toestand doet ernstig afbreuk aan het beginsel van openbaarheid en
zal het toekomstig gebruik door de administratie, de recht- of bewijszoekenden
en de wetenschappelijke onderzoekers sterk belemmeren.
Overigens meent het bestuur dat het achterwege laten van de vernietiging van
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ook uit financieel-econo-
misch standpunt niet verantwoord is; de kosten aan mankracht voor de selectie
en de vernietiging zijn naar ons inzicht lager dan die welke aan de onnodige be
waring van grote hoeveelheden waardeloos papier besteed zouden moeten wor
den.
III Het is ons bestuur bekend, dat het ontwerp-Algemene Richtlijnen vernietigings-
lijsten archiefbescheiden reeds in een vergevorderd stadium van behandeling is.
De spoedige totstandkoming van het desbetreffend Koninklijk besluit wordt
door de leden van onze Vereniging van het grootste belang geacht.
IV Ons bestuur is van mening, dat met inachtneming der beginselen van de onder
I genoemde handleiding, zo snel mogelijk aan het ontwerpen c.q. aanvullen van
de in art. 3 van het Archiefbesluit bedoelde lijsten van voor vernietiging in aan
merking komende bescheiden dient te worden gewerkt. Wij dringen er bij Uwe
Excellentie op aan Uw invloed daartoe te willen aanwenden.
V Tenslotte geven wij Uwe Excellentie nogmaals de verzekering, dat wij van me
ning zijn dat de oplossing van het vernietigingsvraagstuk slechts gevonden kan
worden in nauwe samenwerking tussen archivarissen, registratoren en beleids
functionarissen.
Wij hopen van harte dat Uwe Excellentie op korte termijn het overleg wilt openen
met Uw ambtgenoten, die bij deze zaak betrokken zijn, en voorts alle andere maat
regelen wilt nemen, die de noodzakelijke snelle oplossing van het vernietigings
vraagstuk zullen verwezenlijken.
Het bestuur van de Vereniging van Archivarissen in Nederland,
De Voorzitter, De Secretaris,
R. A. D. Renting E. D. Eijken
MINISTERIE VAN CULTUUR,
RECREATIE EN MAATSCHAPPELIJK WERK
de Voorzitter van het bestuur van de
Vereniging van Archivarissen in Nederland
p/a Gemeente-archief
Mathenesserlaan 315
ROTTERDAM.
Directie O.K.N.
Rijswijk (ZH),
uw brief afdeling en nummer Steenvoordelaan 370, tel. 070-907600
d.d. 24-11-1970 O/MA 158.734 17 DEC. 1970
onderwerp
Vernietiging archiefbescheiden
bij de overheid.
Geachte heer Renting,
Naar aanleiding van Uw bovenvermelde brief, voor de toezending waarvan ik U
dank zeg, bericht ik U het volgende:
Ik deel de bezorgdheid van het bestuur van de Vereniging ten aanzien van het ver
nietigingsprobleem
Te Uwer informatie zij nog medegedeeld, dat met het ministerie van Binnenlandse
Zaken contact is opgenomen inzake de 'Algemene richtlijnen vernietigingslijsten ar
chiefbescheiden' en inzake herziening van de 'Lijst houdende opgaaf van voor ver
nietiging in aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven, dagtekenende
na 1850'.
Volledigheidshalve merk ik nog op, dat dezerzijds bij genoemd ministerie zal wor
den aangedrongen op het instellen van vernietigings- en inventarisatie-eenheden per
departement, en dat de rijksarchiefdienst door rechtstreekse contacten met de depar
tementen en door commissoriaal overleg met de Permanente Commissie Post- en
Archiefzaken Rijksadministratie werkt aan het op gang krijgen van de werkzaam
heden voor een verantwoorde behandeling van het archievenbestand.
Tenslotte bericht ik U de toezending van de onder I punt 4 op pag. 2 van Uw brief
bedoelde handleiding op hoge prijs te stellen.
Met gevoelens van hoogachting,
De Minister van Cultuur, Recreatie
en Maatschappelijk Werk,
namens de Minister,
de Chef van de Onderafdeling
Monumentenzorg en Archiefwezen,
(Mr. J. D. Chr. de Vries)
[415]
[414]
