Tekst van de brief, die het bestuur van de
Vereniging van Archivarissen in Nederland naar aanleiding van de
op de Studiedagen te Woudschoten aangenomen motie
heeft gericht tot Hare Excellentie de Minister van Cultuur,
Recreatie en Maatschappelijk Werk,
met het antwoord daarop
missie uitgebreid zien tot het gehele vernietigingsprobleem, waarbij het hem onver
schillig laat of het werk gedaan wordt door het bestuur van de vereniging danwel
door een aparte kommissie.
Het amendement wordt hierop aangenomen.
Drs. Renting zegt toe de wijze van ten uitvoerlegging nader met de Algemeen Rijks
archivaris uit te zullen werken.
Dr. A. J. Kölker zou aan de motie graag een kalkulatie toegevoegd willen zien van
de kostenbesparing, die een goed vernietigingsbeleid het rijk kan opleveren.
Drs. Renting brengt vervolgens de motie artikelsgewijs in stemming.
Mr. Ketelaar stelt voor de motie in die zin te wijzigen, dat de wijze waarop de bestu
dering van het vernietigingsvraagstuk in al zijn aspekten plaats vindt, geheel aan het
bestuur van de vereniging wordt overgelaten.
Dr. Van Hoboken voegt hieraan toe, dat hij geen voorstander is van het instellen
van een speciale kommissie en wijst erop, dat er in 1940 ook al eens een dergelijke
kommissie ingesteld is. Hij raadt het bestuur aan na te gaan of deze intussen is op
geheven.
De vergadering aanvaardt vervolgens ook dit amendement van mr. Ketelaar en be
tuigt bij acclamatie zijn instemming met de aldus gewijzigde motie.
Vervolgens sluit de voorzitter de bijeenkomst, waarmee deze Studiedagen besloten
werden, na de dank van de vergadering uitgesproken te hebben aan de sprekers, die
allen veel werk van hun voordrachten gemaakt hebben, aan de voorbereidingskom
missie de kollega's drs. E. P. Polak-de Booy, A. Graafhuis en J. A. Masselink
die enorm veel werk verzet heeft om alles naar wens te doen verlopen, aan de beide
notulisten mej. N. S. L. Meiners en de heer C. R. Schoute aan mevrouw A. J.
Spijkman-Visser, die de geluidsopname verzorgd heeft, en aan de heer H. M. Vrij-
moet, die de foto's heeft gemaakt.
[412]
Rotterdam, 24 november 1970.
Zwolle,
Aan Hare Excellentie de Minister van Cultuur,
Recreatie en Maatschappelijk Werk,
Rijswijk.
Excellentie,
Op 15 en 16 oktober 1970 zijn te Zeist onder auspiciën van de Algemene Rijksarchi
varis en de Vereniging van Archivarissen in Nederland gezamenlijk studiedagen ge
organiseerd, gewijd aan de problematiek rondom de vernietiging van archiefbeschei
den bij de overheid.
De laatste decennia hebben een enorme aanwas van archivalia te zien gegeven,
waarmee thans de registratoren worstelen en waarmee, indien niet tijdig afdoende
voorzieningen getroffen worden, de archiefbewaarplaatsen binnenkort overspoeld
zullen worden.
Door de aanwezige leden van onze Vereniging werd unaniem een motie aanvaard,
waarin het bestuur verzocht werd zich te bezinnen op de mogelijkheden, die tot een
snellere procedure ter oplossing van het vernietigingsvraagstuk kunnen leiden. De
wens werd uitgesproken de studie over het vraagstuk te vervolgen en spoedig af te
ronden.
1 Ons bestuur heeft zich inmiddels beraden over de wijze waarop in deze dient te
worden gehandeld. Wij stellen ons het volgende programma voor:
1 Vorming van een werkgroep van drie personen met een opdracht zich over
de vernietigingscriteria te beraden en een handleiding voor de selectie en
vernietiging van archiefbescheiden te ontwerpen.
2 Vorming van een bredere commissie van deskundigen, samengesteld uit ver
tegenwoordigers van administratie, registratuur en archiefwezen, met de op
dracht de ontwerp-handleiding op de merites voor de administratie en voor
de wetenschap te beoordelen en praeadvies uit te brengen.
3 Toezending van ontwerp en praeadvies aan de leden van onze Vereniging
en bespreking in een speciale vergadering.
4 Aanbieding van de handleiding aan Uwe Excellentie.
[413]
