1957, -58, -59, -60, -62, -63 en -65 wederom een niet-nederlandse vakgenoot. We
mochten bij die gelegenheid prof. E. Sabbe in ons midden als feestredenaar begroe
ten.
De studiedagen zijn nu verplaatst van het vertrouwde Den Haag en het aantrekke
lijke Voorhout naar Woudschoten. Het bestuur van de Vereniging van Archivaris
sen hechtte er grote waarde aan om de vakgenoten, min of meer als kluizenaars in
de bossen te verzamelen. Het is een beter oordeel, waar een Algemene Rijksarchi
varis zich gaarne aan onderwerpt.
Hier zijn we dan, en we zitten met een probleem dat op de studiedagen nog nimmer
behandeld is: Acquisitie en vernietiging. Dat de acquisitie en de vernietiging middel
punt is van deze bijeenkomst, is, tegen de achtergrond van de op 1 mei 1968 inge
voerde archiefwet van 1962, alleszins juist. De nieuwe archiefwet heeft een wijziging
gebracht in ons vak met de eis: overdracht na 50 jaar en met de rubriek van het
archiefbesluit die men ten onrechte Inspektie noemt en die zou moeten heten:
'Samenwerking tussen archivariaat en registratuur bij de zorg voor de nog niet over
gedragen archieven'.
Hoofdbestanddelen van ons vak zijn van ouds de beide taken: bewaren en toeganke
lijk houden.
De oudste mij bekende instruktie voor de archivarius werd uitgevaardigd door
Johanna I, die Koningin van Napels was in de jaren 1343-13811 Deze 14de eeuwse
instruktie stelt al heel duidelijk dat de taak van het bewaren niet enkel omvat het
konserverende bewaren, maar ook het acquisitieve bewaren, de taak er voor te zor
gen dat, wat bewaard moet blijven ook bewaard blijft.
Reeds in die oudste instruktie staat dat de archivaris, wanneer hij bij de administra
tie kwam, veelal datgene wat hij zag moest vernietigen, en datgene wat hij niet zag
naar voren moest halen en moest verwerven adquaero voor blijvende bewa
ring. Men had, naar mijn gevoelen als titel voor deze studiedagen de termen ver
nietiging en acquisitie ook kunnen vervangen door het enkele woord acquisitie. Zo
goed als de vernietiging een onderdeel is van onze tweede taak, het toegankelijk hou
den, zo goed is het ook een onderdeel van onze taak: behouden wat behouden moet
blijven. Het is voorts zo, zowel ten departemente als op de gemeentesekretarie, dat
het archief dat u in kasten sierlijk verpakt en goed geordend aantreft, de regelmatige
registratuur dus, nogal eens van weinig blijvend belang is, terwijl datgene wat een
direkteur, een sekretaresse, een kommissie in laden of op zolders heeft liggen juist
datgene is wat voor blijvende bewaring sub specie aeternitatis zoals onze duitse
kollega's in hun beschouwingen hierover opmerken in aanmerking komt.
In de oude instruktie komt dit acquirerende element, dit er bij zoeken heel duidelijk
naast het konserverende bewaren naar voren. U treft het ook aan bij de oude theore
tici. Jacob Wencket, de archivaris van Straatsburg behandelt het in zijn in 1713 ver
schenen werk 'Von Registratur'. U vindt er ook beschouwingen over bij Th. E.
Spiesz die jarenlang archivaris in Bayreuth is geweest en wiens werk 'Von Archiven'
uit 1777 nog altijd instruktieve literatuur vormt.
1 Mitteilungen des Instituts für oesterreichische Geschichtsforschung I (1880) s. 121-123.
De Archiefwet 1962 met de dwingende opdracht aan archivariaat en registratuur tot
samenwerking is de algemene aanleiding tot dit onderwerp.
De direkte aanleiding vormen de Algemene Richtlijnen, welke ingevolge artikel 3
van het Archiefbesluit 1968 in acht genomen moeten worden bij het vaststellen van
lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende stukken. Wij zijn overigens
geen nieuwlichters met het onderwerp acquisitie en vernietiging. Toen de Table
Ronde in 1955 te Namen bijeenkwam was de vernietiging een van de onderwerpen
van diskussie. Op het derde Internationale Archiefkongres te Florence, in 1956,
waar velen uwer aanwezig zijn geweest, was de vernietiging een van de hoofd
thema's.
M. J. H. Collingridge van het Public Record Office, de engelse Van Meerendonk,
die het probleem te Florence inleidde, vermeldde dat, evenals in Nederland, ook
elders de regel geldt dat de lijsten opgesteld worden door de administratie en dat ze
daarna op een of andere wijze ter goedkeuring bij het archivariaat terecht komen.
Voorts vertelde hij dat deze lijsten ook elders de te vernietigen kategorieën opsom
men. Collingridge vertelde, dat in de Sovjet Unie een kommissie uit de administra
tie, waarin altijd de 'archivist of the institution', waarschijnlijk de chef van de regi
stratuur, zitting heeft, de lijsten opstelt. Daarna worden deze goedgekeurd door de
archiefdienst die hiervoor eveneens over een veelzijdig samengestelde kommissie
beschikt. Deze gedragslijn geldt ook elders.
De buitenlandse voorbeelden verklaren waarom de Archiefwet 1962 de deskundig
heid van ambtelijke specialisten wilde aanvullen met de veelzijdigheid van een
wetenschappelijk- en administratief-representatief orgaan als de Archiefraad. U
weet dat de wet het horen van de Archiefraad bij het vaststellen van de lijsten eist.
Toen we vervolgens stonden voor de eis van de wet, algemene richtlijnen op te stel
len, een karwei dat het departement zeer begrijpelijk doorspeelde naar de archivaris
sen, toen rees de vraag: 'Wat wordt er met deze Algemene Richtlijnen beoogd?' Col
lingridge vermeldde bij zijn uiteenzetting te Florence zweedse en italiaanse lijsten
van altijd en overal voor vernietiging in aanmerking komende stukken. Het zweedse
voorbeeld noemde als stukken, die altijd voor vernietiging in aanmerking komen:
duplikaten, kopieën, primair statistisch materiaal, holleritkaarten. De italiaanse lijst
noemde: onbelangrijke zakelijke papieren, duplikaten, primair statistisch materiaal,
gedrukte stukken.
De kommissie die zich okkupeerde met het samenstellen van de concept-algemene
richtlijnen voor Nederland, heeft zich ook op dit type lijsten bezonnen. Het bezwaar
van de italiaanse lijst onbelangrijke zakelijke stukken is, dat er wordt gedele
geerd. Het is in feite een variatie van het engelse voorschrift dat die stukken vernie
tigd dienen te worden, die onbelangrijker zijn dan de stukken van meer belang en dat
de stukken, die belangrijker zijn dan de stukken van minder belang, bewaard moe
ten blijven. Het bezwaar is voorts dat noch duplikaten, noch kopieën, noch gedrukte
materialen altijd vernietigbaar zijn. Ik kan me bijvoorbeeld niet voorstellen dat u de
dubbelen van de Burgerlijke Stand, om maar iets te noemen, naar de papiermolen
verwijst of dat u het Staatsblad immer en altijd vernietigt. Traktatendossiers worden
door het Tractatenblad evenmin altijd vernietigbaar.
339
338
