Kostenberekening 1
Bijlage 3
Vernietigen
Eén selekteur kost
presteert 2 m of 100 kg p. dag
werkt in één jaar 225 mandagen:
doet 450 m per jaar2
opbrengst papier 0,17 p. kg3
225 X 100 X 0,17 ƒ3825,—
12.000,per jr.
of rond 4.000,per jr.
Kosten voor één jaar 8.000,
Bewaren
ƒ11,per m per jaar4
11 X 450 ƒ4950,— of rond 5.000,— le jr.
5.000,2e jr.
samen 10.000,
5.000,3e jr.
5.000,— 4e jr.
5.000,— 5e jr.
etc.
Bewaarkosten in 50 jaar 250.000,5
1 Deze globale vuistregel kan voor departementsarchieven worden toegepast en is als
uitgangspunt voor andere berekeningen in andere situaties te gebruiken.
2 Volgens opgave van het ministerie van Onderwijs en Wetenschappen werd door één
selekteur in 1966: 446 m' vernietigd; in 1967: 440 m'; in 1968: 438m'.
3 Mededeling van het bureau Verificatie van het directoraat der Belastingen (min. v.
Financiën) d.d. 1-10-1970.
4 Studie 'Kostenaspect uitdunning oud-archief', van afd. O E, min. v. Economische
Zaken, nr. 124/'64.
5 Konsekwentie van onnodig bewaren. Na 50 jaar zouden de kosten ten laste van de
rijksarchiefdienst komen. Rekening is gehouden met 50 jaar achterstand bij de bewer
king van semi-statische archieven.
[388]
Diskussie
Nadat drs. Renting kollega Van Meerendonk bedankt heeft voor zijn heldere inlei
ding, en vooral ook voor zijn bijdrage voor een 'Handleiding voor de selektie en ver
nietiging van archiefbescheiden', (bijlage 2), waarop de vereniging zeker zal terug
komen, geeft hij gelegenheid tot het stellen van vragen
Dr. WJ. van Hoboken verklaart dat ook hij met genoegen naar de inleiding heeft
geluisterd. Er is bij hem een vraag gerezen, namelijk of de opgave in de kostenbe
rekening, dat een selekteur 2 strekkende meter archief kan ruimen per dag, of 100
kg, niet aan de hoge kant is, gezien de ervaringen in Amsterdam. Of slaan deze cij
fers op stukken in dossiervorm.
Daarnaast wil hij ingaan op de opmerking van de inleider dat hij behoefte heeft aan
een wijziging van het Archiefbesluit in die zin dat van de overnameplicht voor stuk
ken ouder dan 50 jaar die stukken worden uitgesloten, die al voor vernietiging in
aanmerking komen. Dr. Van Hoboken herinnert aan art. 19, eerste lid, van het be
sluit: Archiefbescheiden welke jonger zijn dan vijftig jaar, mogen naar een archief
bewaarplaats worden overgebracht, wanneer er naar het oordeel van de beheerder
voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen. De beheerder
kan dus weigeren archieven jonger dan 50 jaar over te nemen als de VVV-stukken
er niet uit zijn verwijderd. Begrijpt hij goed dat kollega Van Meerendonk deze mo
gelijkheid wil uitbreiden over archieven ouder dan vijftig jaar?
Van Meerendonk: Die twee strekkende meter, die in de kostenberekening genoemd
worden, zijn bedoeld als vuistregel voor departementsarchieven, waar vaak series in
tweevoud voorkomen, zodat er zonder veel selektiewerk een van weg kan. Natuur
lijk zullen er ook wel dossiers nagesnuffeld moeten worden. Of dit de moeite waard
is, is een bedrijfseconomische kwestie, die van te voren bepaald moet worden. U
kunt de selekteur niet zomaar op het archief loslaten, van tevoren dient er een werk
plan gemaakt te worden. Nogmaals, het is een vuistregel, het zijn geen verzonnen
cijfers, zij komen uit de praktijk. Maar stel eens, dat de selekteur maar één meter per
dag doet, dan kunt u uit de kostenberekening zien dat hij nog zeker zijn geld waard
is.
Nu wat betreft de voorgestelde aanvulling op het Archiefbesluit; in de toelichting
op het ontwerp 1957 heeft men gesteld dat er vernietigd móét worden. Dat heeft
men niet in de wet durven opnemen, men kende het ook niet in de Archiefwet 1918.
Men heeft gedacht, dat het wel in orde kwam als het geregeld was in de beheers-
regelen. De praktijk bewijst echter dat zonder een sterk voorschrift, en gezien de
achterstand van vijftig jaar, de archivaris straks met de brokken komt te zitten.
'Ik heb bedoeld de administratie te dwingen tot selektie, men moet daar nu eens aan
beginnen. Zoals de toestand nu is hebben we geen enkel verweer. U kunt stellen dat
we de inspektie hebben en de beheersregels, maar althans in de rijksadministratie
mogen we ons met de uitvoering van het beheer niet bezighouden'. Van Meeren
donk bepleit daarom een voorschrift dat de administratie dwingt de archieven over
te dragen, van een inventaris althans een globale overdrachtslijst voorzien en ge
schoond. 'Tenslotte heeft de administratie zelf ook de wens te kennen gegeven, dat
[389
