Bijdrage voor een 'Handleiding' voor de selektie
en vernietiging van archiefbescheiden'
Bijlage 2
Inleiding
Bij de selektie van archiefbescheiden, zowel volgens de in art. 3, derde lid onder a-h
van het Archiefbesluit bedoelde lijsten als bij incidentele vernietiging, dienen de
'Algemene richtlijnen lijsten vernietiging archiefbescheiden' in aanmerking te wor
den genomen.
Als gevolg daarvan dient te worden overwogen:
1 de taak van het overheidsorgaan, dat de archiefbescheiden heeft opgemaakt of
ontvangen;
2 de relatie van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
3 het blijvend belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor:
a de overheidsorganen;
b de recht- of bewijszoekenden;
c het historisch onderzoek.
Zie ook verder de richtlijnen.
A Regels voor vernietiging
1 Vernietiging van archiefbescheiden, welke als kennisbron van de taakuitoefe
ning van een orgaan kunnen worden gemist, is noodzakelijk voor de toeganke
lijkheid en een voorwaarde voor het behoud van de kern van een archief.
2 De selektie moet geschieden na driehoeksoverleg tussen administratie, tegen
woordige en toekomstige archiefbeheerders en bij het overheidsorgaan waar
onder de archiefbescheiden berusten.
3 De keuze bij de selektie moet de funktie van een orgaan als basis hebben.
4 Onderscheid moet worden gemaakt tussen bescheiden betreffende het beleid en
betreffende de uitvoering.
5 Afspraken moeten worden gemaakt tussen organen, die een gelijksoortig taakge
bied hebben over de vraag welke instantie bewaart en welke vernietigt.
6 De vernietigbare bescheiden moeten vooral worden gezocht in de grote hoeveel
heden routinematige zaken die zich in de meeste administraties bij de uitvoering
van wettelijke regelingen voordoen.
7 Indien het origineel van een stuk in goede staat aanwezig is, kunnen losse, niet
tot een dossier of serie behorende afschriften worden vernietigd. 34, Hand
leiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, 1898).
8 Bij de selektie dient mede in aanmerking te worden genomen, dat veel gegevens
ook in andere bronnen dan archieven aanwezig zijn. Dit vereist onderzoek.
9 Ook andere bepalingen met betrekking tot archiefbescheiden naast de Archief
wet 1962 en het Archiefbesluit dienen bij de beoordeling van de mogelijkheid tot
vernietiging te worden betrokken.
10 Aanbevolen wordt de indeling van de na een bepaalde termijn te vernietigen ar
chiefbescheiden aan te passen aan een systeem voor periodieke schoning van het
archief. In de overbrenging van archiefbescheiden, voorgeschreven in artikel 5
van de Archiefwet 1962, dienen de vernietigbare bescheiden niet te worden be
grepen.
B Regels voor het niet-vernietigen
1 Bescheiden betreffende de totstandkoming van wetten en andere overheidsmaat
regelen dienen te worden bewaard.
2 Van de afzonderlijke zaken ter uitvoering van die maatregelen dienen de geval
len, die deze maatregelen ten principale toelichten, van vernietiging te worden
uitgezonderd.
3 Bescheiden, welke een samenvatting zijn van gegevens (bv. verslagen, rapporten,
grafische en andere voorstellingen), welke veelal aan andere bescheiden zijn ont
leend, dienen als de kern van een archief te worden beschouwd en als zodanig
voor blijvende bewaring te worden aangewezen.
4 Het aanleggen van lijsten van te bewaren archiefbescheiden naast lijsten van
voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden wordt aanbevolen.
5 Bij kalamiteiten gaan essentiële gegevens verloren. Aan bewaring van gegevens,
welke leemten kunnen aanvullen, dient bijzondere aandacht te worden besteed.
387]
