en waar notulen en andere verslagen en overzichten zullen worden bewaard. Zo
wordt het archief ontleed, zowel aan de hand van het organisatieschema en de in
ventaris zo die er is als aan de hand van de stukken zelf.
Literatuur
Archiefonderzoek is vanzelfsprekend noodzakelijk. Ook wordt nagegaan wat de
literatuur over het taakgebied geeft en hoe het staat met de bewaring daarvan (waar
blijft de Bibliotheekwet, die de bewaring van bibliotheekstukken voorschrijft en de
vernietiging reglementeert). Ik kom straks terug op het blijvend belang voor het
historisch onderzoek. Niemand zal eraan twijfelen dat rechten van overheid en bur
ger bewaard moeten worden.
Moeilijke zaak, dat verzeker ik u. U zou, om nu eens een eenvoudig voorbeeld te
noemen bij de Rijkswaterstaat de dokumentatie van het arrondissement Arnhem
moeten zien. Hoe nauwgezet van elke meter van de rijksweg ArnhemApeldoorn
de rechten van overheid en burgers op de weg en op de aangrenzende gronden vast
liggen. Rechten van burgers en overheid liggen in de archieven vast, ik behoef hier,
in dit gezelschap, daar niet lang bij stil staan. Voor de archivaris geldt de plicht die
rechten te bewaren. Mag ik nog even terug naar de driehoeksverhouding, tenslotte
is dat de titel van deze voordracht.
Nogmaals driehoeksverhouding
Het spijt mij voor de romantici, andere driften dan de vernietigingsdrift komen hier
niet aan te pas. Het driehoeksoverleg tracht het subjektieve bij de keuze zoveel mo
gelijk te elimineren. Anders dan bij het Britse systeem3 waar de Deputy keeper of
the records met zijn assistent en een advokaat met tenminste zeven jaren praktijk
nagaan, welke bescheiden niet op de vernietigingslijst mogen worden geplaatst,
steunt in ons huidige systeem het beleid in deze op de uitkomsten van het driehoeks
overleg tussen administratie, tegenwoordige en toekomstige archiefbeheerder en
vervolgens op de overwegingen van een speciale kommissie uit de Archief raad. De
overheidsmachine wordt doorgelicht. De waardebepaling moet organisatorisch-
funktioneel zijn. Vanuit de werkelijkheid van onze tijd met al zijn repeterende, ver
zamelende en reproducerende instellingen. De moeilijkheid is meer het verkrijgen
van het overzicht op de verspreide gegevens dan het gebrek aan gegevens. Als de
kommissie uit de Raad met het onderzoek gereed is, brengt de Archiefraad advies
uit aan de Minister van C.R.M. De afdeling Oudheidkunde ontwerpt vervolgens de
gezamenlijke beschikking van de minister van C.R.M. en de betrokken minister en
zorgt, na vaststelling, voor plaatsing in de nederlandse staatscourant. Is de vernieti
gingslijst eenmaal vastgesteld, dan zijn de hoofden post- en archiefzaken bij de rijks
administratie, zie artikel 21, lid 2 van hun beheersregels4, verplicht te zorgen voor
regelmatige vernietiging.
3 Verslag van de Britse Commissie met betrekking tot de departementale archieven,
paragraaf 33, juli 1954.
4 Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie 1950, Stb. K 425.
Kollektieve lijsten
Voor de vernietigingslijsten van de rond 1000 nederlandse gemeenten en van andere
overheidsorganen, -diensten en -bedrijven waarvan er meer dan één in Nederland
aanwezig is, soortgelijke instellingen dus, moeten de betrokken ministers koördi-
neren.
De Algemene Richtlijnen zullen in deze wel suggesties doen. De wensen gaan uit
naar kommissoriaal overleg tussen vertegenwoordigers van de betrokken organen,
die ten aanzien van de taakuitoefening deskundig zijn en vertegenwoordigers van
registratuur en archivariaat. Ook hier weer het gewenste driehoeksoverleg.
Mikrofilm
Archiefbescheiden mogen (helaas staat er niet 'moeten') worden vernietigd na het
verstrijken van de in de lijsten vermelde termijnen (art. 3.1 Archief besluit). Maar
ook binnen de termijn. Als er maar reprodukties zijn vervaardigd (Dit doet even
denken aan die sekretaresse, die aan de direkteur vroeg: 'Mijnheer, mag ik al die
papieren opruimen'. Waarop mijnheer antwoordde 'Dat is best, maar maak eerst
afschriften'). De bedoeling van de wetgever was het ruimteprobleem op te lossen.
De massa papieren eerder opruimen en, bv. door mikrofilm, toch tot aan het ver
strijken van de termijn over de gegevens blijven beschikken.
Incidentele vernietiging
Deze, u ziet het schema, is bedoeld voor de zeldzame gelegenheid, dat na opruiming
van stukken volgens de lijst ook vernietigd kan worden als de lijst niet in alle geval
len voorziet. De procedure is eenvoudiger. De gemeentearchivaris, bijvoorbeeld, ad
viseert B. en W. B. en W. vragen vervolgens het advies van de Algemene Rijksarchi
varis. Laatstgenoemde hoort de provinciale inspekteur en brengt zijn advies uit aan
B. en W. Bij het rijk: de betrokken minister vraagt advies aan de Algemene Rijks
archivaris. De overwegingen van de adviseurs dienen de overwegingen van de Alge
mene Richtlijnen bij het lijstensysteem te zijn. Dit staat nergens voorgeschreven,
maar het is logisch.
De daarvoor in aanmerking komende wél in rijksarchiefbewaarplaatsen berustende
archiefbescheiden kunnen worden vernietigd, na machtiging van de minister van
C.R.M. en de vroegere zorgdrager. Het voorstel daartoe komt tot stand via een
omgekeerd driehoeksoverleg: archivaris, vroegere beheerder (registrator) en beleids
afdeling.
Nood vernietiging
Met deze hoofdlijnen meen ik te mogen volstaan. Wel moet ik nog wijzen op artikel
Ivan het Archiefbesluit, dat voor de z.g. noodvernietiging in tijden van oorlog, oor
logsgevaar of andere buitengewone omstandigheden bevoegdheid geeft aan de
Minister-President.
Normen
Ik kom nu aan een zeer belangrijk onderwerp waarvoor ik uw bijzondere aandacht
300
[381]
