een uitzondering op het in-goede-en-geordende-staat-bewaren is te beschouwen. In
elk geval heeft men de overheidsorganen niet willen verplichten tot vernietiging van
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Dat de wens tot vernietiging van de ballast aanwezig was bij allen die bij de behan
deling van de wetsontwerpen tot regeling van het archiefwezen waren betrokken,
bewijzen vooral de kamerstukken tussen 1956 en juli 1962. De toelichting op het
wetsontwerp 1957 gaat zelfs zover, dat het contrair met het voorgestelde artikel een
aanwijzing gaf over de inhoud van de te ontwerpen A.M.v.B.: 'In de in dit tweede
lid bedoelde algemene maatregel van bestuur zal onder meer moeten worden be
paald, dat bij overbrenging van archiefbescheiden naar de daarvoor bestemde ar
chiefbewaarplaats deze behoren gezuiverd te zijn van de voor vernietiging in aan
merking komende stukken en voorzien van een lijst van de stukken, die in de over
dracht begrepen zijn'2.
Ook de nota van toelichting op het Archiefbesluit hinkt op twee of op drie gedach
ten: niet verplicht, wel bevoegd, toch noodzakelijk.
En als men dan de overheidsorganen niet op hun bevoegde tenen wil trappen, dan
had men toch omwille van een doelmatig archiefbeheer in het vijfde wetsartikel, dat
de overbrenging regelt, kunnen bepalen: 'Bij A.M.v.B. worden tevens regelen vast
gesteld om de overbrenging achterwege te laten van archiefbescheiden, die voor het
historisch onderzoek niet van belang worden geacht'. Aan artikel 17 van het Ar
chiefbesluit zou dan vervolgens een artikellid moeten worden toegevoegd van bv.
de volgende inhoud: 'De volgens een lijst bedoeld in artikel 3 van dit besluit voor
vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden zijn in deze lijst tot over
brenging niet begrepen'.
Op die manier, mijnheer de voorzitter, zou de overnameplicht van de archivaris be
perkt kunnen worden tot het waardevolle archief gedeelte. Ik mag deze aangelegen
heid wel aan uw bestuur ter overweging voorleggen.
Schema art. 3 en 4 ab
Wat nu de huidige regeling ter uitvoering van Archiefwet 1962, artikel 2, tweede lid
betreft: ik verwijs naar het schema, dat u in ontvangst hebt kunnen nemen (bijlage
1). Het bevat de tekst van de normale vernietigingsprocedure van het Archiefbesluit,
niets nieuws dus, maar waarschijnlijk wat gemakkelijker leesbaar. Aan de linker
zijde staat de vernietigingsprocedure voor de niet in een rijksarchiefbewaarplaats
berustende archiefbescheiden en rechts voor de wel in een rijksarchiefbewaarplaats
berustende archiefbescheiden.
Deze indeling, nogmaals, ontleend aan hoofdstuk II van het Archiefbesluit, was
noodzakelijk, omdat de procedure voor de in n'/fcvarchief bewaarplaatsen berustende
archiefbescheiden anders is dan bv. voor bescheiden welke in een gemeentelijke ar
chiefbewaarplaats berusten. Rijksarchivarissen ressorteren onder de minister van
C.R.M. en beheren o.a. archieven afkomstig van verschillende departementen en
provinciale besturen. Vandaar dat artikel 4 van het Archiefbesluit bepaalt, dat
2 Bijlagen Handelingen Tweede Kamer 1956-57, 4549, nr. 3, blz. 7 rechter kolom.
378
naast de minister van C.R.M. ook degene op wiens last de archiefbescheiden zijn
overgebracht, machtiging tot vernietiging moet geven. De gemeentearchivaris oefent
zijn beheer uit onder de bevelen van één college van B. en W. waardoor de proce
dure anders is. Dit ter toelichting van de hoofdindeling van het schema.
Lijsten vvv-stukken
Vernietigingslijsten zie artikel 3 Archiefbesluit bestaan, aldus de inmiddels
ontworpen maar nog niet bij KB gegeven Algemene Richtlijnen, uit:
a een systematische opsomming van groepen archiefbescheiden, welke naar hun
inhoud gelijksoortig zijn, met vermelding van de termijnen na het verstrijken waar
van de archiefbescheiden mogen worden vernietigd;
b een toelichting, welke in ieder geval bevat de aanduiding van de bij de onder a
bedoelde opsomming gebruikte systematiek;
c een inhoudsopgave.
Groepen
Groepen naar hun inhoud gelijksoortige archiefbescheiden; geen opsomming van
afzonderlijke stukken. Het wordt aan de beheerder of de selekteur overgelaten te be
palen welke stukken onder die groepen moeten worden begrepen.
Mag ik de praktijk bij een ministerie als voorbeeld noemen. Nadat de archiefbeheer
der/registrator een eerste keuze in het archief heeft gemaakt stelt hij zich in verbin
ding met de betrokken beleidsfunktionarissen en legt hun zijn 'vernietigingsplan',
een schets voor een ontwerpvernietigingslijst, voor.
Driehoeksoverleg
Deze schets wordt in driehoeksoverleg besproken met een vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris, i.e. van de IVe afdeling. Als door dit overleg de schets tot
een ontwerp-vernietigingslijst is uitgegroeid wordt het door de betrokken minister
aan de minister van C.R.M. gezonden. De afdeling Oudheidkunde van C.R.M.
stuurt de stukken om advies naar de Archiefraad. Het sekretariaat van de Archief-
raad vraagt de Algemene Rijksarchivaris inzage van het rapport van de IVe afde
ling over het driehoeksoverleg. Dit rapport bevat de overwegingen, welke tot plaat
sing van de groepen van archiefbescheiden op de Ontwerp-lijst hebben geleid, waar
bij en nu citeer ik weer het ontwerp-Algemene Richtlijnen de taak van het
overheidsorgaan en de relatie tot andere overheidsorganen in aanmerking zijn ge
nomen en waarbij tevens is rekening gehouden met het blijvend belang van de in de
archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, de rechtzoe-
kenden of bewijszoekenden en het historisch onderzoek. Wel een zaak om even bij
stil te staan.
De taak van het orgaan was de oorzaak van het ontstaan van het archief. Kennis
neming van die taak en van de relatie met andere overheidsorganen is nodig om de
plaats van het orgaan in het gehele overheidsapparaat te kunnen bepalen. Als die
grens is bepaald, dan kan o.a. worden afgesproken dat de beleidsstukken moeten
worden bewaard, waar stukken betreffende de uitvoering kunnen worden vernietigd
[379
