vernietiging nog nuttig werk zou kunnen verrichten. Wij hebben dit 'archief' in
arren moede naar Schaarsbergen laten overbrengen.
Dit is één voorbeeld van een gedwongen overname waardoor belangrijke gegevens
zijn gered, maar waardoor ook veel ballast en werk in huis werd gehaald. Een ander
voorbeeld. Door de ontruiming van depots uit het Haagse saneringsgebied (Korten-
bos) moest worden toegegeven aan departementale druk tot overname van redelijk
toegankelijke, doch ongeschoonde archieven tot een lengte van 4 km. Kan men dit
weigeren, terwijl Schaarsbergen nog plaats biedt? Nog een laatste voorbeeld. Op
zekere morgen werd mij telefonisch gevraagd naar het Huis van Bewaring in Den
Haag te komen. Ik ben er met een redelijk goed geweten, dacht ik, naar toegegaan.
Het bleek, dat de direkteur die ochtend bezoek had ontvangen van de sloper, die
kwam vragen of hij met zijn werk (de sloping van het gebouw aan de Casuariestraat
38 in Den Haag) kon aanvangen. Het was tenslotte mogelijk om het archief, dat in
de grootste chaos cellulair was opgeslagen, onzerzijds in rekordtijd ter plaatse te
selekteren en, voor wat betreft het waardevolle gedeelte, over te nemen. De achter
stand bij de administratie t.a.v. archiefwerkzaamheden is niet in cijfers uit te druk
ken. Benauwende toestanden op dit gebied blijken uit de rapporten van de IVe af
deling. Het ziet er nog niet naar uit, dat spoedig verbetering mag worden verwacht,
omdat het personeelsgebrek op archiefgebied zeer groot is. Ook is het registratuur-
personeel, dat uitermate nuttig werk doet voor de archiefvorming, over het alge
meen nog te weinig ingesteld op het bewerken van hun semi-statische archieven.
Slechts bij enkele ministers kan worden gesproken van een bewust beleid in deze.
Ruimtegebrek
Dat ook elders de archiefjas te krap wordt, bewijzen de verzoeken van gemeentebe
sturen om het voorgeschreven advies in vernietigingszaken.
Bijna dagelijks komt er wel een brief op het algemeen rijksarchief zo in de trant van:
'De bewaarplaats van de gemeentearchieven is praktisch geheel bezet. Alleen een
ingrijpende en relatief kostbare verbouwing van het gemeentehuis kan een tijdelijke
verruiming geven. Bij ons is de vraag gerezen'etc. (volgt het voorstel tot ver
nietiging van bepaalde archiefbestanddelen). Wij vragen ons dan wel eens af waar
om dit soort zaken altijd wordt uitgesteld totdat men uit het raadhuis barst.
De parkeerplaatsen voor de archieven geraken vol. Doorstroom naar 'de Limbo'
(selektieplaats) is noodzakelijk. Weinig stukken bereiken de laatste rustplaats waar
hopen wij niet de rust van het kerkhof zal heersen. Zo zijn wij in gedachten al
met het vraagstuk bezig. U vergeeft mij deze uitweiding, die slechts de bedoeling
had tot een probleemstelling te komen, alvorens de procedure om tot vernietiging te
geraken voor u te behandelen.
Procedure
De meest eenvoudige methode voor vernietiging van archiefbescheiden is gewoon
wegdoen
Misschien kent u het woord van een dichter: 'gebruik met verstand de prullemand'.
Maar reeds in 1872 bleek met dit verstand geen oplossing te vinden voor de aanwas
376
van de departementsarchieven. Een ministeriële beschikking terzake genomen luidt
als volgt1:
De Minister van Binnenlandse Zaken, in aanmerking nemende dat jaarlijks het ar
chief van zijn Departement uit de onderscheidene afdelingen met tal van stukken
wordt aangevuld, waaronder vele, die voor de toekomst geen waarde hebben en alzo
doelloos aldaar gedeponeerd worden; Overwegende dat maatregelen nodig zijn om
den te groten aanwas dier archieven voor de toekomst te beperken' etc. (volgt
deredaktie van het besluit):
1873
a vanaf 1 januari 1873 worden de stukken, mits niet van waarde voor de dienst en
met behoud van alles wat historische waarde heeft, gemerkt met de letters 'V.V.V.'
(voor vernietiging vatbaar), waartoe aan elke afdeling een griffel zal worden uitge
reikt.
b na 31 januari 1877 worden de aldus gemerkte bescheiden welke vijf jaar oud
zijn onder toezicht van de secretaris-generaal vernietigd.
Of deze methode lang gevolgd is, is mij niet bekend, wel weet ik dat vandaag, zoals
reeds gezegd, 88 km archiefbescheiden van de 13 departementen bij ons op 'de
stoep' staan.
1918
Archiefwet 1918 en A.M.v.B. regelden de lijstenprocedure en de z.g. incidentele ver
nietiging. Het voert te ver daar thans op in te gaan.
1962 (1968)
Beter lijkt het mij om wat dieper in te gaan op de huidige regeling volgens Archief
wet 1962 en Archiefbesluit. Wel dien ik vooraf op de overgangsbepaling in artikel
64 van het Archiefbesluit te wijzen, welke de-onder de oude regeling vastgestelde
vernietigingslijsten handhaaft, totdat zij door overeenkomstig de nieuwe procedure
vastgestelde lijsten zijn vervangen.
In hetzelfde artikel 2 van de Archiefwet 1962, dat de overheidsorganen verplicht de
onder hen berustende archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren, is
een ontheffing van die verplichting opgenomen ten aanzien van archiefbescheiden,
die vernietigd, vervreemd of in bewaring gegeven kunnen worden krachtens een bij
algemene maatregel van bestuur te regelen bevoegdheid. Het is verleidelijk om te
veronderstellen, dat de overheid hier de 'goede en geordende staat' van de archieven
bewust heeft willen koppelen aan o.a. de vernietiging van waardeloze papieren.
Inderdaad wordt in de nota van toelichting op het Archiefbesluit gesproken van de
Noodzakelijkheid tot vernietiging 'uit een oogpunt van doelmatig archiefbeheer'.
Bevoegdheid, geen verplichting
Maar ik vermoed, dat het verlenen van de bevoegdheid tot het vernietigen meer als
1 Beschikking van de minister van Binnenlandse Zaken van 12 oktober 1872 Litt T
Ie afd. G.S.
377]
