Kan de archivaris bezwaar maken tegen vernietiging van de ballast uit de archie
ven?
Oude regeling
Het vernietigen van de stukken ouder dan het midden der 17e eeuw wordt de archi
varis door 33 van zijn Handleiding ontraden. Enigszins anders wordt het in de 18e
eeuw, waar alle private geldleningen, eigendomsbewijzen, huurkontrakten, enz.
uiterlijk en innerlijk de vorm van een oorkonde dragen. In diezelfde paragraaf vin
den we dan het eerste kriterium. De private oorkonden n.l. zijn, behalve wanneer ze
ondershands zijn opgemaakt, doorgaans de grossen van de akten, welke in minuut
zijn opgenomen in de protokollen der schepenbanken, notarissen, redgers, grietman
nen, pastors en kerkvoogden, of wie anders het recht van bezegeling bezaten. Dat
wil echter niet zeggen, dat u de private oorkonden dus kunt wegdoen.
Neen, u moet eerst nog nagaan volgens de Handleiding of de minuut brand
vrij bewaard wordt. Zo ja, dan kunt u de grosse wegdoen. En dan gaat het verder:
'Overigens beslisse steeds het gezond verstand en vernietige men niets zonder advies
van deskundigen'. Wie dat dan wel zijn, wordt in het midden gelaten.
In 34 staat verder nog, dat de nieuwere afschriften kunnen worden vernietigd. De
oude niet als deze nog paleografische waarde hebben. Maar niet te spoedig vernie
tigen, want als het origineel geschonden is dan heeft u de plicht om de goede af
schriften te bewaren. Tenslotte volgt nog een suggestie. Men zou ook in een biblio
theek een serie afschriften kunnen aanleggen ten behoeve van de archivaris zelf of
de onderzoeker. Tot zover de 'Algemene vernietigingsrichtlijnen' van de Handlei
ding, welke tussen 1898 en 1918 als een voorzichtige waarschuwing waren bedoeld
tegen te drastische maatregelen t.a.v. het archief.
Dit brengt mij tot een derde vraag:
Zijn de maatstaven voor het vernietigen uit oude archieven dezelfde als de aan te
leggen maatstaven voor de hedendaagse archieven?
Het probleem anno 1970
Nu, in 1970, zijn bij de Rijksarchiefdienst archiefbescheiden tot een lengte van 84
strekkende kilometers in 11 archiefbewaarplaatsen en enige hulpdepots aanwezig.
Vierentachtig kilometer! Een nieuwe voorraad van 88 km staat reeds klaar bij de
ministeries in Den Haag. Hier en daar wordt vlijtig gewerkt aan de werkzaamheden
ter voorbereiding van de overbrenging naar de rijksarchiefdienst. Of het tempo hoog
genoeg en de mankracht voldoende is om de papierstroom te kanaliseren, is zeer de
vraag. Ik stel het probleem anno 1970 abrupt naast het probleem anno 1900. 45 km
is het archiefbestand van het Algemeen Rijksarchief; 88 km staat voor de deur.
Wat doen we er mee?
Om de gedachte te bepalen: wij kunnen met deze Haagse archivalia de weg Den
HaagAmersfoort beleggen. Een hoeveelheid stukken ter lengte van de weg Den
HaagUtrecht wordt volgens de verwachting vernietigd (70 De rest, Utrecht—
Amersfoort, altijd nog om en nabij een 25-tal kilometers, blijft bewaard. Toch nog
2 x de inhoud van de Zwolse Sassenpoort; bijna de inhoud van de Groningse Rijks-
374]
archiefbewaarplaats; de helft van de omvang van het huidige archiefbestand van
het Algemeen Rijksarchief.
Ik sprak u nog niet van de andere daar onder te brengen archiefbescheiden, van de
Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal, van andere Hoge Colleges van Staat,
van het Kabinet der Koningin, de provinciale organen en van de in Zuid-Holland
gevestigde rijksorganen.
Hoe groot is de berg?
De reden hiervan is, dat er nog geen juiste cijfers bekend zijn, noch van de over te
brengen, noch van de te vernietigen bescheiden. Er zijn weinig cijfers bekend in de
andere provincies. Niemand weet de exakte cijfers van het aantal daar gevestigde
rijksorganen en het aantal in de eerstvolgende tien jaar over te nemen strekkende
meters geschoond archief. In Noord-Brabant heeft de toenmalige rijksarchivaris
mejuffrouw Korvezee in 1956 een poging gedaan om er achter te komen. Zij telde
275 rijksinstellingen in Noord-Brabant. Voorwaar een loffelijke inventarisatiepoging
maar, wie heeft er enig inzicht in de veelal belangrijker her- en der verspreid ge
raakte kommissiearchieven? Deze klaagzang moest ik even kwijt om aan te tonen,
dat daar waar het overzicht er nog niet is (nu bedoel ik het overzicht van de
niet-overgedragen archieven) de beslissing over wat er weg kan erg moeilijk is.
Een ordelijke administratie draagt haar archieven in 10-jaren-porties aan ons over.
Ik heb zojuist al mijn twijfel uitgesproken niet aan de goede wil, die is meestal
wel aanwezig maar aan de mogelijkheden bij de ministeries om tien jaar na de
inwerkingtreding van de Archiefwet, dat is dus in 1978, te voldoen aan de opdracht
archiefbescheiden van vóór de eerste wereldoorlog of zo u de termijn van 50 jaar
aanhoudt van vóór 1928, over te brengen en dan op de manier zoals de Archief
wet 1962 dit eist nl. geïnventariseerd en volgens de bedoeling van die wet geschoond,
kortom in goede en geordende staat.
Toestanden in archieven
Moet ik u vertellen van toestanden in de nog niet overgedragen archieven van rijks
organen gevestigd in de provinciën? Voorzover de ervaring van de nog jonge IVe
afdeling geleerd heeft, laat de toestand van vele rijksarchieven van de daar gevestig
de organen alles te wensen over. Middelgrote en kleine administraties hebben meest
al te weinig personeel om aandacht te besteden aan de niet-aktuele archieven. Het
aktuele heeft vanzelfsprekend voorrang. Aanstelling van bewerkers van semi-statis-
tische archieven is meestal niet mogelijk. Het kost al moeite genoeg om registratuur-
personeel op de begrotingen te krijgen.
Daarmede is het probleem voor de latere archiefbeheerder, dacht ik, duidelijk ge
noeg geschetst. Waar geen regelmatige verzorging en overbrenging is bij de aanwas,
daar ontstaan verzamelingen, die de naam van archief niet waard zijn. Bij een be
zoek onlangs aan een rechterlijke instelling te Zwolle bleek de chaos in het oudste
archiefgedeelte zo groot, (ik heb foto's voor de geïnteresseerde bij mij) dat niet ver
wacht mocht worden, dat het betreffende orgaan op het gebied van ordening of
[375]
