Dr. S. Hart wijst er bovendien nog op, dat de mikrofilm geenszins kostenbesparend
is.
H. J. van Meerendonk vermeldt, dat men bij de PTT ondanks de officieel niet
bestaande rechtsgeldigheid van de mikrofilm reeds jarenlang op grote schaal
stukken vernietigt na deze op mikrofilm te hebben overgebracht. Ditzelfde geldt
ook voor de voortijdige vernietiging van personeelsdossiers van het Ministerie van
Sociale Zaken. Als administratieve maatregel is deze werkwijze het overdenken toch
wel waard.
D. van der Vlerk komt terug op de vraag door drs. Roessingh gesteld. Om te voor
komen, dat in de dossiers waaraan verschillende afdelingen hun stukken hebben bij
gedragen, dubbelen voorkomen, stelt hij voor, dat elke afdeling een fotokopie maakt
van de originele stukken, die na afhandeling van de zaak vernietigd kan worden.
Dinkgreve: In de praktijk wordt er over en weer geschreven over een bepaald pro-
jekt. Iedereen zit met zijn dossiers die 5 jaar nadat de zaak rond is, in het centraal
sekretarie-archief bij elkaar komen. Daar zit iemand die de doorslagen, die in feite
ook een kopie zijn, weggooit. Nu wilt u er nog kopieën bij laten maken.
Van der Vlerk wil echter geen doorslagen meer laten maken. Er moeten werkko
pieën komen die in zijn geheel weg kunnen. De te bewaren stukken worden meteen
apart gelegd.
Dinkgreve begrijpt daaruit dat de vraagsteller in de werkfase één van de afdelingen,
die bij het projekt betrokken zijn, tot hoofdarchief-vormende afdeling wil maken.
Dit levert de volgende nadelen: a) het kost een groot aantal fotokopieën; b) er zijn
mensen die weigeren met een kopie te werken; c) de verantwoordelijkheid voor een
verkeerde dossiervorming schuift elke afdeling op de ander af.
Mr. Ribberink herinnert aan de fotokopieënverstopping bij de Staatsmijnen, die een
dergelijk soort systeem in vroeger tijden kenden.
Dinkgreve vreest een dergelijke verstopping voor alle administraties: een pakhuis
vol met originelen en een administratiegebouw vol met gefotokopiëerde stukken.
Bovendien, wie gaat de originele dossiers vormen?
Mr. E. D. Eijken wijst nog op de mogelijkheid, dat men op de kopieën aantekenin
gen maakt, zodat deze niet weggegooid kunnen worden.
Dinkgreve vindt dit een sterk argument tegen het door Van der Vlerk voorgestelde.
Om wille van de authenticiteit van het overheidsgebeuren durft hij soms een envelop
niet weg te doen.
Dr. Th. E. Jensma twijfelt aan de juistheid, althans in zijn algemeenheid, van de
door de inleider op het eind van zijn voordracht gesproken woorden, nl. dat de regi-
stratoren voor ons klaarstaan. Hij ziet het concept van de VNG betreffende de rege
ling van de zorg slechts als een poging om de hele zaak op losse schroeven te zetten
en krachteloos te maken. Het is een geluk dat vele gemeenten dit concept niet over
genomen hebben. Hierachter zit een stuk mentaliteit, dat niet met goede wetten e.d.
opgelost kan worden, doch wel door onderling overleg. Er zitten namelijk ook nog
bepaalde organisatorische aspekten aan vast. In de meeste gemeenten met 100.000
inwoners beheren de registratoren de interne zaken, hetgeen o.a. inhoudt dat zij met
kantinebeheer zitten opgescheept. Van deze mensen kan men alleen verwachten
hoewel ze zelf misschien wel anders willen dat ze stukken produceren en het stad
huis draaiende houden. Van de rest komt niets terecht, cf. K.B. K425.
Het tweede organisatorische probleem is het volgende. Het komt voor, dat de afde
ling algemene zaken, die gewoonlijk de kwesties van de gemeente-archivaris behan
delt, deze kwesties ter behandeling doorstuurt naar de registrator, die er volgens hen
meer verstand van heeft. Over deze registrator heeft de archivaris echter weer in-
spektiebevoegdheid, hetgeen aanleiding kan geven tot allerlei konfliktsituaties.
Hier ligt een organisatorisch struktureel probleem, dat de vraagsteller graag opge
lost zag door de registratoren, eventueel in samenwerking met het archivariaat.
Van Meerendonk ziet hier een begripsverwarring t.a.v. de VNG met zijn richtlijnen,
de kring van registratoren, anders gezegd de SOD, en het registratuurbureau. Hij
zou uit willen gaan van de registrator. Als men het zoekt in samenwerking van de
archivaris en de registrator, komt men op een heel ander vlak, dan wanneer men er
allerlei instituten bijhaalt. Deze samenwerking is dringend noodzakelijk. Hij gelooft
dat het initiatief hiertoe moet komen van de kant van de archivarissen.
Dr. Jensma ziet desondanks nog een organisatorisch struktureel probleem.
Dinkgreve kaatst de bal terug door te vragen wat de archiefwereld t.a.v. de registra
tuurwereld gedaan heeft bij de opstelling van haar regeling voor de zorg. Toen de
VNG haar regeling voor de zorg maakte, was daarbij niemand uit archiefkringen
aanwezig.
Dr. Jensma ziet wel in, dat de archivaris zich meer in de registratuur moet verdie
pen. Hij juicht dan ook een gemeenschappelijke opleiding van harte toe. Het omge
keerde moet echter ook het geval zijn. Ondanks alle formeel juist geformuleerde
voorschriften bestaat er bij de registratuur een bepaalde overigens wel te begrij
pen weerzin tegen de inspektie. De verhouding registrator-archivaris is een intern
organisatorisch probleem van de gemeente. Hij vraagt zich af of dat niet door regi
stratoren en VAN gezamenlijk opgelost zou kunnen worden.
Dinkgreve ziet het probleem meer in de psychologische sfeer liggen. 'Indien uw ver
eniging een ontwerp, waarmee de gemeenteraad moet werken, maakt zonder de
registratoren te raadplegen, dan is dat fout. Andersom hebben wij dit wel gedaan'.
Hij moet echter toegeven liever het ontwerp van de VAN te volgen dan dat van de
VNG. 'Hier en daar bestaan nog verouderde ressentimenten uit de tijd dat we elkaar
niet verstonden. Een aardig voorbeeld van dit niet verstaan was de volgende situatie
in een onzer gemeenten. In de kamer naast die van de dossiervormende registrator
zat de archivaris, die de dossiers na de overdracht uit elkaar haalde en de stukken
chronologisch rangschikte.
Twaalf jaar geleden heb ik aan het eind van mijn voor u gehouden voordracht ge
zegd, dat mijn inleiding zou mogen worden beschouwd als een grote steen, niet over
de vermeende kloof tussen archivarissen en registratoren geworpen maar in de
kloof, opdat deze wat minder diep zou worden. Ik geef toe dat die kloof er nog is,
maar hij wordt met de dag kleiner. In Amsterdam zijn we zestien jaar geleden al be
gonnen met een soort driehoeksoverleg. Plaatselijk zijn er misschien nog wel ver
ouderde toestanden aan te wijzen, maar een verklaring voor hun bestaan vindt u
eerder in de psychologie dan in de organisatorische struktuur'.
[371]
[370]
