aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dagtekenende van na 1850'.
(4) Nadat eerst bedoelde lijst is goedgekeurd en, voor zoveel noodzakelijk, de sub
(3) genoemde machtiging tot vernietiging van de daarop vermelde stukken is ver
kregen, draagt het hoofd van de beheerseenheid zorg, dat uit de door hem beheerde
archieven geregeld de op deze lijst voorkomende stukken worden uitgeschoten.
(5) Deze stukken mogen niet worden vernietigd, dan na verkregen machtiging van
de Gemeente-archivaris.
(6) Van iedere vernietiging wordt door het hoofd van de beheerseenheid een pro
ces-verbaal in duplo opgemaakt, waarvan één exemplaar bij het archief der beheers
eenheid wordt bewaard en het andere aan de Gemeente-archivaris wordt toegezon
den. Uit dit proces-verbaal moet blijken op welke wijze de vernietiging is geschied.
Wat komt er nu van de naleving van deze voorschriften terecht?
Vooreerst de Gemeentesekretarie van Amsterdam. Als ik mij niet vergis heb ik een
jaar of twaalf geleden voor de Vereniging van Archivarissen in Nederland mogen
spreken over de ontwikkeling van de registratuur bij de gemeente Amsterdam van
1812 tot heden (dat was dus 1957)1.
Ik deelde u toen mee, dat de gemeente Amsterdam bij de sekretarie alléén per jaar
meer stukken produceerde dan in de tachtig jaren van 1812 tot 1892. Het aantal
stukken van de sekretarie was in het bewuste jaar 1.400.000. Thans, wilt u uw
stoelleuningen even vasthouden thans is dit meer dan vier miljoen!
Dit is de jaarproduktie van de sekretarie. Mogelijk heeft iemand van u geachte toe
hoorders, mijn verontrusting, die in het begin van mijn inleiding tot uitdrukking
kwam niet gedeeld. Wees dan zo goed te beseffen dat het Sekretariearchief van Am
sterdam zich in 12 jaren meer dan verviervoudigd heeft!
Tot uw geruststelling: volgens de oude bestaande richtlijnen, waarvan iedereen zegt,
dat ze onvoldoende zijn, wordt zestig procent vernietigd met toestemming van de
gemeente-archivaris die steekproeven neemt. Dat betekent dus, dat van iedere strek
kende kilometer archief er zeshonderd strekkende meter in de papiermolen ver
dwijnt. Hieruit kunt u derhalve afleiden dat Amsterdam heeft gekozen voor de ver
nietigingsmethode van versnijden en derhalve heeft afgezien van de beide andere
aanvaardbare vernietigingstechnieken.
Dit is slechts mogelijk door de organisatievorm die Amsterdam voor de sekretarie
heeft gekozen. De sekretarieafdelingen beheren gedurende vijf jaren het door hen
zelf gevormde archief. Na vijf jaren dragen zij het over aan het Bureau Post- en
Archiefzaken Sekretarie dat ik persoonlijk gemakshalve altijd nog Centraal-Sekre-
tarie-Archief noem. Misschien vraagt u zich af: hoe krijgt u dat voor elkaar, die af
delingen te dwingen hun archieven aan dat Centraal-Sekretarie-Archief af te staan.
De oplossing is eenvoudig: wij hebben het beheer van de aanschaffing van archief
kasten in handen gelegd van het hoofd van het Centraal-Sekretarie-Archief. Vraagt
een afdeling dus een nieuwe archiefkast aan, dan is de eerste vraag: hoeveel moet u
afstoten? Daarna pas wordt er over aanschaffing van kasten gepraat. Het gevolg is
dat er nu afdelingen zijn, die vóór liggen op hun inleveringsschema.
7.ie Ned. Archievenblad 1957-1958, blz. 91-101.
364]
Bij de veertig diensten en bedrijven liggen de zaken veel moeilijker. Dit is een kwes
tie van mentaliteit. De administratieve diensten, zoals b.v. een gemeentelijke dienst
Sociale Zaken staan veel dichter bij de sekretarie-opvatting inzake de vernietiging
dan de technische diensten en bedrijven. Voor deze is de administratie een 'nood
zakelijk kwaad'. Het sterkst blijkt dit bij de politie-administratie, waar een enorme
tegenstelling bestaat tussen de geüniformeerde politie en de administratie. Voor de
stoere bewapende is iedere niet-bewapende een pennelikker, een al-dan-niet gediplo
meerde nummertjes-op-stukken-zetter. Waarschijnlijk is het zich afzetten tegen deze
mentaliteit de oorzaak van het feit dat we de politie-administraties tot de beste van
Nederland kunnen rekenen. Die van Amsterdam vernietigt dan ook regelmatig in
overleg met de gemeente-archivaris.
Ook voor een ingenieur, een dokter en een onderwijsman is de administratie een
noodzakelijk kwaad. In deze geledingen betekent een archief in goede en geordende
staat: 'bezorg me precies die stukken die ik nodig heb, en wat je er verder mee doet,
moet je zelf maar zien'.
Geheel anders is de situatie bij de administratieve diensten en bedrijven. Tijdens de
oude Armenwet was het gebruik per ondersteunde één dossier aan te leggen met alle
persoonlijke gegevens van de betrokkene, voorzien van alle gegevens van de ver
leende uitkeringen. Nu de Algemene Bijstandswet van kracht is, is de binding met
de kliënt we spreken niet meer van ondersteunde niet meer van belang. De
persoons-dossiers worden bewaard alsmede de uitkeringsnormen. Wat iedere kliënt
persoonlijk heeft ontvangen is niet van belang en kan na enkele jaren worden ver
nietigd. Nijmegen is in deze voorgegaan en Amsterdam zal spoedig volgen.
Wat noopt de diensten en bedrijven om tot vernietiging over te gaan? Hierbij moe
ten wij onderscheid maken tussen de moderne archieven laat ik zeggen van de
laatste 25 jaar en de daaraan voorafgaande, die onze zolders doen kraken. Aller-
wege tracht men door vorming van de registratuur-ambtenaren de inzichten inzake
efficiënt archiefbeheer te doen doorbreken. In Amsterdam zijn wij voor de zestien
de keer gestart met de kursus tot scholing van het registratuur-personeel, dit jaar,
1970, met twee parallelklassen van ieder 36 leerlingen. Uw lid, de heer Van Hobo
ken, geeft daaraan reeds 16 jaar zijn beste krachten en echt niet vanwege de scha
mele honorering die Amsterdam daaraan heeft verbonden. De laatste jaren laat hij
zich assisteren, mede met het oog op de kontinuïteit. Samen zijn wij bezig aan de
vorming van een nieuwe generatie registratoren. En de resultaten van onze inspan
ning tekenen zich duidelijk af. Niemand haalt het thans nog in zijn hoofd om buiten
de stadsarchivaris om tot vernietiging over te gaan.
Een geheel andere kwestie is de zaak van de oudere archieven die men als oude
rommel pleegt aan te duiden. Nergens geeft de Archiefwet of het Archiefbesluit aan.
dat deze zogenaamde rommel in 'geschoonde toestand' aan de Archivaris moet wor
den overgedragen. Dus laat men het op hem en zijn staf neerkomen om deze zaak te
klaren.
De werkelijke motieven tot vernietiging dan wel uitdunning bij de diensten en be
drijven zijn gelegen in ruimtegebrek. Pas wanneer men een nieuw gebouw gaat be
trekken ontdekt men wat men in de loop van decennia in zijn kelders of op zijn zol-
[365]
