straks aan de historici onder u eens vragen: Waar weet je meer van, van de Franse
Revolutie of van de Russische van 1917?
Als het waar is, dat het de mens niet gegeven is zijn eigen tijd te overzien, kunt u
zich dan voorstellen, dat de registrator de neiging heeft zijn archief integraal over te
dragen aan de archivaris en dan 'gelukkig' zo'n jaar of 30, 40 na zijn pensionering?
Dat de zolders van de departementen, rijksdiensten en -bedrijven, provinciale grif
fies en de provinciale diensten en -bedrijven, de gemeentesekretarieën en de gemeen
telijke diensten en bedrijven kraken onder de vracht van honderden, zo niet duizen
den, strekkende kilometers archief!
De computertoestand roept nieuwe vraagstukken op.
Ten eerste: de studies voor het samenstellen van een besturingsprogramma nemen
veel papier in beslag. Bijna het gehele archief van het Amsterdamse Gemeentelijk
Centrum voor Electronische Informatieverwerking bestaat uit voorstudies ten aan
zien van salarisadministratie, personeelsadministratie, bevolkingssysteem, vastgoed
systeem, geldstromensysteem (betaling en inkasso), materiaalsysteem, bestuurssys
teem, aktiviteitensysteem, alsmede de medewerking aan landelijke systemen, zoals
politie, bibliotheken en medische informatie. In de vrij langdurige aanloop
fase (wanneer er ergens geautomatiseerd wordt) betekent dit bovendien een verdub
beling van de administratie.
Wie deze imponerende lijst van te automatiseren projekten aandachtig heeft ge
volgd, zal beseffen, dat de archivaris van de toekomst de beheerder zal zijn van ver
ouderde computers die hij met bejaarde monteurs aan de praat zal moeten houden.
Voor wie mij niet gelooft, het volgende: de gemeente Amsterdam heeft aanvankelijk
voor haar raadsverslagen wire-recorders, later bandrecorders gebruikt. De bekende
burgemeester d'Ailly is inmiddels overleden. De draden waarop zijn redevoeringen
zijn vastgelegd, bestaan nog. Daarentegen zijn de apparaten waarmee men dit geluid
van zijn stem zou kunnen reproduceren, aan de meestbiedende verkocht.
Redelijkerwijs mag ik verwachten, dat men mij zal tegenwerpen, dat het juist de
routinezaken zijn die in de computer worden verwerkt. Indien men even wel beseft,
dat het vastgoedsysteem als objekt heeft de woningen en de andere gebouwen in de
gemeente, dat dit systeem informatie zal moeten verschaffen over de ondergrondse
leidingen, de belastingen met betrekking tot het vastgoed, de kwaliteit van de wo
ningen ten behoeve van de volkshuisvesting, gegevens voor de wijksanering en de
wegenbouw, zal men begrijpen dat het hier gaat over zaken die het gezicht en de
leefbaarheid van onze stedelijke gemeenschappen dusdanig bepalen, dat we hier
moeilijk van vernietigbare kwesties kunnen spreken.
Dan kom ik aan de lawine van kopieën. Het eerste stuk dat ik van de gezamenlijke
organisaties die deze studiedagen organiseren, mocht ontvangen, bleek een droge,
electrostatistische kopie. Nog maar weinig jaren geleden had de Centrale Reproduk-
tiekamer van de Gemeentesekretarie van Amsterdam een piek als er 4.000 licht
drukken in één maand werden vervaardigd. Thans is een aantal van 56.000 kopieën
per maand geen ongewoon verschijnsel. Mij zijn gevallen bekend, dat men kontrak-
tueel 2.000 kopieën moet vervaardigen. Haalt men dit aantal niet, dan is men vol
gens het kontrakt toch verplicht dit aantal te betalen. Het gevolg is dat men, als er
358]
7kopieën nodig zijn, er 10 laat maken. Drie voor het breken! De gemeente Amster
dam heeft twee jaar geleden een voordelig kontrakt afgesloten met een firma, waar
door een besparing werd bereikt van 110.000 per jaar. Het gegarandeerde kopie
volume bedraagt twee miljoen kopieën per jaar. Dit aantal wordt ruim overschre
den. En dan te bedenken, dat iedere gemeente die zich zelf respekteert, over deze
vorm van kopiëren meent te moeten beschikken. De huidige eisen van kommunika-
tie maken dit alles noodzakelijk. Even een kopietje naar een dienst, dan kunnen ze
daar met ons meedenken. Dat onze archieven verveelvoudigd worden, is evident.
Tenslotte de openbaarheid. Als het inderdaad zo wordt, dat de geïnteresseerde bur
ger inzage mag hebben van de overheidsbescheiden, dan dreigen voor het archief
grote gevaren van geschiedvervalsing. De ambtenaar die zich in de denkfase een
groot voorstander van de vestiging van Progil heeft getoond, zal zich, op het mo
ment dat de gehele stad en zelfs de gemeenteraad (qui potest capere, capiat) zich
legen keert, van sommige stukken ontdoen.
Daar komt nog bij, dat de mogelijkheid niet is uitgesloten dat in sommige kwesties
dubbele dossiers worden aangelegd. Ik mag bekend veronderstellen, dat de infor
matie van een wethouder afwijkt van datgene wat voor de raadsleden ter inzage
heeft gelegen. Dat gebeurt thans zonder de zozeer gewenste openbaarheid.
Dit alles zijn verschijnselen die zich langzaam opdringen of op ons afstormen en die
mij in meer of mindere mate verontrusten.
Na dit alles wil ik ingaan op de noodzaak van vernietiging. De Algemene Rijksar
chivaris heeft in zijn betoog geprobeerd de kern van dit vraagstuk te behandelen. Ik
kan daaraan uiteraard weinig toevoegen. En toch waag ik het vanuit bedrijfsecono
misch oogpunt op dit punt terug te komen. Mijn eerste funktie is: het mogelijk ma
ken dat het bestuur verantwoorde beslissingen neemt. Daarvoor is het nodig dat wij
ingaan op het proces dat beslissingen' heet. Of het nu gaat om de beslissing van
mij, persoonlijk, of één van mijn zonen een nieuwe fiets moet hebben óf het vestigen
van een milieuverontreinigende industrie in het Noordzeekanaalgebied, altijd is be
slissen het maken van een verantwoorde keus uit alternatieven. Dat betekent dat het
belangrijkste onderdeel van het beslisproces het informatieproces is. En dat niet
alleen in de tijd. Natuurlijk, in de tijd is het beslismoment een fraktie van een sekon-
de, terwijl het informatieproces soms een uur in beslag neemt, in andere gevallen
jaren. Bij de aanschaffing van een nieuwe fiets kan ik niet jaren gaan informeren. In
die tussentijd is die fiets een tweedehands auto geworden. De inrichting van een
Vincent-van-Gogh-museum vraagt wel jaren informatie. Maar die informatie is en
blijft een noodzakelijk onderdeel van iedere beslissing. Welnu, die informatie wordt
geleverd door het nog niet naar de archiefbewaarplaats in de zin van de wet over
gebrachte archief en in enkele gevallen door wat wij oneerbiedig 'oud archief' noe
men. Een onderscheiding die ik overigens hardnekkig blijf ontkennen.
Villen wij, archivarissen en registratoren (de laatste term vind ik nog steeds onjuist;
Je heer Schaap heeft ooit voorgesteld ons 'kanseliers' te noemen, doch onze afdelin
gen personeelszaken vinden dit belachelijk, overigens zonder tegenargumenten),
Jeze informatie aan onze bestuurderen verschaffen, dan dient het archief in 'goede
tn geordende staat' te zijn. Wat is nu die 'goede en geordende staat'?
[359
