of omslag opgenomen stukken betrekking hebben, deze band of dit omslag naar
een rijksarchiefbewaarplaats zou worden overgebracht. De bepaling van het tijdstip
.vaarop de stukken moeten worden overgebracht dient echter te verschillen naar
gelang het betreft stukken die zijn ingeschreven vóór 1 januari 1970 en daarna, in
verband met de andere wijze van bewaring (vroeger samenvoeging in één of meer
banden per jaar, thans per echtpaar in één omslag).
den aanzien van de vóór 1 januari 1970 in de huwelijksgoederenregisters opgeno
men stukken is thans bepaald dat de overbrenging plaats heeft binnen een tijdvak
van tien jaar nadat honderd jaren sedert 31 december na de datum van inschrijving
zijn verstreken. De na 1 januari 1970 ingeschreven stukken worden overgebracht
binnen een tijdvak van tien jaar nadat honderd jaar sedert de datum van sluiting
van het huwelijk zijn verstreken. De tot de huwelijksgoederenregisters behorende
kaarten worden overgebracht te zelfder tijd als het laatste op de kaart vermelde
stuk.
Aan de formulering van deze beschikking geef ik de voorkeur boven die van de
eerdergenoemde beschikking waarbij aan de colleges van burgemeester en wethou
ders machtiging tot opschorting van de overbrenging van de registers van de bur
gerlijke stand is verleend. Men vergelijke: in de beschikking betreffende het cura-
teleregister en de huwelijksgoederenregisters is het tijdstip van overbrenging be
paald, analoog aan artikel 5, eerste lid, van de wet: 'De overbrengingvindt
plaats binnen een tijdvak van tien jaar nadat
In de beschikking van 20 september 1968 echter is bepaald dat machtiging wordt
verleend 'de overbrenging op te schorten, totdat deze registers honderd jaar oud
zijn.'
Bevolkingsboekhouding
lot ongeveer 1920 bestond de gemeentelijke bevolkingsboekhouding uit vast-
bladige bevolkingsregisters. Daarna is van ongeveer 1920 tot ongeveer 1940 (dit
vei schilt per gemeente) het zg. gezinskaartensysteem aangehouden, dat vervangen
is door de thans gebruikelijke losbladige bevolkingsboekhouding (bevolkings- en
verblijfregisters).
De oude vastbladige registers zijn in de meeste gemeenten thans vijftig jaar oud
en dienen dus ingevolge artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1962 te worden
overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Wat betreft het gezins
kaartensysteem c. 1920-c. 1940 kan in sommige gemeenten evenwel de behoefte
bestaan tot opschorting van de overbrenging. De colleges van burgemeester en wet
houders zijn daarom bij beschikking van 21 september 1970 nr. O./M.A. 157.541 II
(Stcrt. 1970-188) gemachtigd (niet verplicht!) de overbrenging naar de ge
meentelijke archiefbewaarplaatsen van het van ongeveer 1920 tot ongeveer
1940 gehouden, tot het bevolkingsregister behorende, gezinskaartensysteem op te
schorten tot uiterlijk het jaar 2000. Deze machtiging is gegeven naar aanleiding
van een uit 1962 daterende brief van de minister van binnenlandse zaken, waarin
deze de minister van onderwijs, kunsten en wetenschappen verzocht zodra het in
[318]
voorbereiding zijnde Archiefbesluit in werking zou zijn getreden, machtiging te
verlenen tot opschorting van de overbrenging naar een archiefbewaarplaats van
de tot de bevolkingsboekhouding behorende archiefbescheiden die deel uitmaken
van een lopend register.
In tegenstelling tot de opschorting van de overbrenging van het openbare cura-
teleregister en de openbare huwelijksgoederenregisters betekent opschorting van
de overbrenging van de bevolkingsboekhouding tevens opschorting van de open
baarheid van deze bescheiden.
De Archiefraad, die over de brief van de minister van binnenlandse zaken advi
seerde (advies nr. 12 van 24 februari 1970) heeft zich vooral over deze consequen
tie van opschorting van de overbrenging diepgaand beraden.
Op verzoek van de Raad heeft de minister haar ambtgenoot van binnenlandse
zaken in overweging gegeven de colleges van burgemeester en wethouders te ont
raden bij de overbrenging van de tot c. 1940 bijgehouden bevolkingsboekhouding
de openbaarheid daarvan te beperken.
Ten aanzien van de na ongeveer 1940 aangelegde archiefbladen, persoonskaarten
tn andere bestanddelen van de bevolkingsboekhouding moet de termijn van over
brenging berekend worden vanaf het tijdstip van de laatste inschrijving op het
archiefblad, de persoonskaart enz. Deze kwestie is dus eerst over enige tientallen
jaren aan de orde; de Archiefraad achtte het daarom niet opportuun thans advies
uitte brengen over de overbrenging van de na 1940 daterende bevolkingsboekhou
ding naar de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen en wat betreft de bij de
rijksinspectie van de bevolkingsregisters berustende bescheiden naar de algemene
rijksarchiefbewaarplaats en over de openbaarheid van de bevolkingsboekhou
ding van na 1940.
Afgesloten 10 november 1970. F. C. J. K.
[319]
