Archiefrecht II
Overbrenging van archiefbescheiden
Volgens artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1962 worden de onder de over
heidsorganen berustende archiefbescheiden, welke ouder zijn dan vijftig jaar,
binnen een tijdvak van tien jaar overgebracht naar de bij of krachtens de wet voor
de bewaring daarvan aangewezen archiefbewaarplaatsen. Ter uitvoering van het
tweede lid van artikel 5 bevat het derde hoofdstuk van het Archiefbesluit bepa
lingen inzake de overbrenging, de vervroeging en de opschorting van de over
brenging. Voor opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden is vereist
de machtiging van de minister van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk,
die aan deze machtiging voorwaarden kan verbinden (artikel 20 van het Archief-
besluit). Deze bepaling heeft tot nu toe in drie gevallen toepassing gevonden.
Burgerlijke stand
Bij beschikking van 16 september 1968 nr. O./M.A. 145.306 I (Stcrt. 1968-189)
zijn de colleges van burgemeester en wethouders gemachtigd de overbrenging van
de in de gemeentehuizen berustende registers van de burgerlijke stand naar de
gemeentelijke archiefbewaarplaatsen op te schorten totdat deze registers honderd
jaar oud zijn.
Curateleregister en huwelijksgoederenregisters
Onlangs is aan de minister van justitie een machtiging verleend tot opschorting
van de overbrenging naar de rijksarchiefbewaarplaatsen van de tot het curatele-
register en de huwelijksgoederenregisters behorende bescheiden (beschikking van
29 juli 1970, nr. O./M.A. 154.515 II, Stcrt. 1970-147).
In het curateleregister (ingevoerd bij artikel 391 boek 1 van het Burgerlijk Wet
boek, in werking getreden op 1 januari 1970), dat berust bij de griffie van de recht
bank te 's-Gravenhage, wordt aantekening gehouden van rechtsfeiten die op
curatele betrekking hebben. Het register is openbaar; in het Besluit Curatele
register is o.m. bepaald dat een ieder inzage mag nemen van het register, dat be
staat uit een verzameling kaarten.
De openbare huwelijksgoederenregisters bestaan reeds langer (artikel 207 oud
B.W., thans artikel 116 boek 1 B.W.). Ter griffie van de rechtbank binnen welker
rechtsgebied het huwelijk is voltrokken kunnen bepalingen van huwelijksvoor
waarden worden ingeschreven. Alleen wanneer zodanige inschrijving heeft plaats-
[316]
gehad, kunnen de bepalingen worden tegengeworpen aan derden die daarvan
onkundig waren.
Ook dit register is openbaar; het Besluit Huwelijksgoederenregister 1969 (dat een
algemene maatregel van bestuur van 1956 vervangt) bepaalt o.m. dat de griffier
verplicht is aan ieder kosteloos inzage te verstrekken.
Vóór 1 januari 1970 (datum van inwerkingtreding van het Besluit Huwelijks
goederenregister 1969) werden de ter inschrijving in het register aangeboden stuk
ken per jaar in een aantal banden ingebonden; een op naam van de man gerang
schikt kaartsysteem verschafte toegang. Sedert 1 januari 1970 echter wordt voor
elk echtpaar te wiens aanzien een inschrijving geschiedt een omslag aangehouden,
waarin de aangeboden stukken worden bewaard. De omslagen worden genummerd;
de nummers van de omslagen staan op de kaarten die op naam van de man worden
gerangschikt.
Over het verzoek van de minister van justitie om machtiging tot opschorting van
de overbrenging heeft de minister van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk
- hoewel het Archiefbesluit daartoe niet verplicht de Archiefraad gehoord.
In zijn advies nr. 8 van 30 december 1969 (gepubliceerd onder de bijlagen bij het
Verslag 1969 van de Archiefraad - Staatsuitgeverij 1970) is de Archiefraad o.m.
ingegaan op de vraag vanaf welk tijdstip de in artikel 5, eerste lid, van de Archief
wet 1962 bedoelde periode van vijftig jaar moet worden berekend. Anders gezegd:
wanneer geldt een archiefstuk, gelet op de definitie van het begrip archiefbeschei
den in artikel 1eerste lid, onder b, van de wet, als 'ontvangen of opgemaakt'. Wat
betreft registers (niet in archieftechnische zin) die worden bijgehouden in de vorm
van losse bladen of kaarten, komt de Archiefraad tot de conclusie dat de datum
van de laatste inschrijving geldt als de datum waarop het stuk is opgemaakt.
Bij het curateleregister is het echter bezwaarlijk vast te stellen of enige inschrijving
de laatste is. Eerst wanneer de curandus is overleden kan de laatste inschrijving
worden aangewezen. Het overlijden behoort echter niet tot de feiten die in het
curateleregister worden aangetekend. Daarom dient de termijn na afloop waarvan
de kaarten moeten worden overgebracht berekend te worden vanaf een tijdstip
dat wel uit het register blijkt, nl. de geboortedatum van de curandus.
Gefingeerd moet worden, allereerst dat het overlijden plaats heeft gehad honderd
en tien jaren na de geboortedatum en voorts dat de laatste inschrijving is verricht
op de (fictieve) datum van overlijden. Uitgaande van deze dubbele fictie zouden
de stukken vijftig jaar oud zijn en dus voor overbrenging naar de algemene rijks
archiefbewaarplaats in aanmerking komen na het verstrijken van honderd en
zestig jaar sedert de geboortedatum. Om verschillende redenen adviseerde de
Archiefraad echter de termijn van overbrenging te stellen op honderd en tien jaar
na de geboortedatum (dus direct na het fictieve overlijden). Aldus is in de beschik
king bepaald.
Tegen opschorting van de overbrenging van de tot de huwelijksgoederenregisters
behorende stukken had de Archiefraad geen bezwaar. Het moet immers, gezien
de betekenis van het huwelijksgoederenregister voor het rechtsverkeer, bezwaarlijk
worden geacht indien nog tijdens de duur van het huwelijk waarop de in een band
[317]
