Xlle Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives,
Gedrukte archieven en De taak wan de archivaris
De twaalfde Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives had plaats
te Jerusalem van 31 augustus tot en met 3 september 1970. Alle zittingen werden
gehouden in het moderne gebouw van de Van Leer Foundation. De collega's in
Israël komt alle lof toe voor de uitnemende organisatie van het congres en van de
daaraan verbonden ontvangsten en excursies.
De feestelijke ontvangsten werden aangeboden door de Deputy Minister of Edu
cation and Culture, mr. Aharon Yadlin, met de directeur van het Institute of Jewish
Studies van de Hebreeuwse Universiteit, prof. Haim Beinart (campus Universiteit),
door de burgemeester van Jerusalem, Teddy Koliek (Israel Museum) en door de
archivaris van de staat Israël, dr. A. Bein (Knesset). De grote excursie van 2 sep
tember voerde door de bergen van Judea en via de kibboets Guivat-Brenner naar
Cesarea, een bijzonder interessant doel in dit door en door oude land.
Na drukke weken van voorbereiding kunnen gastheren en gastvrouwen met voldoe
ning terugzien op een congres, dat voor alle deelnemers een der Table Ronde
hoogtepunten geweest is. Natuurlijk heeft daartoe naast de fraaie weersomstandig
heden bijgedragen het verblijf in een staat, die aller respect afdwingt, en in een stad,
waarmee vele bijzondere banden ons van oudsher verbinden. Het spreekt vanzelf
dat ieder van de gelegenheid gebruik maakte om zoveel mogelijk indrukken mee
huiswaarts te nemen.
Het aantal congressisten was helaas beperkt, vooral wanneer wij vergelijken met
Boekarest in 1969. Gemist werden met name de delegaties uit alle landen van het
Oostblok en uit Italië. Vertegenwoordigd waren 10 Europese, 5 niet-Europese lan
den en 5 internationale organisaties door gezamenlijk 39 deelnemers. Uit Nederland
waren aanwezig de Algemene Rijksarchivaris en de voorzitter van de Vereniging
van Archivarissen in Nederland (mr. A. E. M. Ribberink, drs. R. A. D. Renting).
Gedrukte archieven, rapport
Na de begroetingstoespraken van dr. A. Bein (Israël), beantwoord door dr. L.
Sanchez Belda (voorzitter van de Conseil International des Archives), werd als eer
ste thema behandeld: 'Gedrukte archieven'. Als voorzitters der zittingen fungeerden
de heren Y. M. Akita (Ghana) en dr. W. Mommsen (Bondsrepubliek Duitsland).
Over het onderwerp was gerapporteerd door de heer Ch. Gut, secretaris van de
Table Ronde.
Tot de 'gedrukte archieven' worden in de Bondsrepubliek, Engeland, Israël, Polen
enTsjechoslowakije gerekend:
A de officiële gouvernements- of administratieve publicaties, bestemd voor ver
spreiding (bv. staatsbladen).
B de door druk of anderszins vermenigvuldigde documenten, die in beperkte op
lage uitgaan van een administratie voor intern gebruik (bv. circulaires, rapporten).
Joegoslavië voegt hieraan toe:
C publicaties die bsetemd zijn voor een beperkte groep personen of administraties
(bv. wetsontwerpen bij volksvertegenwoordiging).
In het algemeen oordeelt men dat het verzamelen van (zgn.) 'gedrukte archieven' tot
de taak van de archivaris behoort. Zij gelden immers dikwijls als primaire geschied
bronnen (Bondsrepubliek, Polen). Nederland en Noorwegen beperken dat verzame
len van 'gedrukte archieven' tot de documenten, die op het ressort van een archief
bewaarplaats betrekking hebben.
De officiële publicaties (dus categorie A) vallen meestal evenals boeken onder het
'dépot légal' van bibliotheken of van archieven: het laatste in sommige Duitse Lan
der en in Israël. In Nederland bestaat het 'dépöt légal' evenwel niet. Waar het wel
bestaat moeten een of meer exemplaren van het 'gedrukte' binnen een bepaalde tijd
afgeleverd worden.
Voor de 'gedrukte' documenten voor intern gebruik (dus categorie B) worden in het
algemeen de bestaande regels m.b.t. de opname van archiefbescheiden in archiefbe
waarplaatsen toegepast. De regels die voor archieven gelden m.b.t. openbaarheid
zijn dan eveneens van kracht (bv. na 20 of 30 jaar).
Ofschoon het 'dépöt légal' van officiële publicaties in de meeste landen niet aan de
archieven is toegekend, ontvangen deze de genoemde publicaties toch vaak op basis
van vrijwilligheid van de administraties. Zo is het ook in Nederland.
Bij de archieven van de Bondsrepubliek, de Duitse Lander (waar de archieven het
'dépöt légal' bezitten) en Israël zijn aparte afdelingen voor 'gedrukte archieven' in
gericht of zijn ze in de boekerij ondergebracht. Elders worden de documenten van
categorie A bij de boekerij gevoegd, van categorie B bij de archieffondsen, waartoe
ze behoren, gelaten. In Polen wordt in het laatste geval een tweede exemplaar bij de
boekerij gevoegd.
Al naar gelang de 'gedrukte archieven' in bibliotheken of archieven zijn onderge
bracht, worden de ordeningsprincipes van bibliotheken (naar titels) of archieven
(naar herkomst, producerende instantie of uitgever) gebruikt.
In sommige landen worden de 'gedrukte archieven' als afzonderlijke eenheid opge
nomen in de inventarissen der archieven, waartoe zij behoren; elders, zoals in
Nederland, zijn zij in de archieven geïntegreerd.
Gedrukte archieven, discussie
Bij de discussie bleek dat in de Scandinavische landen de zgn. 'gedrukte archieven'
via het 'dépöt légal' en masse hun plaats krijgen in bibliotheken, wat niet uitsluit dat
de direct tot een archief behorende gedrukte bescheiden bij de archieven gelaten
worden (HvidtfeldtDenemarken; JagerskiöldZweden en MannsakerNoor-
[302]
303
