Archiefrecht VI
Vernietiging van archiefbescheiden.
Bij beschikking van de ministers van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk en
van onderwijs en wetenschappen van 18 februari 1971 nr. O/MA 156.242/AIZ/RA
47.810 (Stcrt. 59) is aan de bij beschikking van 4 mei 1970 vastgestelde lijst van voor
vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van het ministerie van
onderwijs en wetenschappen toegevoegd een hoofdstuk b.F. Hoofdafdeling bouw
zaken onderwijs (BO).
Een ontwerp van dit hoofdstuk van de lijst was reeds in 1969 aan de minister van
cultuur, recreatie en maatschappelijk werk gezonden, doch deze verzocht, op advies
van de Archiefraad (advies nr. 10, zie verslag 1969 blz. 52-53), haar ambtgenoot van
onderwijs en wetenschappen het voorstel 'in nadere overweging te nemenEen
nieuw voorstel kwam enige maanden later. De Archiefraad kon zich met dit voorstel
verenigen, zij het niet zonder bedenkingen. In zijn advies nr. 16 (te publiceren bij het
verslag 1970) heeft de Raad aangegeven om welke redenen z.i. dit voorstel geen we
zenlijke bijdrage tot een krachtige aanpak van de vernietiging van de bij de overheid
berustende papiermassa's is. De voorgestelde termijn na het verstrijken waarvan de
archiefbescheiden mogen worden vernietigd, brengt nl. met zich mee dat in zeer vele
gevallen geen sprake zal zijn van vernietiging vóór de overbrenging van de beschei
den naar een archiefbewaarplaats.
In de bij beschikking van de ministers van justitie en van onderwijs, kunsten en we
tenschappen van 8 september 1956 vastgestelde lijst van voor vernietiging in aanmer
king komende stukken voor het archief van het departement van justitie en de ar
chieven van de daaronder ressorterende colleges en ambtenaren is een wijziging aan
gebracht. Hoofdstuk 12 (bepalingen, uitsluitend geldende voor de raden voor de
kinderbescherming), paragraaf 2 (bescheiden van comptabele aard) is opnieuw vast
gesteld bij beschikking van de ministers van cultuur, recreatie en maatschappelijk
werk en van justitie van 2 maart 1971 nr. O/MA 157.733/DAB/P A 608/070
(Stcrt 60). Het betreft hier een wijziging van één van de onder vigeur van de Archief
wet 1918 Stb. 378 tot stand gekomen lijsten van voor vernietiging in aanmerking ko
mende stukken (in de terminologie van Archiefwet 1962 en Archiefbesluit: lijstenvan
voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden). Op grond van artikel
64 van het Archiefbesluit worden deze lijsten (42 in totaal) gehandhaafd, totdat zij
[146]
door overeenkomstig artikel 3, derde lid, van het Archiefbesluit vastgestelde lijsten
zijn vervangen. Gedeeltelijke wijziging van een oude lijst blijft natuurlijk mogelijk.
Uiteraard dienen bij wijziging zowel van een onder vigeur van de Archiefwet 1918
Stb. 378 tot stand gekomen lijst, als van een krachtens de Archiefwet 1962 vastge
stelde lijst de regels van het Archiefbesluit inzake vaststelling van lijsten (artikel 3,
tweede en derde lid) te worden gevolgd.
In zijn advies nr. 21 (te publiceren bij het verslag 1970) heeft de Archiefraad op een
aantal formele onvolkomenheden van het voorstel gewezen; bij de vaststelling is met
deze bezwaren rekening gehouden. Voorts deelt de Raad mede, bezwaar te hebben
tegen de wijze waarop in het voorstel de categorieën archiefbescheiden zijn gegroe
peerd, nl. naar vernietigingstermijn (alle bescheiden die na vijf jaren kunnen worden
vernietigd bijeen, alle bescheiden die na tien jaar kunnen worden vernietigd bijeen
enz.). De lijst suggereert ten onrechte een indeling van vernietigbare stukken volgens
termijnen, hetgeen voor de praktijk, waarin van alle categorieën archiefbescheiden
elk jaar bescheiden worden vernietigd, geen zin heeft. De Archiefraad meent echter
dat eerst bij een algehele heziening van de lijst van voor vernietiging in aanmerking
komende archiefbescheiden van het ministerie van justitie de systematiek nader in
beschouwing moet worden genomen.
F. C. J. K
Afgesloten 1 mei 1971
147]
