knipselverzameling en één voor de documentatieverzameling in gebruik. Nü is het
aantal verviervoudigd: 6 voor de knipsels en 2 voor de documentatie; en alle kasten
zitten vol.
Met de toenemende hoeveelheid knipsels vergde de opberging ook vanwege de inge
wikkelde getallen steeds meer tijd. Dit kon tenslotte niet langer zo doorgaan en
daarom werd enige jaren geleden besloten tot vereenvoudiging van het systeem.
Wij zijn er toen toe overgegaan de hele galerij van symbolen, algemene en bijzondere
hulpgetallen, over boord te zetten en de samengestelde decimaalgetallen tot hoofd
getallen terug te brengen, wat een hele vooruitgang was en bovendien de overzichte
lijkheid bevorderde. Tevens werden vele hoofdgetallen ingekort. Met de onderver
delingen nemen we het tegenwoordig niet te nauw.
Niet alleen wij, ook anderen zien bezwaren in de ingewikkelde codering van de
U.D.C. Een streekarchivaris vertelde tenminste, dat dit systeem voor zijn documen
tatie zo tijdrovend was, dat hij het niet meer kon bijbenen en van de U.D.C. is afge
stapt.
Als andere, meer algemene, bezwaren kan men tegen deze code aanvoeren, dat de
expansiviteit onvoldoende is, omdat de 9-tallen, die eigenlijk voor expansie bedoeld
zijn, veelal zijn bezet. Ook het aantal generalia is ontoereikend. Hiermee bedoelen
wij de groepen 'algemeen', waarin de onderwerpen in hun geheel worden gesteld
naast de delen. Nu is dit laatste wel te ondervangen door bij elk onderwerp of num
mer, waar dat nodig is, vooraan een nieuwe groep 'algemeen' in te voegen. Daar
naast vertoont de code lacunes, daar men sommige termen als: koninkrijk, hertog
dom, stadsrecht, E.E.G., enz. er vergeefs zoekt. Zij is ook niet steeds logisch opge
bouwd. Zo vallen catalogi van bibliotheken onder 017, maar de bibliotheken zelf
onder 027; congregaties en broederschappen onder 255, maar godsdienstige vereni
gingen onder 267; encyclieken staan onder 348 (kerkelijk recht), terwijl men ze ver
wacht bij 23 katholieke geloofsleer. Geestelijken vindt men onder 262, officieren
onder 355.33, leraren onder 371kunstenaars onder 7.071Is het niet veel eenvoudi
ger alles te plaatsen onder 92 personalia, zo nodig met verwijskaarten op de andere
nummers? Dat een bepaald object soms op verschillende plaatsen van de U.D.C. te
vinden is, kan zeer hinderlijk zijn. Als de documentatie-ambtenaar afwezig is, is het
voor zijn collega's vaak moeilijk een bepaalde map te vinden, ondanks de aanwezig
heid van een alfabetisch register, omdat dit register meestal naar meerdere nummers
met verschillende gezichtspunten verwijst.
Bij een dergelijke codering is het gezichtspunt, waaronder men iets opbergt, vaak
zeer subjectief. In Den Bosch bestond in de achttiende eeuw een zgn. Rariteiten
kamer, waar o.a. te zien was: de broek van de vrouw van de groot-mogol.
Waar nu b.v. de broek van de vrouw van de groot-mogol te plaatsen? De een zal het
doen onder textielproducten van bijzondere vorm, 677.6, een ander onder Raritei
tenkamer, 069, een derde zal haar zoeken bij de groot-mogol zelf, 954.
Een bij de U.D.C. verkeerd opgeborgen stuk is haast niet terug te vinden. Hoe de
subjectieve keuze van een term bij het opbergen van stukken tot moeilijkheden kan
leiden, wil de volgende anecdote illustreren:
In een kazerne kwam eens een dagorder af, dat er de volgende week bij gelegenheid
van de verjaardag van de koningin, door de garnizoenscommandant een grote pa
rade zou worden afgenomen, waaraan door diverse legeronderdelen zou worden
deelgenomen. Het stuk werd aan de sergeant-majoor-administrateur gegeven, die
voor de bekendmaking zou zorgen, en deze borg het op. Ongelukkigerwijs werd de
man kort daarna ernstig ziek. Toen de grote dag naderde wilde men de bewuste dag
order te voorschijn halen, maar onder wat voor onderwerp men ook zocht, men kon
haar niet vinden: niet bij parade, niet bij koninginnedag, niet bij garnizoen of garni
zoenscommandant, niet bij bekendmakingen, niet bij dagorders, niet bij verjaardag,
niet bij excercitie. Het stuk bleef onvindbaar en men staakte tenslotte het zoeken.
Toen de administrateur later weer beter was en op de kazerne verscheen, vroeg men
hem waar hij toch het bewuste stuk had opgeborgen. 'O', zei hij, 'heel eenvoudig,
onder half elf, want in de rustpauze om half elf worden die bekendmakingen in de
cantine voorgelezen.'
Van de tien hoofdgroeperingen der U.D.C. worden op het Bossche Stadsarchief de
groepen 1 en 5 in het geheel niet gebruikt, van groep 4 gebruiken wij slechts één
nummer en van groep 8 slechts 2. Zowel hierom, als vanwege de niet altijd logische
nummering en de soms grote getallen hebben wij ons meermalen afgevraagd of niet
kan worden overgeschakeld op een eenvoudiger eigen systeem, dat aan de behoeften
van de eigen dienst is aangepast? Zulk een eigen systeem kan bestaan uit enkel cijfers,
uit enkel letters (in deze gevallen spreken we van een zuivere notatie), of uit een
mengsel van beide (zgn. gemengde notatie), bijvoorbeeld:
cijfernummering: 111, 112, 113, etc. of: 5.4, 5.5, 5.6 enz.;
letternummering: AB, AC, AD; gemengde notatie: 113A, 114A, 115A.
Als de meest practische mogelijkheden komen in aanmerking decimale notaties, zui
vere letternotaties en gemengde notaties met de elementen AI al (hoofdletter A -
Romeinse I - kleine letter a - cijfer 1 enz.), dus afwisselend letters en cijfers. Elk van
deze systemen heeft zijn voor- en nadelen. De decimale notatie is mnemotechnisch
misschien eenvoudiger, van letters is het bereik veel groter. Drie cijfers geven 1000
mogelijkheden, nl. 0 t/m 999, drie letters évenwei 17.576!
Een goede notatie dient te zijn: zo kort mogelijk, zo eenvoudig mogelijk en zo ex
pansief mogelijk, waarmee bedoeld is dat ook een onbepaald aantal nieuwe termen
gemakkelijk een plaats kan vinden. Aan deze laatste eis voldoet een decimale notatie
alleen, als één der trappen gereserveerd blijft voor de uitbouw.
Een goede notatie moet liefst ook mnemotechnische waarde hebben en zoveel moge
lijk in staat zijn de graad van onderverdeling uit te drukken.
Zoals reeds opgemerkt worden op het Bossche Stadsarchief feitelijk slechts 6 van de
10 hoofdafdelingen gebruikt. Het gevolg is dat sommige afdelingen zeer uitgebreid
zijn. Voor de knipselverzameling staan 24 laden ter beschikking. Alleen groep 3
neemt er zeven van in beslag. Bij wijze van proef is op papier een indeling gemaakt
met een letternotatie, waarbij een logische verdeling in 26 mooi afgeronde hoofdaf
delingen werd verkregen. Er zou zeker goed mee te werken zijn, maar gewend als wij
zijn te werken met de U.D.C. leek een decimaal systeem ons toch het meest verkieze-
lijk, maar dan verdeeld over tien hoofdafdelingen in plaats van zes, en aangepast aan
de eigen onderwerpen. Omdat dit probleem nü speelt en door dit referaat meer aan
t 13]
12]
