's Middags werd de congresleden een excursie aangeboden, waarbij men de keus
had tussen Aranjuez of het Escorial, een koninklijk paleis, 40 km. ten noorden van
Madrid, dat Philips II in 1563 liet bouwen en waarin het mausoleum der Spaanse
koningen is ondergebracht. Ondergetekende is naar Aranjuez geweest, een konink
lijke residentie die sedert 1575 als zodanig in gebruik is, maar die in 1387 was ge
sticht als nederzetting van de orde van Santiago. Het gebouw ontleent zijn aantrek
kelijkheid grotendeels aan zijn ligging te midden van prachtige tuinen, waarin het
'Casa del Labrador', een Spaanse versie van het Franse Trianon, is gelegen.
Vrijdagmorgen vond, onder voorzitterschap van dr. R. Bahmer uit de U.S.A., de
derde en laatste voltallige werkvergadering plaats, waarbij de heer A. Matilla Tas-
cón, inspecteur-generaal van de Spaanse archieven, als rapporteur optrad. Zijn rap
port, getiteld: 'The living archives of administration', werd in gedrukte vorm onder
de congresgangers verspreid. De basis van dit rapport vormden de binnengekomen
antwoorden op een vragenlijst die door de heer Matilla begin 1968 was rondge
stuurd aan de voornaamste archieven in Europa, Amerika, Azië en Afrika. Voor
ons land werden de gegevens verstrekt door de heren drs. R. A. D. Renting en mr.
J. H. de Vey Mestdagh. De toegezonden gegevens zijn, wat ons land althans be
treft, geheel verkeerd verwerkt. De rapporteur heeft niet begrepen wat het syste
matisch dossierstelsel is, wat wij onder zaaksgewijze ordening verstaan en welke de
rol is van de gemeentearchivarissen. Ook de eerste panelist die aan het woord
kwam, dr. A. Alsberg uit Jerusalem, betrapte de rapporteur op enige onjuistheden.
Verder betoogde hij dat de archivarissen alleen belang hebben bij die stukken uit de
lopende administratie, die uiteindelijk in een archiefdepot terecht komen. Volgens
hem zou dit slechts 8 tot 3 van het totaal zijn. Met het oog hierop vindt hij
dan ook dat de inmenging van de archivaris in de administratie beperkt moet blij
ven. Dit standpunt werd niet geheel gedeeld door de Franse panelist, de heer G.
Duboscq, inspecteur-generaal van de Franse archieven, die van mening was dat
het de plicht van de archivaris is, zich intensief te bemoeien met de archieven die
later in een archiefdepot worden geplaatst. Ook rekende hij het tot zijn taak zeker
historisch inzicht bij de lopende administratie in te brengen. De heer H. C. Johnson,
keeper of the records te Londen, vindt een goede relatie met de administratie, zon
der directe inmenging voldoende. De twee laatstgenoemden, evenals de panelist
prof. E. Sabbe, doen het voorkomen alsof het instellen van 'dépots intermédiaires'
een stap in de goede richting zou zijn voor de samenwerking tussen administratie
en archiefbeheerder. Aan de discussie werd deelgenomen door vertegenwoordigers
uit vijf landen: Frankrijk, Engeland, U.S.A., Joegoslavië en het Vaticaan. De ver
tegenwoordiger van de U.S.A. vond dat de archivarissen ook oog moesten hebben
voor het materiaal dat de computers voortbrengen en dat zij zich bezig moesten
houden met de vraag hoe dit materiaal opgeborgen dient te worden en hoe het kan
worden geraadpleegd. Door de algemene vergadering wordt tenslotte de aanbeve
ling aangenomen dat er een internationale werkgroep samengesteld zal worden ter
bestudering van de classificatiemethoden en andere kwesties ten aanzien van de
nog niet overgebrachte archieven.
Vrijdagmiddag vond de tweede zitting van de Algemene Vergadering plaats, ge-
[226]
volgd door de slotzitting. In de Algemene Vergadering werden de volgende perso
nen tot leden van het nieuwe Comité Executif gekozen: Luis Sanches Belda, direc
teur-generaal van de Spaanse archieven, tot president; M. Briceno Perozo, direc
teur van het generaal archief van Venezuela en G. A. Belov, directeur-generaal van
de staatsarchieven van de USSR tot vicepresidenten. Als leden werden aangesteld
de directeuren van de staatsarchieven van Engeland, Bondsrepubliek Duitsland,
Frankrijk (inspecteur-generaal), Joegoslavië, Denemarken, India, Ghana, U.S.A. en
Israël. Ook werden enige ereleden benoemd, waaronder prof. E. Sabbe.
In de slotzitting werd de uitslag van deze verkiezingen bekend gemaakt, evenals
het voorstel, dat reeds in 1964 te Brussel was gedaan, om in 1972 het congres te
doen plaatsvinden in Moskou. In de zaal, die volzat met introducé's en andere niet-
stemgerechtigde leden, liet men over dit laatste punt stemmen bij handopsteking.
De tegenstemmers, waaronder vele Nederlanders, waren in de minderheid, zodat
het in 1972 dus wel Moskou zal worden. Zoals gebruikelijk werden in deze slot
zitting de resoluties van de algemene vergadering voorgelezen en hielden de schei
dende en de pas verkozen president een toespraak.
Niet voor alle congresleden betekende deze officiële slotzitting het einde van het
congres, 's Avonds was er namelijk nog een feestelijk 'Confraternity dinner' geor
ganiseerd in het Hippodroom, even buiten Madrid, dat werd opgeluisterd door een
Spaanse dansgroep.
's Zaterdags bestond er gelegenheid het 'Archivo General' te Simancas te bezoe
ken, dat ongeveer 200 km. ten noorden van Madrid is gelegen. De tocht werd per
autobus gemaakt en liep via Valladolid, waar de lunchpauze werd gecombineerd
met een kort stadsbezoek, waarbij het Colegio de San Gregorio, dat in de Spaanse
laat-Gothische stijl 'estilo Isabel' is opgetrokken, werd bezocht. In dit gebouw is
namelijk het nationaal museum van beeldhouwkunst ondergebracht. Om half vier
ongeveer arriveerden de deelnemers te Simancas, waar zij werden ontvangen door
de directeur van het archief de heer A. Represa Rodriguez, die enige bijzonder
heden over het ontstaan van het archief vertelde en de rondleiding verrichtte. Het
archief is ondergebracht in een kasteel, dat in de tweede helft van de XVde eeuw
op ongeveer 10 km van Valladolid werd gebouwd. Karei V bestemde dit gebouw
tot bewaarplaats van het 'Archivo de la Corona de Castilla'. Philips II liet in 1562
door de bekende Spaanse architect Juan de Herrera voorzieningen aanbrengen, die
het gebouw beter als archiefbewaarplaats geschikt maakten. Eerst in 1939 werd
het gebouw van water voorzien en werd met de bouw begonnen van een 'residencia
de investigadores', waardoor onderdak voor onderzoekers dicht bij het archief was
gewaarborgd. Het fascinerende van dit archiefdepot is, dat men hier stukken aan
treft die vier eeuwen lang op dezelfde plaats in dezelfde toestand bewaard zijn ge
bleven. Hoewel dit rondom vrijliggende gebouw niet bepaald brandgevaarlijk is,
heeft men toch in de jaren 19581960 onder in het gebouw een aantal brandvrije
kluizen aangelegd. Verder heeft het gebouw de gebruikelijke voorzieningen: studio-
zaal, expositieruimte, fotografisch atelier en een kleine handbibliotheek. Niet alleen
het uiterlijk van het archief is fascinerend, maar ook de inhoud. De stukken lopen
van de XVde tot de XIXde eeuw en zijn verdeeld in 28 secties, waarvan vele van
[227]
