voorbereidende fasen die uiteindelijk tot een dergelijk systeem moeten leiden.
Allereerst moet er een splitsing en een verdunning van het volume van het te ver
werken materiaal tot stand worden gebracht. De volgende stappen zijn: het creëren
van toegangen op de documenten en 'abstracting' van bepaalde bescheiden in het
bestand van de informatiepool. Daarna moeten maatregelen worden genomen om
te bereiken dat alle archieven van het bedrijf volgens uniforme principes worden
beheerd (masterregistratuurplan). Om dit alles te realiseren zou een stuurgroep ge
vormd dienen te worden, waarin o.a. de archivaris en de bibliothecaris van het
bedrijf zitting zouden hebben. Het vernietigen dient volgens spreker te geschieden
op grond van de vraagfrequentie, daar snel toegankelijke geheugens (disks en
drums) kostbaar zijn en het gebruik alleen verdedigd kan worden voor informatie
vastlegging waar een grote vraag naar is. Hierbij merkt de spreker op, dat het uit
kostenoogpunt gewenst zou zijn dat de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen
in sommige gevallen verkort zouden worden. Tenslotte geeft de heer Boer nog de
Nederlandse definities voor bedrijfsarchief en archiefstuk en wijst op de noodzaak
van geschoold personeel voor de bedrijfsarchieven.
In het kader van de discussies die op het referaat van de heer Boer volgden, werd
door dr. A. Zechel uit de Bondsrepubliek Duitsland namens de Vereinigung Deut-
scher Werks- und Wirtschaftsarchivare, mededeling gedaan omtrent de ontwikke
ling van enkele belangrijke bedrijfsarchieven in Duitsland en de nadelige invloed
van de beide wereldoorlogen op deze ontwikkeling. Sedert 1950 is daar een con
stante evolutie in het bedrijfsarchiefwezen, hetgeen in 1957 leidde tot de oprichting
van de VDWW, wier doelstellingen en activiteiten werden uiteengezet.4 Andere
sprekers waren de heren R. Balbas Aguado (Luchtvaartmij. Iberia), dr. G. Exner,
Staatliche Archivverwaltung, Potsdam, dr. A. Hollaender, keeper of manuscripts,
Londen, en L. J. Mac Donald, Pilkington Bros Ltd., England. Allen verweten de
rapporteur min of meer dat hij zo weinig aandacht had geschonken aan bedrijfs-
historische activiteiten in een bedrijfsarchief. De heer Boer stelde hier tegenover
dat het bedrijfsdoel het archief bepaalt en het gebruik dat de ondernemer hiervan
wil maken. Aangezien bedrijfshistorische activiteiten veelal niet tot de bedrijfsdoel
stellingen worden gerekend, zullen zij bij de interne archief organisatie niet de voor
naamste rol spelen. Hiertegenover staat de noodzaak dat een bedrijfsarchief in
staat moet zijn alle relevante informatie vanaf het ontstaan der onderneming tot
het heden te leveren. Tenslotte werden een drietal aanbevelingen gedaan, die door
de algemene vergadering werden aangenomen. Het wordt noodzakelijk geacht een
speciaal nummer van 'Archivum' aan bedrijfsarchieven te wijden, de noodzaak van
een behoorlijke opleiding van archiefpersoneel werd onderschreven en het werd
wenselijk geacht een permanente commissie voor bedrijfsarchieven op te richten
ter uitwisseling van ervaring in deze sector van het archiefwezen.
4 De vereniging geeft sedert 1967 een tijdschrift uit, 'Achiv und Wirtschaft', waarvan een
exemplaar aan de congresleden werd uitgereikt. In dit nummer (I 1967/68, Heft 3) staat
een interessant artikel van Prof. Dr. Hermann Kellenbenz, getiteld 'Firmenarchive und
ihre Bedeutung für die europaische Wirtschaftsgeschichte', waarin ook aandacht aan
nederlandse firma's wordt besteed, o.a. aan de Amsterdamse firma Trip.
[220]
Deze eerste congresdag werd besloten door een lezing van de heer Luis Solano
Fleto over het gebruik van de xerografie in het archief- en bibliotheekwezen.
De volgende dag, woensdag 4 september, vond de eerste voltallige werkzitting
plaats, die de liberalisatie van de toegang tot de archieven en het gebruik van micro
film als publicatiemiddel tot onderwerp had. De rapporteur de heer Charles Kecske-
méti lichtte zijn rapport over deze onderwerpen toe, evenals de heer Albert H.
Leisinger, secretaris van het Microfilming Committee.5 Hierna kwamen de panelis-
ten aan het woord. Als eerste sprak de Rus G. A. Belov, directeur-generaal van de
Russische staatsarchieven. Hij bracht niets nieuws naar voren en nam de vijf aan
bevelingen die door het Microfilming Committee waren gedaan, aan.G Zijn rede
voering, die in het Russisch werd gehouden, werd door een tolk in het Frans ver
taald, zoals bij vele sprekers van het Sovjetblok. Dit was zeer ongebruikelijk, daar
door de leiding van het congres van alle sprekers gelijktijdige vertalingen werden
verzorgd, die men door middel van koptelefoons kon ontvangen, naar verkiezing
in het Frans, Duits, Engels of Spaans.
De panelist die het meeste commentaar gaf op het rapport van de heer Kecskeméti,
was de heer D. Mannsaker, rijksarchivaris te Oslo. Dat stukken die ouder dan der
tig jaar waren, openbaar zouden worden, zoals in het rapport wordt voorgesteld
(punt 1), juichte hij toe. Hij zag dan ook het liefst dat voor deze regel geen alge-
5 Deze rapporten werden de deelnemers in gedrukte vorm ter hand gesteld, evenals de
volgende uitgave van het Microfilming Committee: Albert H. Leisinger Jr., Microphoto-
graphy for Archives, Washington 1968. Deze uitgave is bedoeld als een korte handleiding
voor het gebruik van microfotografie in het archiefwezen.
6 Zie voor deze vijf aanbevelingen het bovengenoemde rapport van het Microfilming
Committee, p. 7.
[221]
