ber van de vaderlandse oudheden, benoemd werd tot archivarius. Bakhuizen van
den Brink moderniseerde in het midden van de 19de eeuw deze deftige titel tot het
gewoner klinkende archivaris.'2 In de hollandse administraties van de 17e en 18e
eeuw vervulden de indexmaker de functie van registrator en de chartermeester die
van archivaris.
Het bestuur berustte bij colleges als staten-provinciaal en staten-generaal en wan
neer de agendaris op de avond voor de vergadering van zulk een college de te be
handelen stukken inleverde bij de secretaris, moest de chartermeester alle beno
digde retroacta bijeen brengen, opdat de secretaris ter vergadering toelichting en
voorlichting zou kunnen geven.
Na afloop van de vergadering en nadat de resoluties, brieven en besluiten ter
secretarie waren uitgewerkt, voorzag de indexmaker de stukken van de uiteindelijke
exhibita en schreef hij ze in in de index. Per taakaspect vermelde deze index het
wezenlijke van de stukken, zoals nu het inschrijffiche, met verwijzing naar de ex
hibita, waarop de stukken geborgen werden.
Het werk van de indexmaker was, zo schreef het Uitvoerend Bewind in 1801, een
van de belangrijkste taken ter staatssecretarie, omdat bij gebrek aan een 'genoeg
zaam middel' tot het vinden van retroacta het landsbestuur ieder ogenblik in het
gevaar zou verkeren 'ongepaste en contradictoire besluiten' te nemen.3
De reorganisatie van de rijksadministratie van 1823, waarin Steven Dassevael, een
van de grootste hoofden post- en archiefzaken uit de administratieve geschiedenis,
een doorslaggevend aandeel had, handhaafde de indexmaker. Toen op 16 augustus
1901 de latere gouverneur-generaal B. C. de Jonge als aankomend adjunct-commies
zijn intrede deed op de afdeling A1 van het departement van Koloniën trof hij er
nog zulk een functionaris, A. L. C. du Tour 'op wiens beroemd register', zo
vertelde De Jonge in zijn mémoires 'het werk aan het Departement voor een groot
deel steunde'.4
Wanneer de indexmaker met de stukken klaar was, borg de chartermeester deze op
'om misschien nooit meer ingezien te worden doch niettemin elk ogenblik zonder
aarzeling weder vindelijk te zijn'.5
Bij het verzorgen van de beleidsdocumentatie werkten indexmaker en chartermees
ter aldus nauw samen. Een even groot contact tussen beide beroepen zag men el
ders, zo ook in Duitsland. Daar gebruikte men de titels 'registrator' en 'archivarius'
reeds sinds de renaissance. De functies waren zo verbonden, dat Bachman in zijn
in 1801 verschenen boek 'Ueber Archive' klaagde, dat de een vaak belast werd met
het werk van de ander.0 Het handboek 'Von Registratur', dat de stadsarchivaris
van Straatsburg Jacob Wencker in 1713 publiceerde, voerde mede daardoor als
latijnse titel 'Apparatus et instructus archivorum'. Bij Wencker leest men in het
rubriekje Vom Ampt der Registratorn', dat de registrator in de kanselarij de ge-
2 Nederlandsch Archievenblad XXVII 1918/9 p 139.
3 Besluiten Eerste Kamer Vertegenwoordigend Lichaam XXX 11 15 januari 1801
bijlage p. 9 en 10.
4 S. L. van der Wal, Herinneringen van Jhr. Mr. B. C. de Jonge, Utrecht 1968, p. 6.
5 Alg. Rijksarchief papieren Dassevael I 15.
0 G. A. Bachman, Ueber Archive, Amberg 1801, p. 11.
[208]
schriften bijeenbracht, inbond, pagineerde en van een inhoudsopgave voorzag. De
latijns-duitse beschrijving van de inhoudsopgave die Summa der einkommenden
Supplicationen und Schriften so wohl auch das Decret oder Schlusz darauff
in gewissen Verzeichnis und Registratur geldt heel gewichtig ook voor het hui
dige inschrijffiche.
Het rubriekje 'Vom Ampt des Archivarii' leert, dat deze functionaris, toen als nu,
zorgde voor de bewaring en de toegankelijkheid van het oudere registratuurmate
riaal. De overname gebeurde selectief. De archivaris bewaarde dus niet de papieren
neerslag van het handelen van de administratie. Tussen registratuur en archief
stond wat de franse praktijk de triage noemt, het uitschiften, waarbij het materiaal
eventueel heringedeeld wordt.
In deze geest maakt de huidige theoreticus Schellenberg onderscheid tussen records
en archives.7 Schellenbergs definitie voor records: Alle stukken ambtshalve opge
maakt of ontvangen door enig bestuur of instelling en bestemd om als bewijs- of
informatiebron bij dat bestuur of instelling te blijven berusten, is ontleend aan
Muller, Feith en Fruin, zoals men deze klassike definitie bijvoorbeeld ook aantreft
in de russische archiefwet 1958 en in de nederlandse van 1962.® 'Archives' echter
zijn in Schellenbergs definitie die 'records' of registraturen, die voor informatie en
onderzoek blijvend bewaard en naar het archief overgebracht worden. Het is een
onderscheid, dat een vergaande selectie al dan niet met omwerking bij de overgang
van registratuur naar archief veronderstelt.
De oude duitse archivaris leefde uit ditzelfde beginsel. Men ziet dit o.m. bij Spiesz,
een oude autoriteit. De domineeszoon Philip Ernst Spiesz had twee jaren rechten
en geschiedenis te Jena gestudeerd, toen hij om zijn fors postuur naar pruisische
trant gevangen genomen en tot militaire dienst gedwongen werd. Alle wegen kun
nen leiden naar registratuur en archivariaat, zo ook dit kazernepad. De begaafde
man werd na enige tijd officier en bij de inlijving van het staatje Bayreuth in 1759
werd hij er belast met het op orde brengen van de administratie en het archief.
Toen hij in 1777 zijn handboek 'Von Archiven' publiceerde had Spiesz gezag en
naam. Hij pleitte in zijn handboek voor beleidsdocumentatie en een daarmede
samenhangende geregelde vernietiging.9
Wanneer de registrator zorgt voor een goede beleidsdocumentatie dan kan, zo
schreef Spiesz, een deducent in een kwartier alles bij elkaar hebben, wat hij nodig
heeft en behoeft hij niet dagen of weken achtereen stukken door te lezen. Het
mocht niet gebeuren dat een 'Rat' die gegevens vroeg over een staatsrechtelijk ge
schil 30 a 40 pakken toegeschoven kreeg met de mededeling, dat er wellicht iets,
maar misschien ook niets ter zake inzat en dat op een vraag of er elders nog ge
gevens waren in het geheel niet geantwoord kon worden. Goede ingangen op de
beleidsstukken tonen het verschil tussen de vakman en de leerjongen. Inzake het
vernietigen van nutteloze akten wees hij erop, dat ieder naar middelen en wegen
7 T. R. Schellenberg, Modern archives, principles and techniques, Melbourne 1956, p. 16.
8 Belov, Nouveau status du Fonds des Archives d'Etat de l'U.R.S.S., Mélanges Charles
Braibant, Bruxelles 1959, p. 44.
9 Ph. E. Spiesz, Von Archiven, Halle 1777.
[209]
