Ontwerpen voor de regelingen als bedoeld in de artikelen 23 en
25 van de Archiefwet 1962
XI Kort financieel overzicht II Culturele Zaken Archiefwezen en geschiedenis
artikel 117.
Materiële uitgaven rijksarchieven. De stijging van de materiële uitgaven is vrijwel
geheel het gevolg van de verhoging van een viertal onderdelen: huisvestingskosten,
bureaukosten, overige algemene uitgaven en specifieke uitgaven. In het onderdeel
bureaukosten is een raming van 20.000,begrepen voor het drukken van het
eerste deel van het Oorkondenboek van Noord-Brabant.
In de overige algemene uitgaven is een bedrag van ong. 50.000,geraamd voor
het vervoer van ong. 15.000 strekkende meter archief van 's-Gravenhage naar het
hulpdepot van het Algemeen Rijksarchief te Schaarsbergen. De stijging van het
onderdeel specifieke uitgaven is voornamelijk het gevolg van een noodzakelijke
verhoging van posten bindwerk en fotobehoeften.
184]
Nu de Archiefwet 1962 op 1 mei 1968 in werking is getreden, zal in elke ge
meente een tweetal regelingen door de gemeenteraad moeten worden vastgesteld:
een regeling van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke orga
nen (artikel 23 van de wet) en een regeling van het toezicht op het beheer van
deze archiefbescheiden, voor zover zij niet zijn overgebracht naar een archief
bewaarplaats (artikel 25, tweede lid, van de wet). Reeds eerder heb ik in dit blad
mogen uiteenzetten van welke gedachten naar mijn mening behoort te worden
uitgegaan bij het ontwerpen van eerstbedoelde regeling.1 Vervolgens heeft het
bestuur van onze Vereniging, ziende dat hier een taak voor ons was weggelegd,
zich terecht op het standpunt gesteld, dat de ledenvergadering zich behoorde uit
te spreken over de vraag wat deze regelingen zouden moeten inhouden. Een
ontwerp voor beide regelingen, door mij op verzoek van het bestuur opgesteld,
kwam in de ledenvergadering van 2 juni 1965 in behandeling met het resultaat,
dat ter nadere bestudering een commissie werd gevormd, bestaande uit mej. mr.
A. J. Versprille, drs. J. L. van der Gouw, dr. G. W. A. Panhuysen en onderge
tekende.- Deze commissie bracht in oktober 1965 een nader advies aan het be
stuur uit, waarna de ledenvergadering op 22 januari 1966 de verbeterde ontwer
pen na enige discussie zonder principiële wijzigingen aanvaarde.3 Beide ontwer
pen zijn hieronder afgedrukt; ter toelichting moge het volgende dienen.
De regeling van de zorg als bedoeld in artikel 23.
Dit ontwerp is gebaseerd op de gedachte, dat de begrippen 'zorg' en 'beheer'
uitdrukkelijk van elkaar dienen te worden onderscheiden en wel overeenkomstig
de officiële interpretatie van deze begrippen, zoals die van regeringszijde is ge
geven bij de behandeling van het ontwerp-Archiefwet in de Tweede Kamer.4 De
in deze interpretatie aangeduide elementen van de zorg (archiefruimte, personeel,
beheersvoorschriften, geldmiddelen) vindt men in de artikelen 1 t/m 5 terug,
terwijl artikel 6 daaraan de verplichting tot jaarlijkse verslaglegging toevoegt.
In artikel 1 is uitgedrukt, dat de zorg van b. en w. zich heeft uit te strekken over
alle gebouwen of lokaliteiten, bestemd voor de bewaring van gemeentelijke ar
chiefbescheiden. Hierbij wordt uiteraard de door de gemeenteraad op grond van
artikel 24 van de wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats vooropge
steld: waar de wet voorschrijft, dat in elke gemeente zulk een archiefbewaarplaats
moet bestaan, is het logisch dat allereerst de zorg voor het inrichten en in stand
houden van deze bewaarplaats aan b. en w. wordt opgedragen. Daarnaast noemt
het artikel archiefbewaarplaatsen voor de niet-overgebrachte archiefbescheiden,
[185]
