waarover de zorg van b. en w. zich evenzeer moet uitstrekken: hierbij is dus ge
dacht aan bewaarplaatsen bij zelfstandige diensten en bedrijven, voor zover om
vang en aard van hun archieven nopen tot de inrichting van een speciaal voor
archiefberging bestemde ruimte, die dan ook archiefbewaarplaats mag heten.
Met betrekking tot de bij of krachtens de wet gestelde eisen, waaraan de zorg van
b. en w. op dit punt moet voldoen, kan worden opgemerkt, dat de regelen om
trent de bouw enz. van archiefbewaarplaatsen, die op grond van artikel 6 van
de wet bij algemene maatregel van bestuur kunnen worden vastgesteld, niet van
toepassing behoeven te zijn op bewaarplaatsen voor niet-overgebrachte archieven,
al zullen de gemeentebesturen goed doen door ook hierbij rekening te houden met
de regelen ex artikel 6 van de wet. In het algemeen zal men hierbij het eerste lid
van artikel 2 van de wet in het oog moeten houden: de archieven moeten in goede
en geordende staat worden bewaard en alleen reeds op grond hiervan moet de
inrichting van elke archiefbewaarplaats dus aan zekere minimum-eisen voldoen.
Ook zullen b. en w. ervoor moeten zorgen, dat bij plannen voor nieuwe gemeen
telijke gebouwen rekening wordt gehouden met de ruimte, benodigd voor de be
waring van de niet-overgebrachte archieven.
Artikel 2 behoeft weinig toelichting: het ligt voor de hand, dat b. en w. het be
heer van de niet-overgebrachte archieven opdragen aan de hoofden van zelfstan
dige diensttakken. Artikel 3 brengt tot uitdrukking, dat b. en w. behalve voor het
aanwijzen van de beheerders ook voor een voldoende personeelsbezetting dienen
te zorgen.
Artikel 4 maakt onderscheid tussen de voorschriften voor het beheer van de
overgebrachte en van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Dit onderscheid
is van belang voor gemeenten, waar een archivaris is benoemd, die immers als
zelfstandig hoofd van dienst moet worden beschouwd en wiens rechten en plich
ten dus afzonderlijk behoren te worden geregeld. Daarnaast zullen b. en w. in
die gemeenten afzonderlijke beheersvoorschriften voor de niet-overgebrachte ar
chieven moeten vaststellen, zoals deze in sommige gemeenten reeds bestaan in
de vorm van een besluit post- en archiefzaken. Alleen in gemeenten, waar geen
archivaris is benoemd en het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden dus
geen afzonderlijke taak vormt, kan dit onderscheid vervallen en met één samen
vattende regeling worden volstaan.
Artikel 5 vindt zijn juridische basis in artikel 240 sub x van de Gemeentewet,
waarbij is bepaald, dat op de gemeentebegroting alle uitgaven moeten worden
vermeld, welke door bijzondere wetten aan de gemeente zijn opgelegd. Aange
zien de gemeenteraad zelf de begroting vaststelt, kan hij aan b. en w. uiteraard
slechts voorschrijven de kosten van de archiefzorg op de ontwerp-begroting te
brengen. Dit behoeft niet te betekenen, dat deze kosten in één begrotingspost
moeten worden samengevat: wel zal dit in de regel het geval zijn met de kosten
van de archiefdienst in gemeenten, waar een archivaris is benoemd en het beheer
van de gemeentelijke archiefbewaarplaats dus de vorm van een zelfstandige dienst
tak aanneemt, maar overigens zullen de uitgaven uiteraard onder diverse begro
tingsposten zijn begrepen.
186]
Bij artikel 6 verdient opmerking, dat het hier voorgeschreven verslag iets anders
is dan de gebruikelijke jaarverslagen van gemeentearchivarissen: hier wordt be
doeld een verslag van hetgeen b. en w, hebben verricht ter uitvoering van hetgeen
hun in de voorafgaande artikelen is opgedragen.
De regeling van het toezicht als bedoeld in artikel 25.
Dit ontwerp is een navolging van de in hoofdstuk VIII van het Archiefbesluit
neergelegde regeling van het toezicht van de algemene rijksarchivaris op de zorg
voor de archiefbescheiden van het rijk. Weliswaar liggen beide gevallen niet ge
heel gelijk, want in het ene geval is er sprake van toezicht op de zorg en in het
andere van toezicht op het beheer. Aangezien echter het toezicht op de zorg, zo
als dit in hoofdstuk VIII van het Archiefbesluit is geregeld, in feite het toezicht
op het beheer impliceert (zie b.v. artikel 54, eerste lid), is deze regeling mutatis
mutandis even goed bruikbaar voor het toezicht op het beheer als bedoeld in
artikel 25 van de wet. Op één punt geeft het ontwerp aan het toezicht een ruime
re strekking dan het Archiefbesluit doet: de in artikel 53 van het Archiefbesluit
gemaakte beperking, dat onder de ter uitvoering van de wet gegeven voorschriften
niet worden gerekend de in artikel 49, eerste lid, bedoelde regelen, is in het over
eenkom stigartikel 3 van het ontwerp niet opgenomen. Dit wil zeggen, dat het
toezicht zich mede uitstrekt over de naleving van de door b. en w. te geven
voorschriften voor het beheer, welke moeten worden beschouwd als te zijn ge
geven ter uitvoering van de wet, immers als uitvloeisel van de aan b. en w. bij de
wet opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Hierbij moge men bedenken,
dat de bedoelde beperking van artikel 53 van het Archiefbesluit de strekking
had te voorkomen, dat de administratieve organisatie van de rijksorganen onder
het toezicht zou vallen.5 Gezien tegen de achtergrond van het besluit post- en
archiefzaken rijksadministratie 1950 (Stb. K 425) en de op grond daarvan ge
groeide praktijk was in de rijkssfeer een dergelijke beperking ter voorkoming van
moeilijkheden misschien onontkoombaar, maar in de gemeentelijke sfeer, waar de
verhoudingen op archiefgebied anders liggen, behoeft daarvoor geen reden te zijn.
Men dient hier eenvoudig ervan uit te gaan, dat toezicht op het beheer logischer
wijze meebrengt, dat de naleving van de beheersvoorschriften onder dit toezicht
valt. Mocht dit dan al ooit tot competentiekwesties leiden, dan staat de oplossing
daarvan aan b. en w., die immers enerzijds de beheersvoorschriften uitvaardigen
en onder wier bevelen anderzijds het toezicht wordt uitgeoefend: bij wie dus
(anders dan bij het rijk) in dit opzicht alles in één hand is.
W. J. van Hoboken.
[187]
