10-50 jaar-oude stukken; 27 landen hebben de openbaarheid nog niet geregeld en
in 17 landen is voor de inzage van archieven individuele toestemming nodig.
De motieven voor de openbaarheid en de beperking daarvan zijn bekend: het
publiek heeft recht op volledige inlichtingen, anders ontstaat er wantrouwen. An
derzijds maken de veiligheid van de staat en de 'privacy' beperking nodig. Wan
neer openbaarheid wordt gegeven aan te jonge stukken loopt men de kans, dat
politici voorzichtig worden in hun schriftelijke uitlatingen. Nu reeds is de telefoon
de great robbery of history'. In Zweden, waar de toegankelijkheid tot de archie
ven het meest vrij is, schijnt reeds een tendens in die richting te zijn.
De 50-jaar regel geldt voor conservatief. Deze regel, in Engeland gevolgd, wordt
sterk aangevallen. Het onderzoek van vele internationale kwesties wordt bemoei
lijkt doordat de Britse archieven gesloten blijven. Het lijkt echter nu te gaan naar
een 40-jaar regel. In Canada, waar over dit vraagstuk veel discussie wordt gevoerd
overweegt men een termijn van 30 jaar.
Bij de oudere archieven liggen de problemen anders. 'Security' en 'privacy' spelen
steeds minder een rol, wel de materiële toestand en de ongeordende staat.
In Amerika neemt het microfilmen grote vormen aan. De groei van het aantal
studenten doet de vraag naar onderwerpen voor dissertaties en scripties sterk toe
nemen. Een order van 5000 dollar voor microfilms is heel gewoon. Universiteits
bibliotheken schaffen microfilms aan zoals boeken. Bezwaren rijzen tegen dit
streven. Verliest men zo niet alle controle? Een vraagstuk dat in de loop vart het
congres nog nader werd behandeld.
Mr. Hardenberg zet in zijn aanvulling uiteen, hoe bij ons de openbaarheid is
geregeld. De 'privacy' moet volgens hem worden ontzien. Daarom is de 50-jaar
regel niet zo slecht, mits men serieuze onderzoekers toestemming verleent ook de
jongste archieven te raadplegen. Hij pleit verder voor uitbreiding van de mogelijk
heden van internationale uitlening en uitwisseling. De toegankelijkheid van private
archieven kan worden bevorderd door de aanleg van een centraal register van
familiearchieven.
De tweede zitting was gewijd aan 'National documentary publication program-
ming'
Uiteraard heeft het westelijk halfrond belangstelling voor de bronnen van het
oosten, in het bijzonder voor het tijdvak sinds de ontdekkingsreizen. Maar ook
manuscripten betreffende de Maya's en Azteken bevinden zich in Europa. De
meeste documenten berusten in de archieven van de vijf grote koloniale mogend
heden. Veel is er reeds overgeschreven en thans kan men microfilmen. Het is een
herculische taak alles te publiceren of te microfilmen. Een beroep wordt gedaan
op de Unesco om steun te verlenen. In de Verenigde Staten worden grote sommen
besteed voor publikatie. Grotere projecten kosten al gauw 35.000 tot 50.000 dollar
per jaar en in totaal soms 1 miljoen dollar voor ze gereed zijn. Maar dat is niet
meer dan wat een brug of iets dergelijks kost en daarvan worden er jaarlijks een
duizendtal gemaakt. Sinds 1963 wordt een groot nationaal programma uitgevoerd,
gebaseerd op private filanthropie en openbare fondsen. Daarbij neemt microfil-
[90]
ming een grote plaats in. Behoort dit tot de taak van de archivaris of van de
historicus in het algemeen? De meningen verschillen.
In Canada is de 'Champlain Society' bezig op dit terrein. Ook op het oostelijk
halfrond is het de vraag wie moet publiceren, de archiefdienst of wetenschappelijke
genootschappen met medewerking van archivarissen. Een overzicht volgt in het
rapport van hetgeen in verschillende landen wordt gedaan. Geconstateerd wordt
een groeiende belangstelling voor moderne en eigen tijd. Moeten fondsen in hun
geheel worden gepubliceerd of geselecteerd? Er is geen algemene lijn. Het drukken
overheerst nog, want boekwerken zijn gemakkelijker te raadplegen dan microfilms.
Drukken is echter duur. Andere methoden als foto-lithografie en offset zijn goed
koper.
De derde zitting behandelde 'Mier ore production of archives for reference and
publication purposes'
De motieven voor microfilming zijn verschillend.
1° voor wetenschappelijke aanvragen, dus incidenteel.
2 voor ruimtebesparing, dus gepaard gaande met vernietiging van de originelen.
Twee films, een negatief en een positief exemplaar nemen ongeveer ]/i3 in van
de ruimte van het origineel. Toch is microfilming nog te duur voor archieven van
permanente waarde. De jaarlijkse rente van het kapitaal besteed aan microfilming
van een serie overtreft in de regel de jaarlijkse kosten van bewaring in een Federal
records center. Lonend is het alleen voor uniform materiaal met lage voorberei-
dingskosten en hoge produktie.
3° voor de veiligheid, voor de vorming van schaduwarchieven.
4 voor het behoud van de inhoud van beschadigde of aan slijtage onderhevige
stukken.
5° voor publikatie. Microfilmen is goedkoper dan drukken.
6° voor aanvulling van de eigen verzameling met microfilms van elders berusten
de stukken.
7° voor andere doeleinden. Men kan b.v. inventarissen, indices en soortgelijke
hulpmiddelen microfilmen en verspreiden.
Blijkens een in de Verenigde Staten gehouden enquête wordt voor al deze doel
einden gefilmd. Bezwaren zijn ook hier de hoge kosten en het gebrek aan personeel.
Niet voldoende wordt acht geslagen op het aangeven van/inhoudsopgaven; daar
door wordt de bruikbaarheid minder. Wenselijk is het ook meer coördinatie te
plegen door het opstellen van een bepaald programma.
Het National bureau of standards heeft proeven genomen t.a.v. de houdbaarheid.
Het voorlopig rapport van 1936 hield in, dat correct genomen microfilms zijn 'as
permanent as the best grade of letterpress printing on the best rag-stock book
paper.'
De selectie van de fondsen is niet eenvoudig. De National Archives bezitten
900.000 kubieke voet archieven van 1774-1946. Daarvan is 2]/2 gemicrofilmd.
Series worden in hun geheel gefilmd; selectie is tijdrovend en subjectief. In de af
gelopen tien jaren hebben de National Archives 13 miljoen sheets gemicrofilmd
[91]
