Bestond er destijds, zowel bij de invoering der inspectie ais toen net ging over
de aanstelling van een inspecterende en tevens adviserende functionaris, vooral
gelet op de medewerking van de vergadering van hoofden van dienst in deze din
gen, al reden de toekomst met zeker vertrouwen tegemoet te zien, nu, na bijna
vier jaar, kan worden vastgesteld dat de praktijk bij de verwachtingen niet is ten
achter gebleven. Natuurlijk is ook hier, hoe positief men in het algemeen ook
reageerde, van een zekere aanlooptijd en van een bepaalde verkenning over-en-
weer, sprake geweest. Zo meende men, om een voorbeeld te noemen, in het be
gin bij een enkele dienst of onderdeel daarvan, nog wel eens dat het bij een be
zoek van iemand van het gemeentearchief slechts te doen kon zijn om de op de
zolder of in de kelder berustende stukken. Intussen hebben echter ook deze met
de verzorging der archieven belaste ambtenaren begrepen, dat de Rotterdamse
archivaris evenzeer belangstelling heeft voor de stukken die zich nog in het ad-
ministratielokaal bevinden.
Al met al mag gezegd worden dat op dit moment de tussenkomst van de archi
varis volledig is geaccepteerd, in die zin, dat de bezoeken zo ervaren we het
althans van onze kant over het algemeen prettig verlopen, terwijl de daar
bij zonodig gegeven aanwijzingen ter harte worden genomen. Maar ook omge
keerd, dus los van de inspectie, weet men steeds beter het gemeentearchief te
vinden, wanneer men problemen heeft, hetzij omtrent inschrijving of ordening
en wat daarmee samenhangt, hetzij omtrent de materiële verzorging, dan wel met
betrekking tot de vernietiging der stukken.
Wat dit laatste, de vernietiging, betreft, kan nog worden vermeld dat thans in
samenwerking met het gemeentearchief voor de meeste grotere diensten eigen
vernietigingslijsten zijn opgesteld. Omdat deze eigen lijsten heel wat uitbreidingen
ten opzichte van de ministeriële lijst van 1948 bevatten, is daarop ministeriële
goedkeuring aangevraagd en soms na enige toelichting dezerzijds verkregen.
Het behoeft geen betoog dat het samenstellen van deze eigen lijsten, vooral waar
het de hiervoor bedoelde aanvullingen betreft, veel overleg eist en bedachtzaam
heid vraagt. Als een bijzonder moeilijk onderdeel noemen we hier de vernietiging
van medische bescheiden, zoals die van geneeskundige diensten en ziekenhuizen,
op welk punt de vernietigingsvoorschriften totnutoe ook nog maar heel weinig
mogelijkheden of houvast bieden.
Ook op het gebied van de bewaarplaatsen is in de afgelopen tijd wel heel wat
verbeterd. Om niet in een al te dorre opsomming te vervallen, volstaan we met
te vermelden dat bij de diensten en bedrijven gedurende de laatste jaren in totaal
5 ruime, geheel nieuwe en aan alle eisen beantwoordende, bewaarplaatsen werden
gebouwd en dat 9 bewaarplaatsen aanmerkelijk zijn verbeterd. Op het programma
voor de nabije toekomst staat nog de bouw van 4 nieuwe bewaarplaatsen, terwijl
van een paar diensten de bewaarplaatsen nog zullen worden verbeterd.
Spraken we al eerder over de gemeentelijke cursus archiefverzorging, bij de kon
takten met de diensten en bedrijven ervaart men dat hetgeen op de cursus wordt
voorgehouden, in de praktijk zijn nut afwerpt. Mede doordat ondergetekende een
groot deel van de lessen verzorgt, is er in de dagelijkse problematiek een beter
[40]
verstaan van elkander, hetgeen een goede en doelmatige verzorging der archieven
slechts ten goede kan komen. Intussen geeft het ook voldoening dat reeds een aan
tal personen, dat de eigen cursus heeft doorlopen, de studie met goede resultaten
heeft voortgezet bij de S.O.D., van welke laatste studie bij sommigen we gaan
hier tevens af op verklaringen van betrokkenen zonder de Rotterdamse cursus
vermoedelijk niet zou zijn gekomen.
Omdat daarover hierboven niets werd verteld en op dat punt twijfel zou kunnen
zijn gerezen, willen we in deze laatste regels nog vermelden, dat in Rotterdam tot
op heden geen plaatselijke verordening is vastgesteld omtrent het beheer van de
hier bedoelde archieven. Zonder vooruit te lopen op hetgeen in de toekomst kan
of zal gaan gebeuren, willen we hier terloops wel opmerken, dat een dergelijke
regeling waarvan de vaststelling intussen ook door de nieuwe archiefwet nog
niet met zoveel woorden wordt verlangd naar ons gevoelen in principe een
voudig kan zijn. Duidelijk is in elk geval, dat opneming in die regeling van be
palingen van meer bedrijfseconomische aard, ook consequenties heeft voor wat
betreft het toezicht op de uitvoering van die regeling. Wellicht doen we het
beste, het er hier maar vast op te houden, dat er in de regelingen plaatselijk wel
wat verschil kan zitten.
We besluiten deze beknopte uiteenzetting met de mededeling dat, wat Rotterdam
aangaat, de ervaringen uit het verleden ons hoopvol stemmen voor de toekomst.
H. W. van Veldhuizen
[41]
