vraag rijzen of dit nu allemaal zomaar kan en mag. Is het eigenlijk wel juist dat
de archivaris zich in zo sterke mate, als hiervoor beschreven, met de jongste ar
chieven bezig houdt? Dat hij adviseert in vraagstukken omtrent toepassing door
de administratie van bepaalde ordeningssystemen, inschrijvingsmethoden enzo
voort? We denken dan onwillekeurig weer aan de woordenstrijd die in het begin
van deze eeuw is gevoerd tussen registratoren en archivarissen, waarbij het ging
over invoering van de zaaksgewijze ordening, zulks met toepassing van een syste
matisch ingericht en van decimale getallen voorzien registratuurplan. Deze moei
lijkheden eindigden immers min of meer in 1915, met de bekende uitspraak van
prof. Fruin, zelf oud-algemeen rijksarchivaris, dat de archivarissen zich toch maar
beter bij de eigen leest konden houden, waarmee duidelijk werd bedoeld: bij de
aan hen overgedragen archieven?
Ook het feit dat de wetgever al sedert 1918 het beheer van de oudere archieven
duidelijk onderscheidt van dat van de jongere archieven, kan slechts bijdragen
aan de behoefte, achter de tegenwoordige Rotterdamse regeling een vraagteken te
plaatsen.
Een enkele opmerking, als antwoord op de door onszelf gesuggereerde vragen,
lijkt hier wel zeer gewenst.
Voor de hand ligt, dan te beginnen met er aan te herinneren, dat in de opvattin
gen omtrent de medebemoeienis van de gemeentearchivaris met de niet-overge-
brachte archieven, in de loop der jaren wel heel wat is veranderd. Het bewijs
hiervan zien we heel duidelijk en in de meest officiële vorm, in de Archiefwet
1962, die de gemeentearchivaris zelfs verplicht toezicht te houden op het beheer
van deze nog niet overgedragen archieven. Het feit, dat de archivaris speciaal is
belast met het beheer van de oudere archieven, vormt dus volgens de heden
daagse wetgever geen beletsel de archivaris tevens een taak te geven op het ge
bied van de niet onder zijn beheer vallende nieuwere archieven.
Hoewel we gelet op de opvattingen van die tijd beslist niet zouden mogen
zeggen dat de wetgever in 1918 voor een dergelijke inspectie met opzet de mo
gelijkheid heeft open gelaten, is het wél zo, dat de Archiefwet 1918 aan een zo
danige inspectie geenszins in de weg staat. In het licht van de gewijzigde opvat
tingen omtrent de taak van de archivaris, mag het dan ook in het geheel niet
verwonderen dat een aantal gemeentebesturen nog onder de werking van de wet
van 1918 besloot, de inspectie reeds in te voeren.
Gaan we vervolgens na wat het beheer van een archief inhoudt, dus wat de ar
chivaris inspecteert, dan zal het weinig tegenspraak ontmoeten indien we zeggen
dat de ordening van dat beheer een belangrijk onderdeel is. Geeft men alzo aan
de archivaris een controlerende taak met betrekking tot de ordening der archie
ven, het lijkt dan toch minstens verantwoord wanneer zoals in Rotterdam is
geschied burgemeester en wethouders diezelfde archivaris op datzelfde gebied
ook een adviserende en coördinerende taak geven.
Vraagt men of de bewuste bundeling van taken voor de archivaris zelf geen pro
blemen schept, in die zin, dat het toch wel eens moeilijk kan zijn om uit te ma
ken waar het advies eindigt en het toezicht begint, dan kunnen we daarop ant-
woorden dat dergelijke problemen voor de Rotterdamse archivaris grotendeels
van slechts theoretische waarde zijn, omdat de archivaris op beide gebieden werk
zaam is onder de bevelen van burgemeester en wethouders. We willen hier dan
ook zelfs zo ondeugend zijn, te stellen dat, waar over de grenzen van het toezicht
inderdaad kan worden gediscussieerd, de kans op competentiekwesties met be
trekking tot het optreden van de gemeentearchivaris, in Rotterdam zeker niet
groter is dan daar, waar de archivaris uitsluitend 'toezicht houdt'. Overigens wil
len we hier niet aan het haarkloven gaan, omdat we altijd nog menen, dat het
archiefbelang met een al te krampachtig en theoretisch optreden van de archi
varis niet steeds het meest is gediend.
Voor we nog wat vertellen over de ervaringen in de praktijk, willen we nog een
punt naar voren brengen dat van vorenbedoelde regeling weliswaar geen deel
uitmaakt, maar dat in het geheel van de ontwikkeling en verhoudingen toch wel
van betekenis is gebleken. We hebben hier het oog op de vakopleiding van het
personeel, met de verzorging der archieven belast.
Hiervoor zeiden we reeds, dat de archivaris bij zijn eerste ronde in 1962, ten
aanzien van deze opleiding geen al te beste indrukken had opgedaan. Omdat met
het intensiever worden van de kontakten steeds duidelijker was geworden dat ver
betering op dit punt bijzonder gewenst was, stelde de archivaris in 1963 aan het
gemeentebestuur voor, hieraan in gemeentelijk verband iets te gaan doen. Voor
ogen stond een eenvoudige cursus, waaraan ieder ambtenaar der gemeente Rot
terdam, die een taak heeft bij de verzorging der archieven, ongeacht school
opleiding of rang, zou kunnen deelnemen.
Nadat ook op dit voorstel door de vergadering van hoofden van dienst gunstig
was geadviseerd en nader overleg had plaats gevonden met het Gemeentelijk
bureau vorming en opleiding, besloten burgemeester en wethouders met de op
richting van een cursus als bovenbedoeld akkoord te gaan. Van deze cursus, die
in november 1963 is gestart, worden de mondelinge lessen in diensttijd, in het
gebouw van het gemeentearchief, gegeven. Alsdan vindt bespreking plaats van
tevoren uitgereikte schriftelijke lessen, handelend over de praktijk der archief
verzorging (registratuur), wettelijke bepalingen omtrent archieven, administratieve
organisatie, de materiële verzorging der stukken, drukwerkverzorging en staats
inrichting. Bij het opstellen van dit programma heeft mede de bedoeling voor
gezeten de deelnemers aan deze cursus een goede aanloop te verschaffen voor
verdere studie bij de cursussen, welke uitgaan van de Studiekring voor overheids
documentatie (S.O.D.). Dit laatste evenwel zonder bij de eigen cursus de aandacht
in al te grote mate op één bepaald systeem te concentreren.
Door bij de gemeentelijke cursus geen bepaalde schoolopleiding te verlangen,
worden bovendien ook diegenen, die wegens het gemis van zekere diploma's niet
tot de examens van genoemde S.O.D. of van andere archiefopleidingen worden
toegelaten maar die niettemin aan de archieven werken! in de gelegenheid
gesteld hun vakbekwaamheid te verhogen en een getuigschrift te verwerven.
Tot slot dan zeer in het kort nog iets over de resultaten van de hiervoor genoem
de maatregelen.
[39]
[38]
