wordt gesteld van de toestand, ware de instructie van de archivaris aan te vullen
met een voorschrift, waarin deze functionaris wordt opgedragen ten minste één
maal per jaar alle gemeentelijke archieven te inspecteren en van zijn bevindingen
verslag aan uw college uit te brengen. Het lijkt mij niet juist, dat in een gemeente
met een eigen archiefdienst, burgemeester en wethouders van de provinciale in
specteur moeten vernemen hoe de zaken er vóór staan'.
De toenmalige gemeentearchivaris van Rotterdam gaf als zijn mening omtrent
de suggestie van de provinciale inspecteur, aan burgemeester en wethouders te
kennen, dat hij het voorstel op zichzelf alleszins redelijk vond. Hij gaf er echter
de voorkeur aan, met de uitvoering van een en ander te wachten tot de nieuwe
archiefwet, waarvan het ontwerp immers in een regeling der inspectie voorzag,
in werking zou zijn getreden.
Burgemeester en wethouders beslisten evenwel, nadat zij daarover het oordeel
van de vergadering van hoofden van dienst en van de raadscommissie voor het
archief hadden ingewonnen, met een voorziening op dit punt niet langer te wach
ten. Op 27 september 1960 vulde dit college de instructie van de gemeente
archivaris aan met de zinsnede:
'Voorts is hem opgedragen de bij de hoofden van dienst in beheer zijnde archie
ven aan een jaarlijkse inspectie te onderwerpen. Van zijn bevindingen brengt hij
verslag uit aan burgemeester en wethouders, onder toezending aan de betrokken
hoofden van dienst van een op hun tak van dienst betrekking hebbend uittreksel
uit dit verslag'.
De inwerkingtreding van deze nieuwe bepaling stelden burgemeester en wethou
ders op 1 oktober 1960.
Zeker nu achteraf is gebleken, dat de nieuwe archiefwet nog lange tijd op zich
zou laten wachten, kan worden gezegd dat de beslissing van het gemeentebestuur
een gelukkige is geweest. Trouwens, waarom ook langer met dit toezicht gewacht,
waar toch de Archiefwet 1918 voor een regeling op dit punt, alle gelegenheid
bood en van zulk toezicht de wenselijkheid ook door de Vereniging van Archiva
rissen in Nederland, in het kader van de nieuwe archiefwet, zo sterk was bepleit?
Mocht men, gezien het bovenstaande, in 1961 een bezoek van de gemeentearchi
varis aan de diensten en bedrijven verwachten, van een zodanige ronde blijkt in
dat jaar niet te zijn gekomen. We willen aannemen dat de pensionering van de
archivaris, in de loop van dat jaar, aan deze opschorting van de inspectie niet
vreemd is geweest.
Van een werkelijke inspectie was eerst sprake in 1962, in welk jaar de toen nieu
we archivaris een aantal afdelingen ter secretarie en nagenoeg alle diensten en
bedrijven bezocht.
Had de provinciale inspecteur bij zijn laatste inspectiebezoek aan Rotterdam, in
1959, al hier en daar minder gewenste toestanden geconstateerd, de ronde die de
archivaris in 1962 deed waarvoor laatstgenoemde uiteraard meer tijd had uit
getrokken en die tevens een groter aantal diensten betrof bleek evenmin over
bodig te zijn geweest. In zijn verslag aan burgemeester en wethouders moest de
archivaris o.a. mededelen, dat de toestand der archiefbewaarplaatsen, wat betreft
[36 j
beveiliging der stukken tegen vuur en vocht, bij een aantal diensten veel te wensen
overliet, dat in sommige gevallen zowel de stukken zelf als het opbergmateriaal
als dozen, mappen e.d., in verwaarloosde staat verkeerden en dat bepaalde dien
sten op het punt van vernietiging van stukken geheel naar eigen goeddunken han
delden, zonder daarbij de op dit gebied geldende voorschriften in het oog te
houden en te respecteren. Wat de ordening betreft, was het de archivaris opge
vallen dat bij de diverse archieven niet alleen weinig uniformiteit werd betracht,
maar ook dat die ordening voor de betrokken administraties niet altijd even doel
matig was. Het laatste moest voor een groot deel aldus de archivaris wor
den toegeschreven aan het gemis van in de archiefverzorging voldoende geschoold
personeel.
Al deze ervaringen toonden aan, dat er in Rotterdam, naast het zopas ingevoerde
toezicht op de reeds bestaande archieven, ook behoefte bestond aan voorlichting
en advies aan de administratie, omtrent de vorming en de eigenlijke opbouw van
de archieven.
Omdat de archivaris van mening was, dat ook laatstbedoelde activiteiten in de
gegeven omstandigheden van het gemeentearchief zouden moeten uitgaan en de
hieraan verbonden werkzaamheden, tezamen met de geregelde inspectie, die ook
nu nog niet alle afdeiingsarchieven e.d. had bestreken, zeker een dagtaak zouden
vormen, stelde deze in augustus 1962 aan het college van burgemeester en wet
houders voor, daarvoor een speciale kracht in dienst te nemen. Vooral met het
oog op de voorlichtende taak ten aanzien van de ordening der stukken en de
inrichting der registratuur, zou de te benoemen functionaris, behalve wetenschap
pelijk archiefambtenaar, ook ervaren registrator moeten zijn. Een brede kennis
van de gemeenteadministratie, zo meende de archivaris, moest eigenlijk ook wel
worden verlangd.
Aangezien het hiervoor genoemde voorstel van de archivaris een aanzienlijke uit
breiding beoogde van diens tussenkomst in de archiefzaken van de diensten en
bedrijven, werd dit voorstel door burgemeester en wethouders weer om advies
aan de vergadering van hoofden van dienst voorgelegd. Deze vergadering liet het
gemeentebestuur weten, dat zij zich met het voorstel van de archivaris geheel
kon verenigen en dit zelfs warm wilde aanbevelen. Het is deze aanbeveling die
voor de omstandigheden toch wel heel sprekend en van bijzondere betekenis was.
Burgemeester en wethouders konden zich er van overtuigd houden, dat door aan
neming van het voorstel niet alleen in een volgens de archivaris bestaande behoef
te zou worden voorzien, maar ook dat daarmede zou worden voldaan aan een bij
de diensten en bedrijven levende wens. Op 5 september 1962 besloot het college
dan ook met een en ander akkoord te gaan.
De hierop volgende oproep van sollicitanten, waarin, o.a. door de gestelde twee
ledige eisen, van de geheel eigen Rotterdamse aanpak wel iets naar voren kwam
en die daarom in archiefkringen nogal wat aandacht trok, leidde tot de benoe
ming van schrijver dezes, die op 1 februari 1963 in functie trad.
Wanneer men van de zojuist geschetste verhouding van de Rotterdamse archivaris
tot de niet-overgebrachte archieven kennis neemt, zal misschien bij menigeen de
[37]
