te brengen tot de archieven, waaruit ze afkomstig waren. Binnen die archieven werd
de orde hersteld, die voorheen daar aanwezig was. In een drietal besprekingen
werden eerst de secretarissen en vervolgens de registratoren der departementen en
directies, wier archieven naar het Staatsarchief moeten worden overgebracht, voor
gelicht over het herkomstbeginsel en de daaruit voor hen voortvloeiende praktijk,
die meebrengt, dat hun registratuurplannen steeds als toegangen tot de overgedra
gen archieven (d.i. nu tot 1944) in gebruik kunnen blijven. Met betrekking tot
eventuele vernietiging van stukken worden lijsten voorbereid. In overleg met de
medische faculteit der Universiteit werd besloten alle ziektegeschiedenissen van
patiënten van het Bürgerspital 1840-1943, ongeveer 300 m, te bewaren.
Dit prettig leesbare verslag wordt gevolgd door de ledenlijst van de Verein der
Freunde des Staatsarchivs, waarop 72 namen voorkomen. Deze mensen steunen
vooral door hun bijdragen de aankopen voor de handbibliotheek. Een beschou
wing van de wetenschappelijke medewerker dr. K. Mommsen over Die altesten
Ratsbücher is als bijlage aan het verslag toegevoegd. Ook uiterlijk is dit aantrek
kelijk door de afbeelding van een gouden bul van keizer Sigismund uit 1433 op de
voorzijde en een staaltje van restauratiewerk aan een boekband uit 1455-1489 aan
de binnenkant van de achterzijde. De ten onzent ongebruikelijke vermelding van
de namen der ambtenaren, adres, telefoonnummer en openingsuren van het archief
(maandag-donderdag 8-11.45 en 14-20 uur; vrijdag 8-11.45 en 14-18 uur), als
mede van de korte inhoud van de bewaarplaats en de opwekking objecten als de
bijeengebrachte waarbij in het bijzonder familiearchieven worden genoemd
voor vernietiging te bewaren en aan het Staatsarchief te schenken, geven dit ver
slag een uitnodigend karakter. Wie voor 5 frank per jaar of 100 frank ineens
Freund des Staatsarchivs wordt, mag zelfs boeken uit de handbibliotheek voor
korte tijd mee naar huis nemen, mits het geen standaardwerken zijn, die geregeld
geraadpleegd worden.
De archieven van de P.T.T.
In het Tijdschrift voor Efficiëntie en Documentatie van oktober 1964 is een artikel
opgenomen over archiefbeheer bij het staatsbedrijf der P.T.T., geschreven door de
heer W. Brandjes, hoofd van de afdeling Archief en Registratuur van de Centrale
Directie. Zo ergens problemen van centralisatie of decentralisatie van post- en
archiefzaken om een oplossing vroegen, dan was dit wel het geval bij de P.T.T. In
elke stad, in elk dorp of gehucht heeft dit grootste Nederlandse filiaalbedrijf één
of meer vestigingen, van districten en hoofdkantoren tot stations en agentschappen
toe. Elk van deze nederzettingen verricht werkzaamheden, waaruit schriftelijke
neerslag ontstaat, die om archivering vraagt. Voor deze gedecentraliseerde archie
ven werd in het algemeen toegepast het bekende K.B. van 4 september 1823 nr. 7.
Ze werden dus gerangschikt in een tijdrekenkundige orde naar de dagtekeningen
en de nummers der algemene agenda's, dus nimmer naar de verschillende onder
werpen. Een rubriekenindex met alfabetische klapper vormde de ingang tot de
stukken. Flelaas leidde dit systeem ertoe, dat in de administratie gevormde ver-
[140]
zamelingen van zaaksgewijze bijeengevoegde stukken buiten het archiefverband
werden gehouden. Naarmate de hoeveelheid stukken toenam en index en klapper
minder goed werden bijgehouden, werd het steeds moeilijker het chronologisch
geordende archief snel en doelmatig te raadplegen. De sedert het eerste kwart van
deze eeuw toegepaste ordening van de stukken naar rubrieken kwam enigermate
aan dit bezwaar tegemoet. Van een doelmatig archiefbeheer of een uniforme ar
chiefregeling was evenwel vóór 1940 geen sprake. Het bureel Index en Archief
van het Hoofdbestuur der P.T.T. nam allereerst de centralisatie der archieven ter
hand door alle archieven van vóór 1900 te doen overbrengen naar het centrale
archief van het Hoofdbestuur. De vaak als stoffige en overbodige ballast be
schouwde stukken werden gezuiverd van alles wat voor vernietiging in aanmer
king kwam, waardoor de omvang tot de kleinst mogelijke proportie werd terugge
bracht en de toegankelijkheid van het bewaarde gedeelte aanzienlijk werd ver
hoogd. Coördinatie werd nagestreefd met de Archiefcode P.T.T. 1940, die voor
een aantal diensten een uniforme postbehandeling invoerde met een decimaal inge
richt registratuurplan. Door gebrek aan overleg tussen opsteller en gebruiker miste
de Archiefcode P.T.T. 1940 de nodige soepelheid en beknoptheid, terwijl voor de
eenvoudige administraties de onhanteerbare codenummers een grote handicap
vormden. In 1941 werd een commissie ingesteld, die tot taak kreeg herziening van
de code voor te bereiden. Nadat deze commissie in 1948 haar opdracht had terug
gegeven, werd in 1957 een nieuwe commissie ingesteld, die een richtlijn voor haar
werkzaamheden vond in een aantal artikelen van het besluit post- en archiefzaken
rijksadministratie van 2 oktober 1950, K 425. Om het verkrijgen van een voor
ieder onderdeel aanvaardbaar systeem te bevorderen werd de commissie zo breed
mogelijk samengesteld, t.w. uit vertegenwoordigers van de Hoofddirecties Poste
rijen, Telegrafie en Telefonie, Algemene Zaken en Radio, Financiële en Econo
mische Zaken, van de post- en telefoondistricten en een drietal medewerkers uit
de kring van archief en registratuur.
De commissie zag haar werkopdracht als een drieledige: 1. het ontwerpen van
een voor alle P.T.T.-dienstonderdelen geldende archiefcode; 2. het opstellen van
een uniforme administratie of werkmethode, en 3. het opstellen van voorschriften
voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefdelen.
Na een grondige verkenning van het werkterrein trok de commissie t.a.v. het
eerste punt de volgende conclusies:
1 de Archiefcode P.T.T. 1940 is te gedetailleerd, een eenvoudiger opzet verdient
de voorkeur;
2 er zal worden gestreefd naar een drastische beperking van het aantal op te
nemen onderwerpen/begrippen, door de daarbij behorende omschrijvingen zo
algemeen mogelijk te houden, zonder afbreuk te doen aan praktische bruikbaar
heid;
3 de opstelling en de uitwerking van de nieuwe code zullen niet geschieden naar
analogie van de organisatie van de diensten, gezien de mogelijkheid tot wijzi
gingen in die organisatie;
4 de structuur van de nieuwe code zal wat de cijferaanduidingen en de indelin-
141
