tot specialisatie en daardoor tot opvoering van de kwantiteit en van de kwaliteit.
Overigens behoeft men bij het spreken over zichtbare en onzichtbare kosten niet
direct te denken aan begrippen als centralisatie en decentralisatie. Er is ook sprake
van onzichtbare kosten die helaas niet wèl meetbaar zijn wanneer het dienst
betoon tekort schiet, waardoor de dienstontvangende afdelingen een aanzienlijk
verlies boeken aan improduktieve tijd door nodeloos wachten. Onvoldoende dienst
verlening heeft dikwijls ook tot gevolg dat hoog gekwalificeerde functionarissen
bepaalde werkzaamheden gaan doen die eigenlijk op het terrein liggen van de
dienstverlenende afdeling, waardoor vermenging van goedkope en dure arbeid
plaats vindt. Ook dit is een vorm van onzichtbare kosten. Het is een van de moei
lijke punten bij bedrijfsvergelijking om die onzichtbare kosten uit hun schuil
hoeken te voorschijn te halen om tot een objectieve vergelijkingsnorm te komen.
Van horizontale en verticale taakverdeling is weinig concreets te zeggen. Men
heeft er in de laatste tijd in bepaald verband heel veel over kunnen lezen en horen
spreken maar tevergeefs zal men in de literatuur zoeken naar een aanvaardbare
definitie van deze begrippen. Men zegt wel eens maar ik wil dit geenszins voor
mijn rekening nemen dat onder horizontale taakverdeling moet worden verstaan
een verdeling op grond van de functies en dat onder verticale taakverdeling moet
worden verstaan een verdeling naar de taken. Ik geloof echter dat we niet moeten
spreken van verticale of horizontale taakverdeling maar dat moet worden gesproken
van verticaal organiseren of horizontaal organiseren. In dit verband wil ik de aan
dacht vestigen op een dissertatie van dr. W. H. Groffen over horizontaal organi
seren die in 1963 is uitgekomen. In dit boek wordt het principe der entente-organi
satie gesteld tegenover dat van de meer gangbare lijnorganisatie. Geschetst wordt
daarin onder welke omstandigheden de entente-organisatie met haar groeps- en
individuele beslissingsgebieden de voorkeur verdient boven de lijnorganisatie. In
de verticale organisatie kennen we onder- en bovenbeschikking met inherent daar
aan een zekere invloedsordening en een verdeling van macht op zodanige wijze dat
iedere hogere laag meer macht heeft dan alle lagen daaronder. Opmerkelijk is dat
op het ogenblik een zogenaamde ontverticalisering in de organisatie van verschil
lende bedrijven merkbaar is. De vraag die hierbij aan de orde komt is of het entente
principe wel voldoende mogelijkheden biedt om ook grotere aantallen mensen
organisatorisch te binden zoals dat bij de toepassing van het lijnorganisatie-principe
het geval is. Ik wil hier verder niet veel meer van zeggen om de eenvoudige reden
dat ik zulks zonder een voorafgaande grondige bestudering van de schaarse litera
tuur niet verantwoord acht.
Dit lijkt mij wel een onderwerp dat zich bij uitstek leent om in een artikelen
serie in ons maandblad eens te worden belicht.
8 Zou het wenselijk zijn dat er op het terrein van de huisdrukkerijen meer coördi
natie bestond? (heer Gloude).
Wenselijk is deze coördinatie inderdaad, maar of het in de praktijk realiseerbaar
is, is een andere vraag.
Ik meen als bekend te moeten veronderstellen dat de Staatsdrukkerij is aange-
[158]
wezen als coördinerende instantie voor de huisdrukkerijen van de rijksoverheid.
Tot welke resultaten dit in de praktijk heeft geleid is mij niet bekend. Als mijn
persoonlijke mening kan ik wel stellen dat ik op dit punt weinig verwacht van
samenwerking tussen de departementen onderling. In de praktijk zal coördinatie,
althans op dit gebied, niet goedkoper zijn dan zoals nu, zonder coördinatie, de
situatie is. De 'coördinator' bijv. zal óók betaald moeten worden; men bedenke
voorts dat zich ongetwijfeld tijdverlies zal voordoen doordat het ene departement
op het andere moet wachten. Bij eventuele investeringen op dit gebied voor de af
zonderlijke departementen moet men bij aanhoudende groei van onze administra
ties meer denken aan de behoeften van straks.
Misschien is op één punt samenwerking mogelijk, nl. bij het mededelen en geven
van voorschriften door middel van circulaires e.d. Vaak moet het ene departement
het ingekomen voorschrift van het andere departement opnieuw gaan vermenig
vuldigen voor verdere verspreiding aan onder haar ressorterend personeel of instel
lingen etc. Hier ligt dus een zekere mogelijkheid tot coördinatie.
9 Zijn het forum de overwegingen bekend waarom bij de ene instelling een recht
streekse toegang tot het archief is en bij een andere instelling de toegang tot het
archief slechts indirect is?
a wat zijn de voor- en nadelen?
b in hoeverre is er in de zgn. dynamische periode invloed op de structuur van de
archieven?
c vergen de werkzaamheden verbonden aan de overbrenging van een indirect
toegankelijk archief niet meer arbeid dan de overbrenging van een direct toe
gankelijk archief? (heer De Vey Mestdagh).
Elk archief heeft een eigen structuur en vertoont vaak elementen van verschillen
de ordeningssystemen. Daarom bestaat er m.i. weinig verschil tussen een recht
streeks en een indirect toegankelijk archief. Als men een index of registratuurplan
moet raadplegen is er al niet meer van rechtstreekse toegankelijkheid sprake,
a Gezien het bovenstaande kan ik hier geen concreet antwoord op geven,
b In de zgn. dynamische periode wordt het archief al gevormd, geleidelijk wordt
de structuur definitiever. Men moet naderhand de bestaande structuur niet gaan
wijzigen; ik wil hier in dit verband wijzen op het zgn. structuurbeginsel: 'Het struc
tuurbeginsel is het beginsel, dat een archief een geheel is, waarvan de historisch
bepaalde eigen structuur niet door een aan het archief vreemde systematiek mag
worden verstoord'.
De praktijk heeft geleerd dat een volgens de moderne ordeningsmethoden ge
vormd archief na verantwoorde uitdunning en inventarisatie dikwijls hetzelfde
karakter gaat vertonen als dat van de oude op wetenschappelijke wijze geïnventa
riseerde archieven.
c Ook hier kan ik geen afdoend antwoord op geven. Wel is het zo dat bepaalde
neveningangen een archief toegankelijker maken. De vernietigingsprocedure kan
er evenwel door verzwaard worden.
159]
