hebben Otlet en La Fontaine de eerste drie decimalen gerespecteerd, behoudens
vertaling in meer algemen zin:
353 (D.C.): administration of the United States
353 (U.d.c.): regionaal bestuur.
Onder 351 bracht Dewey de 'problemen van de administratie'. Wij noemen dit
'taak' of 'handelingen der organen'. Onder de verdeling van 351 bracht Dewey o.a.
ook de personeelsproblemen. Hier wijkt onze code af, omdat deze thans onder .08
en onderverdelingen zijn geplaatst. Dewey kende het gebruik van hulpgetallen niet.
Ook het koppelen van verschillende onderwerpen met gebruikmaking van: oftewel
de gezichtspuntclassificatie komt het eerst voor in de U.d.c. De D.c. is een typisch
lineaire classificatie; de U.d.c. is een gezichtspuntclassificatie en is derhalve in
eerste instantie anders dan lineair.
De heer Bonman merkte nog op, dat Dewey enerzijds en Otlet en La Fontaine
anderzijds elk hun eigen doeleinden nastreefden.
Dewey was bibliothecaris, hij had slechts het oog op 'A classification and subject
index for cataloguing and arranging books and pamphlets of a library' (publikatie
van M. Dewey in 1876, 44 biz.), terwijl Otlet en La Fontaine zich voor hun 'Insti-
tut international de bibliografie' (I.I.B., later F.I.D.) ten doel stelden een wereld
bibliografie in kaartsysteem op te bouwen. Zij wilden de D.c. gebruiken voor de
inrichting van dat kaartsysteem. Bij de beoordeling van beide classificaties (D.c.
en U.d.c.) dient men de uiteenlopende doelstellingen goed in het oog te houden.
Wat nu het grondpatroon van de Dewey-classificatie betreft, deze is door de heren
Otlet en La Fontaine niet aangehouden uit respect voor hun grote voorganger,
maar eenvoudig omdat laatstgenoemde het copyright op zijn classificatie bezat.
Dewey heeft hun niet toegestaan zijn hoofdindelingen te wijzigen.
De heer Bouman noemde nog de volgende publikaties op dit gebied:
Dr. ir. H. de Boer e.a. Schriftelijk rapporteren (het gedeelte van dr. C. Groene-
veld over de documentatie) Aulaboek;
J. C. G. Wesseling Overzicht der universele classificaties (Nider - 1961);
idem Classificatie als sleutel tot kennisverwerving (Nider - 1963).
5 Wanneer een, volgens een decimaal registratuurstelsel zaaksgewijs geordend
archief door een administratie wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats
in de zin van de archiefwet, dient dit archief geïnventariseerd te worden. Is het nu
mogelijk ook hier (zoals de Handleiding bij andere archieven de oorspronkelijke
ook wil handhaven de bestaande orde te handhaven, of is dit, in verband met de
eisen waaraan een archief (dus ook een oud archief) moet voldoen, niet mogelijk?
Is het toegankelijk te maken voor de latere onderzoeker? (heer De Vey Mestdagh).
Tijdens de registratuurperiode wordt het archief gevormd. Aan het eind van die
periode komen de wensen van de archivaris naar voren. Hoewel voor de rijksad
ministratie in het k.b. K 425 een inventaris van het dossierarchief is voorgeschre
ven bestaat er verschil tussen de registratuurinventaris en die door de archivaris
bedoeld. De laatste dient als wegwijzer voor derden; de bestanddelen moeten naar
hun inhoud concreter en veelomvattender worden omschreven. De vraag is nu: hoe
[156]
kan dit in de praktijk gebeuren? Een oplossing is dat de beheerders van de lopende
archieven voor inventarisatie in laatstgenoemde zin worden opgeleid, een andere
mogelijkheid is dat personeel van het archiefwezen bij de registratuur gedetacheerd
wordt, zoals reeds veel in het buitenland gebeurt.
Daar de meeste stukken na enige jaren niet meer waardevol zijn, zal men de
archieven, die aan overbrenging naar de archiefbewaarplaats toe zijn, in vele ge
vallen geheel opnieuw moeten bewerken. Het ligt voor de hand, dat in deze laatste
fase de registratuurmensen en de archivarissen nauw samen dienen te werken.
In principe ga ik er van uit dat de oorspronkelijke orde gehandhaafd blijft, dit
is immers de fundamentele grondregel van de Handleiding, deze moet onder alle
omstandigheden gerespecteerd worden.
Het lijkt me onjuist dat de kloof tussen de registratuurmensen en archivarissen
nog langer blijft bestaan. In de toekomst zal objectief en nauw samengewerkt
moeten en kunnen worden. In het kader van de nieuwe archiefwet denk ik dat de
een of andere vorm van samenwerking zeker tot stand zal komen.
6 De 'publiciteit' kan wellcht in vele gevallen de veel werk vereisende afkondi
gingen vervangen. Zouden beslissingen in individuele zaken niet méér door paatse-
lijke overheden dienen te worden afgedaan in plaats van door de centrale rijks
instellingen? (heer Van Wijk).
Het afkondigen van wetten, algemene maatregelen van bestuur, provinciale en
gemeentelijke verordeningen en andere wettelijke voorschriften kan niet aan 'de
pers' worden overgelaten, omdat de persvrijheid toch ook inhoudt, dat de over
heid geen invloed tot publiciteit kan uitoefenen, laat staan bekendmaking van haar
voorschriften kan bevelen. De overheid heeft hier een eigen taak. Vooral de
rechtszekerheid is gediend met een juiste en onverkorte bekendmaking.
Met betrekking tot het tweede gedeelte van de vraag merk ik op dat deze zaak in
onze tijd alle aandacht krijgt. In deze tijd van decentralisatie leeft inderdaad de
gedachte dat alsdan met plaatselijke omstandigheden en behoeften beter rekening
kan worden gehouden. Er is evenwel niet aan te ontkomen, dat ook door centrale
rijksinstellingen beslissingen in individuele gevallen worden genomen.
7 Wilt u nog eens een duidelijke uiteenzetting geven van wat we in de organisatie
leer nu eigenlijk verstaan onder onzichtbare en wat onder zichtbare kosten en wat
bedoelt men nu eigenlijk precies met horizontale en verticale taakverdeling? (heer
Hollestelle).
Wanneer in een organisatie alle gelijksoortige functies in één afdeling worden
gecentraliseerd worden de kosten (mensen en outillage) van deze functie in hun
totaliteit zichtbaar gemaakt. Het zichtbaar zijn van de kosten maakt de leiding
costminded en zal daardoor een stimulans zijn tot bewaking van de doelmatigheid.
Worden gelijksoortige functies op tal van plaatsen in de omvangrijke administratie
als op zich zelf staande werkzaamheden verricht, dan zijn de aan deze functie
verbonden kosten in hun totaliteit niet althans niet gemakkelijk zichtbaar.
Men zegt dan dat de kosten worden versluierd. Centralisatie opent de mogelijkheid
[157]
