Verslag van de forumavond van de studiegroep
departementsarchieven op 14 mei 1964
de archiefbewaarplaats van het waterschap en beheert het volgens de regelen voor
het beheer van de naar die archiefbewaarplaats overgebrachte archieven bij of
krachtens de wet gesteld, met inachtneming van de navolgende nadere bepalingen:
a bestuursleden van de polder B. hebben toegang tot het archief van de polder
na afspraak met de secretaris van het waterschap A.;
h de secretaris van de polder B. kan stukken lichten uit het in bewaring gegeven
archief tegen afgifte van een ontvangstbewijs aan de secretaris van het water
schap A;
c de kosten van materiële verzorgng van het in bewaring genomen archief, ge
maakt door het waterschap A., worden door de polder B. aan het waterschap
A. gerestitueerd op declaratie;
d een herordening van het archief zal niet plaatsvinden dan met goedvinden van
het bestuur van de polder B. en met inachtneming van het bepaalde bij ar
tikel 7 van het Koninklijk besluit van 6 september 1919, Staatsblad 557;
e niet dan met toestemming van het bestuur van de polder B. wordt aan derden
inzage verleend van stukken jonger dan vijftig jaar.
3 Indien een van beide partijen wijziging van deze regeling verlangt, zal zij daar
van de andere partij tenminste een half jaar voor de gewenste datum van ingang
der wijziging in kennis stellen.
4 Deze regeling kan met de aanvang van elk kalenderjaar door elk van beide
partijen worden opgeheven met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste
een half jaar.
5 Deze regeling treedt in werking, zodra daarop de ingevolge artikel 22 van de
Archiefwet 1918 vereiste goedkeuring is verkregen.
[152]
De vergadering vond plaats in het gebouw van de Vereniging van Nederlandse
gemeenten, waar om 8 uur de heer A. Bloemendal allen hartelijk welkom heette en
meende dat deze avond, die in het teken van het forum stond, gezien het aantal
en het niveau der vragen, zeker zou slagen. Hierna werd mej. Th. M. J. van den
Bosch, die na een langdurig ziekbed op 3 mei jl. overleed, herdacht met een minuut
stilte.
In de plaats van de heer J. Kaak, die deze avond verhinderd was, hield de heer
Bloemendal een geestige inleiding: 'Uit de praktijk van het departement'.
Het forum, dat onder voorzitterschap van de heer Bloemendal tien vragen uit ons
vakgebied beantwoordde, bestond uit de volgende leden:
J. J. Bouman, bibliothecaris van de Vereniging van Nederlandse gemeenten
bibliotheekbeheer
H. H. M. Dinkgreve, hoofd van het bureau post- en archiefzaken bij de gemeente
Amsterdam (documentatie en registratuur);
Th. C. Gloude, hoofd post- en archiefzaken bij het min. van financiën admini
stratieve organisatie en administratieve techniek);
J. Hollestelle, medewerker bij de afd. rationalisatie van het min. van defensie
(marine) (administratieve organisatie en administratieve techniek
J. H. de Vey Mestdagh, chartermeester le klasse bij het algemeen rijksarchief
(archiefbeheer);
H. Th. F. van Wijk, secretaris van het curatorium archiefopleidingen (staatsin-
inrichting).
Om 10.30 uur bracht de voorzitter van de studiegroep, de heer J. Hollestelle, in
zijn slotwoord dank aan allen die deze leerzame avond hadden doen slagen.
Hieronder volgen de behandelde vragen.
1 Wat wordt verstaan onder documentatie in engere zin en wat onder documen
tatie in ruime zin? (heer Bouman).
Documentatie is een van de meest omstreden begrippen, men kan eigenlijk niet
precies zeggen wat documentatie is.
Om toch een poging te wagen zou ik met het tweede deel van de vraag willen be
ginnen. Onder documentatie in ruime zin kan men het beste de werkzaamheden
samenvatten, die geformuleerd zijn in een definitie van de F.i.d., namelijk: 'Docu
mentatie is het verzamelen, klasseren, verspreiden van documenten van elke aard
in alle gebieden van menselijke werkzaamheid'. Ik zie deze definitie het sterkst in
[153]
