men tegen mechanische uitvoering geen beletsel. Door het weren van bureau- en
afdelingsarchieven kon bovendien de zelfstandigheid van de specialisten worden
ingeperkt.
In een rapport van 25 september 1819 nr. 5 ontwikkelde de commissie haar
standpunt in deze en koos als uniform registratuursysteem het stelsel van de
staatssecretarie 'alwaar de stukken, enkel op derzelver dagteekening en nummer
schijnen te worden bewaard'. Een rubrieken- of dossierstelsel eiste naar de mening
van de commissie te veel inzicht. De stukken konden bovendien meer dan één
object betreffen, in de praktijk tierden de rubrieken algemeen te welig en de
hulpingang, die men in de rubrieken bezat, kon te gemakkelijk leiden tot ver
waarlozing van de index.5
Artikel 20 van het organisatie-besluit van 4 september 1823 nr. 7 decreteerde
derhalve:
Het archief zal steeds in een tijdrekenkundige orde, ingevolge dagtekening en
nummer der algemene agenda's moeten gerangschikt zijn en nimmer naar de
verschillende onderwerpen (par ordre de matières).
Het verbaalstelsel in zijn meest eigen vorm, voorstukken bij de afdoeningsminuut,
was de departementen te zeer vertrouwd, dan dat zij zich door de indrukken van
een staatscommissie tot een agendastelsel lieten brengen. Wanneer men in de loop
des tijds tot een agendastelsel verviel, lag dit in de aard van de administratie, die
vaak meer luisterde en volgde dan besloot.
Bij beslissende organen voldeed het verbaalstelsel goed. Het is nog immer bij
de nazaat van de staatssecretarie, het Kabinet der Koningin, met veel succes in
gebruik en er bestaat een interessant verslag over de gunstige verbaalpraktijk bij
Koloniën. Tot 1920, toen het departement zich ook nog figuurlijk op grote afstand
van de problemen bevond, werkte het verbaalstelsel bij het departement van Kolo
niën naar wens. Er zijn stemmen, die zeggen dat het verval na die datum te wijten
is aan maatregelen van de staatscommissie Rink. Mogelijk is echter dat het toe
nemen van de administratieve begeleiding het stelsel daar toen ontwrichtte. Als
lid van genoemde staatscommissie Rink, benoemd bij K.B. van 20 december 1920
nr. 81 om de werkwijze van de departementen van Algemeen Bestuur te onder
zoeken, had zitting het lid van de Algemene Rekenkamer R. Zuyderhoff. Zuyder-
hoff was een voorstander van het registratuursysteem Zaalberg en had rijke er
varing zowel met het verbaalstelsel als met dossierstelsels. Als ambtenaar te Batavia
had hij van 1895 tot 1903 met onderwerpdossiers gewerkt. Daarna gedetacheerd
bij het departement van Koloniën te 's-Gravenhage had hij van 1903-1913 op het
verbaalstelsel gesteund. In het eerste verslag van de staatscommissie Rink pleitte
Zuyderhoff voor het systeem Zaalberg. 'De slotsom waartoe hij op grond van de
opgedane practijk' was gekomen was 'dat eerstgenoemde methode (onderwerp
dossiers), ofschoon de meest logische, in de practijk nog minder voldeed dan de
onlogische methode van rangschikking naar tijdsorde.'5
5 Eerste verslag van de staatscommissie, ingesteld bij koninklijk besluit van 20 december
1920 nr. 81, 's-Gravenhage 1921, p. 100.
[68]
Zaalberg's verbeteringen hadden naar het oordeel van Zuyderhoff echter alle be
zwaren opgeheven, welke in Indië in de praktijk werden ondervonden tegen het
rangschikken van de stukken naar de verschillende onderwerpen.
Justitie gebruikte het verbaalstelsel tot 1950. Men had per afdeling een archief
en in die afdelingsarchieven per afgeronde taak een serie: gratie, verenigingen.
Waterstaat ging nog verder. In 1830 combineerde men er het verbaalstelsel met
een registratuurplan, dat tot 1880 werd bijgehouden en goed voldeed.
Het ontbreken van eindpunten reduceerde het verbaalstelsel bij menig departe
ment tot een agendastelsel, terwijl elders bij vaste beleidsobjecten de chronologische
serie beladen werd met verstopte dossiers. In het ene geval werkte de charterklerk
van het departement als een vlo, springend van portefeuille naar portefeuille om
de afzonderlijk geborgen retroacta te lichten of, na gebruik, weer op datum en
nummer te laten verdwijnen. Elders, waar men de stukken op de laatste datum
bijeen hield, trad hij op als gedachtenlezer, wanneer hij diende uit te maken op
welke datum een ouder deel van een te omvangrijk dossier als afgedaan was af
gestoten. Deze laatste ramp maakte van het domeinarchief 1823-1868 een chaos.
In 1868 sloot men deze chaos af en werd opnieuw gestart met een primitief indica-
teurstelsel, dat in de praktijk uitmuntend voldeed.
Buitenlandse Zaken, dat van de agenda-neigingen van het verbaalstelsel veel te
lijden had, ging met 1 januari 1863 over op een vereenvoudigd indicateurstelsel.
De post kreeg een doorlopende jaarnummering, waarna de afdelingen voorts de
stukken naar eigen inzichten bundelden. De ministeriële circulaire van 31 decem
ber 1862 nr. 25, die op deze 'nieuwe regeling der archieven' betrekking had, sprak
van een zakelijke indeling, die tot grondslag was aangenomen voor de splitsing en
bewaring van het archief. Een dertigtal jaren later treft men in het archief van het
gezantschap der Nederlanden te Madrid een registratuurplan aan met de volgende
indeling:
A Gezantschapszaken,
B Consulaten,
C Aanbestedingen,
E Vredesconferenties,
H Handel,
I Leger en Vloot,
J Bepalingen van wetgevende aard,
M Marokko,
N Nederlanderschap, enz.
Een plan voor de Londense ambassade verdeelde de dossiers over een serie A ad
ministratief, B politiek, C bijzondere dossiers.
Rubriek B I bevatte politieke berichten,
B II stukken inzake hofaangelegenheden en brieven des Konings,
B III stukken betreffende diplomatieke aangelegenheden,
B IV onderwijs en verkeer,
B V economie,
B VI militaire kwesties,
[69]
