A
personeel,
B
surnumerairs,
C
ressort der kantoren, inspectiën en directiën,
D
beloningen, gratificatiën, inspectiën en directiën,
E
materieel,
F
brieven en pakketpost,
G
generale instructiën en circulaires,
H
dagboeken,
J
memoriën van instructiën voor de tournées,
K
staten van uitslag van de werkzaamheden der hoofdambtenaren,
L
rapporten der inspecteurs,
M
staten van opbrengst
uit de eerste helft van de 19de eeuw zijn o.m. te vinden bij M. P. de Bruin, Inven
taris van de archieven van de Rijkswaterstaat in Zeeland 1800-1849, Den Haag
1953, en bij A. P. van Schilfgaarde, Het nieuw-archief van het Huis Bergh en een
registratuurstelsel van 1842, Nederlands Archievenblad LX 1956 p. 135-138. Een
voorbeeld geeft ook het registratuurplan van de domeinadministratie 1819-1822
met de volgende opzet:
en zo voorts via
carton XX verkoop van domeinen, naar
AAA usurpatiën,
BBB vacante nalatenschappen en
NNN reclames van schorren.
Al deze cartons of rubrieken hadden dezelfde aardrijkskundige onderverdeling:
chemise 1 Zuidholland, 2 Noordholland enz. met als chemise 17 Luxemburg, 18
Brussel, 19 Luik en 20 gemengd en algemeen.
Naast het indicateurstelsel, waaraan na 1813 menige administratie de voorkeur
bleef geven, kenden de diensten onder belgische invloed vóór 1823 nog een ander
registratuurstelsel, een numeriek dossierstelsel in orde van aanhangig worden. Het
doet denken aan de rol van een rechtbank. Mogelijk is het uit de juridische sector
in de administratieve sfeer beland. Een zaak ontving bij het aanhangig worden
een nummer. Soms het opvolgend nummer uit een jaarreeks, soms een nummer
uit een over de jaren heen doorlopende reeks. Het stelsel werd gebruikt bij het
in Brussel gevestigde departement voor de zaken van de R.K. Eredienst 1815-1823
en als in 1817 de belg De Coninck minister van Binnenlandse Zaken wordt, komt
het ook bij dat belangrijke en omvangrijke departement in gebruik, gelijktijdig
met een splitsing van het archief over de afdelingen. Iedere afdeling: Generaal
Secretariaat, Binnenlands Bestuur, Armwezen, Militie en Schutterij, Nijverheid
en Statistiek kreeg zijn eigen archief. De registratie is bij dit stelsel omvangrijker
dan bij het indicateursysteem, doch eenvoudiger dan bij het verbaalstelsel. Wan
neer men het een numeriek dossierstelsel in orde van aanhangig worden noemt,
dient het begrip dossier wel tussen aanhalingstekens geplaatst te worden. Evenals
bij het indicateurstelsel ziet men door elkaar series, rubrieken en dossiers.
Samenvattend kan gezegd worden, dat begin 1823 naast het verbaalstelsel het
[66]
indicateurstelsel en het systeem dossiervorming in orde van aanhangig worden in
gebruik waren. Het verbaalstelsel, dat soms het karakter van een seriestelsel, (serie
resoluties, series bijlagen tot de resoluties), soms het karakter van een dossierstel
sel had en soms tot een agendastelsel verwerd, vertoonde zich meestal in zijn eigen
typische vorm, minuten met de bijlagen bij of in de minuten.
Op voorstel van de staatscommissie, ingesteld bij koninklijk besluit van 1 augus
tus 1818 litt. TT kwam aan deze variatie een einde. Deze staatscommissie had als
opdracht een reorganisatie van het staatsapparaat voor te bereiden. De te grote
zelfstandigheid van de vakambtenaren zou ingeperkt worden en de samenhang in
de rijksadministratie verbeterd. Voor het laatste diende onder meer de in septem
ber 1823 in het leven geroepen ministerraad, die als voorzitter de vice-president
van de Raad van State kreeg. Met het eerste punt belandde men bij een oude strijd
vraag. Diende de ambtenaar slechts de handlanger te zijn van de politieke leiding
of kon hij met enige zelfstandigheid als specialist de uitvoering van de politieke
besluiten leiden? De belg De Coninck had als minister van Binnenlandse Zaken
in 1817 het laatste bepleit. Iedere ambtenaar diende zijns inziens een bepaalde
werkkring, berekend naar zijn krachten en een behoorlijke dagtaak leverend, te
hebben. Dan kon men vorderen, dat geen object onbewerkt of onafgedaan bleef
en dat slechts welgestelde en weloverwogen stukken het ministerie zouden ver
laten.3 Een tegengestelde visie werd ontwikkeld in een rapport van Buitenlandse
Zaken van 30 augustus 1805 aan de staatscommissie, ingesteld bij staatsbesluit van
5 juli 1805 nr. 12 tot vereenvoudiging van de organisatie der departementen.
De werkzaamheden waren bij Buitenlandse Zaken 'in gene bijzondere Bureaux
of vakken verdeeld' daar men het zich tot een regel gemaakt had 'om allen tot
een middelpunt te brengen, ten einde eene bij een Departement van Buitenlandse
Zaken meer dan elders noodzaakelijke gelijkvormigheid van denken en handelen
te houden. Het is dus de secretaris bij het Departement alléén welke over alle
objecten, zonder onderscheid, stelt of onder zijn toeverzigt doet stellen, ontwer
pen en extenderen.'4
Hier ziet men de ambtenaar als handlanger geschetst. Elders ontwikkelden de
specialisten bij groter decentralisatie en zelfstandigheid zich tot autocraatjes op
hun vakgebied, autocraatjes, die om in de termen van de staatscommissie 1818
te spreken op hun smaldelen zelfs geen ongewenste koninklijke besluiten toe
lieten. Die verdwenen in de laden van de bureaux. De autonomie van de bureau
cratie was in de jaren vóór 1813 door de politieke verwarring en de kuiperijen in
de napoleontische administratie sterk bevorderd.
Het besluit van 4 september 1823 nr. 7 wilde een aanslag plegen op die grote
zelfstandigheid. Wanneer men het ambtelijk handelen kon gelijkschakelen, was de
ambtenaar te verplaatsen en het gevaar van specialistenmacht bezworen. Bij de
technische diensten stuitte dit op bezwaren. Bij de secretarie en de registratuur zag
3 Alg. Rijksarchief, archief staatssecretarie 487 exh. 18 september 1817 nr. 54, rapport
Binnenlandse Zaken 11 september 1817 nr. 260.
4 Alg. Rijksarchief, verzameling Dassevael II 48.
[67]
